人事檔案歸檔精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來(lái)了七篇人事檔案歸檔范文，愿它們成為您寫作過(guò)程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

關(guān)鍵詞：人事檔案 歸檔工作 檔案管理

一、人事檔案管理中存在的問(wèn)題

這些年來(lái)，隨著單位團(tuán)體的適應(yīng)改革和市場(chǎng)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，人事檔案工作變得日益重要，人事檔案工作從實(shí)際中出發(fā)進(jìn)行了許多積極有益的探索，取得了一定的成效。然而隨著大量的人才流動(dòng)，市場(chǎng)中人才的挖掘，一年又一年的應(yīng)屆畢業(yè)生等等大量人力資源的加入，人事檔案的數(shù)據(jù)變得日益龐大。

第一，對(duì)人事檔案管理的重要性缺乏認(rèn)知。人事檔案工作不像其他工作一樣，它的沉默性導(dǎo)致了其不容易為人所注視，同時(shí)在這個(gè)領(lǐng)域中也不容易取得明顯的成績(jī)。長(zhǎng)時(shí)間下來(lái)，就產(chǎn)生了這樣的一種情況，很大部分人員包括部分的領(lǐng)導(dǎo)干部都對(duì)人事檔案管理工作存在著一些錯(cuò)誤的理解，很容易會(huì)認(rèn)為人事檔案工作是最簡(jiǎn)單的文職類工作，抄抄寫寫，記錄一下，保存一下，常規(guī)性的事務(wù)類工作，得不到應(yīng)有的重視。在他們眼中這種人事歸檔工作只不過(guò)是資料的整合，不能為公司帶來(lái)經(jīng)濟(jì)的收益。只要保管好不丟失，需要的時(shí)候能外調(diào)出來(lái)查閱一下就可以了。所以，一些單位往往忽略了人事檔案管理的工作，甚至在議事日程上不把人事管理工作納入到其中，從而衍生出一個(gè)現(xiàn)象，說(shuō)起來(lái)重要的事情、在安排方面卻變成了次要，在眾多項(xiàng)目的情況下容易忘掉，用起來(lái)的時(shí)候又突然需要。這樣導(dǎo)致了人事檔案的工作長(zhǎng)時(shí)間處于被動(dòng)的應(yīng)付狀態(tài)，很難高質(zhì)量地去為單位團(tuán)體和單位領(lǐng)導(dǎo)等提供完善服務(wù)。

第二，人事檔案的管理手法相對(duì)落后。這是得不到重視而衍生出來(lái)的一大問(wèn)題。人事檔案管理的方式在這個(gè)計(jì)算機(jī)普及的社會(huì)上，還處于手工操作的尷尬局面。缺乏對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段的應(yīng)用是最大的問(wèn)題，管理水平與認(rèn)知水平過(guò)于落后。作為一個(gè)信息系統(tǒng)檢索速度慢，根本就無(wú)法適應(yīng)更新人才資源的開(kāi)發(fā)條件和人才競(jìng)爭(zhēng)快速提升的高效率標(biāo)準(zhǔn)。

最后，檔案管理員的管理水平有待提高。目前大部分的管理員只是簡(jiǎn)單地接收、收集、審核、分類、排序、編目、技術(shù)加工裝訂還有做好防火、防蛀、防霉倉(cāng)管工作，即他們通常說(shuō)的“抄抄寫寫，守好攤子，不漏不泄，查閱外借”，工作單調(diào)產(chǎn)生職業(yè)厭倦。

二、探究新時(shí)代人事檔案歸檔收集工作的改革

推進(jìn)人事檔案信息管理的進(jìn)步，有利于加強(qiáng)和認(rèn)知檔案信息的開(kāi)發(fā)利用。人事檔案信息只有通過(guò)利用最大化，才能展現(xiàn)潛在價(jià)值。

首先，提高對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)，了解其重要性。現(xiàn)今社會(huì)人事工作面臨著許多新的情況和問(wèn)題，無(wú)疑之中人事檔案管理的要求有了新的準(zhǔn)則，其工作的重要性已經(jīng)不再是過(guò)去中那種傳統(tǒng)的資料整理，更需要的是如何去整合優(yōu)化。只有通過(guò)認(rèn)真學(xué)習(xí)關(guān)于人事檔案管理的方針和對(duì)策，進(jìn)一步認(rèn)識(shí)人事工作的重要性，才能更好地規(guī)范人事檔案管理，實(shí)現(xiàn)新時(shí)代的檔案管理的改革。另外，還需擴(kuò)大人事檔案的收集范圍。

其次，要健全人事檔案的管理制度，提高人事檔案管理的管理化水平。人事檔案管理工作基本上都是一些瑣碎繁多的工作，如果沒(méi)有完善健全的規(guī)章管理制度，很容易就會(huì)出現(xiàn)無(wú)章可循的局面。人事檔案管理制度的完善與制定，主要是從實(shí)際出發(fā)，把握好信息需求，嚴(yán)格規(guī)范檔案材料收集歸檔等重要任務(wù)。嚴(yán)謹(jǐn)排查各種虛假信息，使人事檔案更加科學(xué)、全面、完整地為人所利用，為領(lǐng)導(dǎo)考察任用提供準(zhǔn)確的人才信息。

再者，加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代信息化建設(shè)。人事檔案數(shù)據(jù)說(shuō)白了就是人才信息庫(kù)，只有合理整合利用信息資源，才能更有效更大限度地發(fā)揮其作用，發(fā)掘出潛在的人才。加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代信息化，能夠提高工作效率與資料的搜索整理功能。手工操作階段的人事檔案歸檔收集已經(jīng)費(fèi)事，傳輸速度慢，信息更新不及時(shí)，已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)這個(gè)社會(huì)的需求。要提高人事檔案工作的效率，就需要更新對(duì)檔案管理的輔助工具。

最后，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理員的管理水平。單位對(duì)檔案管理員制訂有效的晉升獎(jiǎng)勵(lì)的激勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)他們提高自身的工作勝任力，改變檔案管理員簡(jiǎn)單的管理員、投遞員的身份，使新時(shí)期的干部人事檔案管理員變成人力資源開(kāi)發(fā)利用的直接參與者。提高自己的能力，要掌握文書學(xué)、檔案學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、檔案學(xué)史等等基本知識(shí)及組織文字材料的寫作能力，具備檔案宣傳和展覽、領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、管理圖書館學(xué)等相關(guān)專業(yè)知識(shí)外，還應(yīng)掌握外語(yǔ)技能，并具備穩(wěn)定的心理特質(zhì)、較高的道德水平、較強(qiáng)的成就動(dòng)機(jī)以及較強(qiáng)的演講能力。

總之，人事制度改革的推行，既給人事檔案事業(yè)提供了創(chuàng)新的機(jī)遇，同時(shí)也能發(fā)揮出人事檔案為單位團(tuán)體帶來(lái)的最大效益。新時(shí)代人事檔案歸檔和收集必須全面全效，掌握其有用之處，才能是追隨人才市場(chǎng)發(fā)展的基本趨勢(shì)。

參考文獻(xiàn)

篇(2)

關(guān)鍵詞：人事檔案;收集;鑒別;工作

收集人事檔案材料，充實(shí)人事檔案內(nèi)容，是貫穿于人事檔案工作始終的一項(xiàng)經(jīng)常性的工作。鑒別工作的好壞直接決定著人事檔案質(zhì)量的優(yōu)劣。對(duì)能否正確貫徹人事政策也有一定的影響。它是一項(xiàng)非常重要的工作，在人事檔案中占有特殊的地位。

1.人事檔案的收集

收集人事檔案材料，政策性強(qiáng)，涉及面廣，難度較大，它不僅是人事檔案部門的任務(wù)，也是形成人事檔案材料部門的任務(wù)，必須各方面密切合作才能做好。

1.1人事檔案的歸檔

人事檔案材料的歸檔范圍做好收集工作，首先應(yīng)明確收集什么。人事檔案材料的歸檔范圍包括：調(diào)配、任免、考察考核材料，錄用材料，辦理出國(guó)、出境材料，各種代表會(huì)材料，工資待遇材料，學(xué)歷和評(píng)定崗位技能材料，職稱材料，加入黨團(tuán)組織材料，政審、考核材料，獎(jiǎng)勵(lì)與處分材料，履歷、自傳、鑒定材料，科研材料， 殘疾材料，其他材料。

1.2人事檔案材料的收集渠道

人事檔案材料的形成不僅僅局限于組織、人事、勞動(dòng)部門，凡是與人事管理活動(dòng)有關(guān)的部門都有可能產(chǎn)生人事檔案材料。應(yīng)摸清人事檔案材料的來(lái)源，做到"有的放矢"。當(dāng)前，人事檔案材料主要通過(guò)以下渠道收集。

通過(guò)組織、人事、勞動(dòng)及其他人員管理部門，收集各種履歷表、簡(jiǎn)歷表、登記表、自傳、鑒定、考核、考績(jī)、任免、招聘、錄用、招工、"以工代干"轉(zhuǎn)干的材料；評(píng)聘、晉升、套改專業(yè)技術(shù)職務(wù)職稱和評(píng)定工人崗位技能的材料；授予學(xué)位、學(xué)銜、軍銜的材料；審計(jì)工作中形成的有關(guān)材料；出國(guó)、出境、辦理工資、調(diào)整級(jí)別待遇、離休、退休的材料。通過(guò)員工所在黨、團(tuán)組織、政府機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的有關(guān)部門，收集員工人黨、入團(tuán)，民主評(píng)議黨員、退黨、退團(tuán)、除名及參加派的有關(guān)材料；授予各種榮譽(yù)稱號(hào)的先進(jìn)事跡和獎(jiǎng)勵(lì)材料；有關(guān)政治歷史問(wèn)題的審查、甄別、結(jié)論、調(diào)查報(bào)告和本人的申訴、檢查交待材料；更改姓名、年齡、參加革命工作時(shí)間、入黨入團(tuán)時(shí)間、申請(qǐng)書和組織審批材料。

1.3建立和健全收集制度

人事檔案部門應(yīng)建立和健全移交制度，明確規(guī)定各單位、各部門日常工作中形成的，凡是屬于歸檔范圍的材料，均應(yīng)移交人事檔案部門。人事檔案部門不能完全坐等有關(guān)單位主動(dòng)送材料上門，應(yīng)經(jīng)常與有關(guān)部門保持密切聯(lián)系，定期或不定期索要應(yīng)歸檔的人事檔案材料，對(duì)于遲遲未交者，應(yīng)及時(shí)貧函、打電話或登門索要。檢查核對(duì)制度人事檔案部門對(duì)所管人事檔案數(shù)量的狀況，應(yīng)定期進(jìn)行檢查核對(duì)，將不符合歸檔要求的材料，退回形成單位重新制作或補(bǔ)辦手續(xù)；不屬人事檔案范圍的材料，予以剔除或退回原單位處理。

組織、人事、勞動(dòng)等部門，根據(jù)工作需要和檔案材料的缺少情況，統(tǒng)一布置填寫履歷表、登記表、鑒定表、自傳等，使人事檔案及時(shí)得到補(bǔ)充。

2.人事檔案的鑒別

人事檔案鑒別工作，就是按照一定的原則和規(guī)定，對(duì)收集起來(lái)的檔案材料進(jìn)行審査，甄別其真?zhèn)危卸ㄓ袩o(wú)保存價(jià)值，確定其是否歸入人事檔案。它是人事檔案材料歸檔以前的最后一次檢查。鑒別是系統(tǒng)整理的基礎(chǔ)和前提，也是保證人事檔案材料完整、精煉、真實(shí)的重要手段。鑒別工作的好壞直接決定著人事檔案質(zhì)量的優(yōu)劣。對(duì)能否正確貫徹人事政策也有一定的影響。它是一項(xiàng)非常重要的工作，在人事檔案中占有特殊的地位。

2.1鑒別工作的原則

鑒別工作的政策性很強(qiáng)，必須遵循"取之有據(jù)，舍之有理"的原則。取之有據(jù)，是指歸人人事檔案的材料要有依據(jù)，符合上級(jí)的有關(guān)規(guī)定。舍之有理，是指決定剔除的材料，要有足夠的理由，尤其是準(zhǔn)備銷毀的材料，更須十分謹(jǐn)慎，不能武斷或草率。人事檔案是培養(yǎng)、選拔干部的依據(jù)，有時(shí)一份材料會(huì)影響一個(gè)人的使用。因此，應(yīng)以高度負(fù)責(zé)的精神，慎之又慎地決定材料的取舍。為正確貫徹鑒別工作原則，必須做到以下幾點(diǎn)。

2.2鑒別的內(nèi)容和方法

判斷材料是否屬于人事檔案通過(guò)各種渠道收集來(lái)的材料，由于種種原因，有些屬于人事檔案，有些屬于文書檔案、案件檔案、業(yè)務(wù)考績(jī)檔案、訴訟檔案等，有的材料應(yīng)該歸檔，有的應(yīng)由本人收存，有的需轉(zhuǎn)遞有關(guān)部門。鑒別工作的任務(wù)之一，就是把不屬于人事檔案歸檔范圍的材料剔除出去。

從紀(jì)檢、監(jiān)察和行政管理部門收集來(lái)的處分決定、結(jié)論、批復(fù)、本人對(duì)處分決定的意見(jiàn)和檢査交待材料，屬于人事檔案范圍。本人申訴材料、旁證、檢舉揭發(fā)材料，屬于案件檔案范圍，由紀(jì)檢、監(jiān)察部門保存。

從專業(yè)技術(shù)單位和學(xué)校收集來(lái)的評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職稱的申報(bào)表、審批表、考績(jī)材料、發(fā)明、創(chuàng)造、革新成果登記和論著目錄、受獎(jiǎng)材料、學(xué)位學(xué)銜材料、畢業(yè)登記表、學(xué)歷證明、考試成績(jī)單等，屬于人事檔案范圍。從組織、人事、勞動(dòng)部門收集來(lái)的干部職務(wù)任免、員工錄用、聘用、招用、職級(jí)待遇調(diào)整、更改姓名、參加工作時(shí)間等的登記表和審批材料等，屬于人事檔案范圍。

判斷是否本人的檔案材料人事檔案是以員工姓名為特征整理保存的，確定檔案材料是否歸檔，首先應(yīng)弄清楚是誰(shuí)的檔案，不能因同名同姓、同姓異名、異姓同名而張冠李戴，因一人多名而將材料分散。為防止張冠李戴，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)檔案材料上的籍貫、年齡、性別、家庭出身、本人成分、工作單位、加人黨團(tuán)組織、參加工作時(shí)間、職務(wù)、工資級(jí)別等基本情況是否相同。

判斷材料是否處理完畢和手續(xù)是否完備只有處理完畢和手續(xù)完備的材料，才能歸入人事檔案。凡是懸而未決需要繼續(xù)辦理的"敞口"材料，不得歸入人事檔案。查對(duì)材料是否重復(fù)人事檔案要保持精煉，揀出重份和內(nèi)容重復(fù)的材料。鑒別工作中，還應(yīng)同時(shí)檢査檔案材料有無(wú)破損、霉?fàn)€變質(zhì)、字跡模糊、偽造或涂改等現(xiàn)象，有問(wèn)題時(shí)及時(shí)處理。

2.3剔除材料的處理

轉(zhuǎn)出經(jīng)過(guò)鑒別，認(rèn)定不屬員工本人的材料，或者是不應(yīng)歸入人事檔案的材料，均應(yīng)轉(zhuǎn)給有關(guān)單位保存或處理。轉(zhuǎn)出時(shí)，要寫好轉(zhuǎn)遞材料通知單。退回近期形成的檔案材料，手續(xù)不夠完全，或內(nèi)容尚需査對(duì)核實(shí)，應(yīng)提出具體意見(jiàn)，退回有關(guān)單位，待修改補(bǔ)充后再交回來(lái)。凡應(yīng)退還本人的材料，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后退還本人，退還時(shí)應(yīng)進(jìn)行登記，接收人清點(diǎn)無(wú)誤，簽名蓋章。留存不屬于人事檔案范圍，又有保存價(jià)值的參考材料，整理后由組織、人事部門作為業(yè)務(wù)資料保存。銷毀無(wú)保存價(jià)值、重份的材料，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定銷毀。銷毀時(shí)要認(rèn)真審查，逐份登記，并說(shuō)明銷毀的理由，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。

參考文獻(xiàn)

篇(3)

目 的

第一，保守檔案機(jī)密。現(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中，情報(bào)戰(zhàn)是競(jìng)爭(zhēng)的重要內(nèi)容，而檔案機(jī)密便是企業(yè)機(jī)密的一部分對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。

第二，維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。

第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

人事檔案保管制度的基本內(nèi)容

建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對(duì)制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計(jì)制度。

（1）材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

（2）檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。 檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無(wú)霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫(kù)房門窗是否完好，有無(wú)其他存放錯(cuò)誤等。

檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：

——突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：

——對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失。

——發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

（3）轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：

①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；

②在檔案底賬上注銷；

③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；

④按發(fā)文要求包裝、密封。

在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位 在收到檔案，核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。

（4）保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：

①對(duì)于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。

②庫(kù)房備有必要的防火、防潮器材。

③庫(kù)房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無(wú)關(guān)物品。

④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。

⑤無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入庫(kù)房。嚴(yán)禁吸煙。

⑥離開(kāi)時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

（5）統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)：

①人事檔案的數(shù)量。

②人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。

③檔案整理情況。

④檔案保管情況。

⑤利用情況。

⑥庫(kù)房設(shè)備情況。

⑦人事檔案工作人員情況。

二、人事檔案利用制度

目 的

第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過(guò)程中， 應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。

第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動(dòng)提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事，這是對(duì)工作人員的基本要求。

人事檔案利用的方式

人事檔案的利用有多種方式：

（1）設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫(kù)房?jī)?nèi)或靠近庫(kù)房的地方， 以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點(diǎn)，如便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。

（2）借出使用。借出庫(kù)房須滿足一定的條件，比如：本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案； 公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，到期未還者應(yīng)及時(shí)催還。

（3）出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國(guó)等。

3.人事檔案利用的手續(xù)

在通過(guò)以上方式利用人事檔案時(shí)，必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的重要保證。

（1）查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請(qǐng)查閱者寫出查檔報(bào)告，在報(bào)告中寫明查閱的對(duì)象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位（部門）蓋章。負(fù)責(zé)人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對(duì)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。

（2）外借手續(xù)。

篇(4)

人事檔案管理工作的規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息數(shù)字化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)人事檔案工作規(guī)范化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的來(lái)源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹(shù)立文書處理工作規(guī)范化與檔案工作規(guī)范化同行的工作指導(dǎo)思想。

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序是阻礙人事檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的最大問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)人事檔案工作規(guī)范化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。“以我為主”的立卷歸檔工作是解決問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。這要求我們?cè)趯?shí)際工作中要注意解決好三個(gè)問(wèn)題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的，則不能立卷或歸檔。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。這樣在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

人事檔案信息數(shù)字化管理所依賴的計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)隨著時(shí)代的發(fā)展更新較快。人事檔案信息數(shù)字化管理得以正常運(yùn)行來(lái)源于所依賴的與之相匹配的相關(guān)設(shè)備、應(yīng)用軟件、操作系統(tǒng)等，這也是人事檔案數(shù)字化信息在讀出和檢索等方面的技術(shù)基礎(chǔ)。可是，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的更新?lián)Q代速度日新月異，計(jì)算機(jī)升級(jí)速度不斷更新，從而致使計(jì)算機(jī)軟件和硬件系統(tǒng)之間不斷的出現(xiàn)不匹配的問(wèn)題，可能會(huì)讓存儲(chǔ)在u盤和光盤上的信息無(wú)法讀出，有時(shí)新的操作軟件和原來(lái)的操作軟件沒(méi)法有效轉(zhuǎn)換等等問(wèn)題，使得人事檔案信息數(shù)字化管理面臨著較為嚴(yán)峻的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。

針對(duì)這樣的問(wèn)題和狀況，在對(duì)人事檔案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)進(jìn)行選擇的時(shí)候，一定要注意該系統(tǒng)在技術(shù)方面是否符合時(shí)代的要求以及是否具有前瞻性。

首先是安全性。即選擇操作管理系統(tǒng)時(shí)注意該系統(tǒng)相關(guān)信息和數(shù)據(jù)在進(jìn)行轉(zhuǎn)移的過(guò)程中，安全性是否可靠。由于現(xiàn)代人事檔案信息在運(yùn)行的過(guò)程中，不同的存儲(chǔ)載體的特性有很大程度上的不同，這將會(huì)對(duì)原有信息的完整性和真實(shí)性產(chǎn)生很大的影響，所以該系統(tǒng)的操作技術(shù)必須要能夠考慮安全方面的因素，避免產(chǎn)生數(shù)據(jù)丟失或者數(shù)據(jù)失真的問(wèn)題。

其次是可靠性。即選擇操作管理系統(tǒng)時(shí)注意該系統(tǒng)在進(jìn)行更新的時(shí)候，必須是安全的和可靠的。操作系統(tǒng)會(huì)因其他原因而進(jìn)行更新，在進(jìn)行技術(shù)更新?lián)Q代的同時(shí)也會(huì)因?yàn)樾碌牟僮飨到y(tǒng)不穩(wěn)定和不成熟而存在不同程度的安全隱患，從而造成數(shù)據(jù)被竊取的問(wèn)題。所以，人事檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)要有一個(gè)十分完善的操作技術(shù)才可靠，避免人事檔案信息外泄帶來(lái)不必要的麻煩和損失。

篇(5)

1事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性

1.1是個(gè)人經(jīng)歷的真實(shí)反映

對(duì)個(gè)人而言,人事檔案在其人生歷程中扮演重要角色。它不僅真實(shí)記錄個(gè)人從學(xué)校到各工作崗位不同時(shí)期的人生軌跡,且是評(píng)價(jià)一個(gè)人最基本、最權(quán)威的證明材料。是學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷的記錄。是記載人生軌跡的重要依據(jù)。通過(guò)人事檔案資料,可知曉一個(gè)人過(guò)去的成就和過(guò)失,可歷史而全面地考察一個(gè)人。

1.2是單位用工管理的重要依據(jù)

人事檔案全面反映個(gè)人基本信息,包括個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等。從現(xiàn)代用工管理角度看,人事檔案是單位人事部門加強(qiáng)用工管理的重要依據(jù),包括據(jù)此為員工提供辦理護(hù)照的政審手續(xù)、婚姻狀況證明、代辦申報(bào)職稱、確定退休年齡、代為繳納各類保險(xiǎn)等。因此,管好用好人事檔案,對(duì)規(guī)范單位人事管理有著重要作用。[1]

1.3是人才流動(dòng)的重要憑證

隨著事業(yè)單位人事制度改革深入推進(jìn)、人才流動(dòng)頻率加快,事業(yè)單位許多人才由“單位人”變成“社會(huì)人”,人事制度逐步健全和完善。在人才流動(dòng)過(guò)程中,人事檔案資料既是人才求職的重要證據(jù),也是單位求才的重要憑證,對(duì)促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理使用和配置人才資源、保證人才隊(duì)伍素質(zhì)發(fā)揮著重要作用。

2事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

2.1重視程度不足

從管理者看,部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足,總認(rèn)為檔案工作并非單位的主要工作,難給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益,只要守好攤子,保證不丟失、不泄密,能應(yīng)付外調(diào)、查檔即可。從而導(dǎo)致其場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)、人員得不到良好保障。從歸檔責(zé)任人看,實(shí)際上事業(yè)單位的每位工作人員都有歸檔的義務(wù)和責(zé)任,但許多人認(rèn)為檔案收集和管理是檔案管理人員的責(zé)任。他們對(duì)檔案歸檔的重要性認(rèn)識(shí)不足,對(duì)檔案資料的收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)流程不大了解,有些歸檔材料不能真實(shí)反映現(xiàn)實(shí)情況,有些歸檔材料不能及時(shí)、準(zhǔn)確得到補(bǔ)充,以致人事檔案資料不完整,質(zhì)量得不到保證。從檔案管理人員看,有些檔案管理人員不是專職的,他們對(duì)檔案管理也未引起重視,尤其是在離崗和工作調(diào)動(dòng)時(shí),檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密、不嚴(yán)謹(jǐn),該檢查的未檢查,該清理的未清理,該簽字的未簽字,導(dǎo)致檔案交接出現(xiàn)前后脫節(jié)、材料責(zé)任不明、界限不清等問(wèn)題。

2.2設(shè)施和手段落后

硬件設(shè)施簡(jiǎn)陋。檔案室本應(yīng)是管理規(guī)范、環(huán)境良好地方,然在實(shí)際中,有些單位硬件設(shè)施完全跟不上需要,有的單位無(wú)專用檔案室,檔案室既是辦公室,也是接待室;有的單位雖有檔案室,但同于倉(cāng)庫(kù)、儲(chǔ)藏室,導(dǎo)致檔案材料霉變、蟲蛀事情時(shí)有發(fā)生。有的甚至在檔案資料旁堆放易燃易爆物品。這些都直接威脅檔案資料的安全保存。有的單位雖對(duì)紙質(zhì)資料較重視,添置專門的檔案室、文件柜,但對(duì)電子文檔、音像制品等非紙質(zhì)文檔重視不夠,無(wú)電子檔案和音像檔案專門管理設(shè)施。軟件設(shè)施跟不上。許多單位無(wú)專門管理軟件配備,也無(wú)專業(yè)人員定期管理和維護(hù),檔案管理不能與時(shí)俱進(jìn),更不用說(shuō)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化管理了。管理手段較落后。有的單位無(wú)單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件,查閱人事檔案信息仍采用手工查找。有的單位檔案管理人員素質(zhì)不高,不懂計(jì)算機(jī)操作,只能采取手工操作的方式調(diào)閱檔案資料。有的單位檔案存儲(chǔ)使用古老的鐵皮柜,不僅占地面積大,且空間得不到合理應(yīng)用。這些都直接影響檔案的完整與安全及檔案管理的效率。

2.3制度不夠健全

許多單位無(wú)專門的人事檔案管理制度。有的單位雖制定了相關(guān)管理制度,但執(zhí)行不嚴(yán),致使人事檔案管理職責(zé)不清、程序不嚴(yán)、要求不明、手續(xù)不全,時(shí)間一長(zhǎng),錯(cuò)漏叢生,問(wèn)題不斷。如有的單位無(wú)立卷歸檔制度,導(dǎo)致檔案分類、立卷和歸檔混亂。有的單位無(wú)入庫(kù)驗(yàn)收等制度,導(dǎo)致部分人事檔案得不到及時(shí)歸檔整理。有的單位無(wú)查閱銷毀等制度,致使檔案保管手續(xù)不全、程序不規(guī)范,造成查閱困難、銷毀不及時(shí)、毀損嚴(yán)重等。

2.4專業(yè)人才匱乏

檔案管理人員管理水平不專業(yè)。因人事檔案管理工作未得到應(yīng)有重視,很少有單位將專業(yè)人才安置檔案管理崗位。偶有安排,也因待遇等原因很快調(diào)走。絕大部分事業(yè)單位現(xiàn)有檔案管理人員大都由后勤輔助人員兼任,或由一線崗位中落聘人員轉(zhuǎn)任。他們既缺乏對(duì)檔案重要性的專業(yè)認(rèn)識(shí),也不具備檔案學(xué)、管理學(xué)、現(xiàn)代信息管理等專業(yè)知識(shí)和技能,對(duì)檔案管理工作和流程知之不詳,嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量和水平。兼職現(xiàn)象嚴(yán)重。目前事業(yè)單位檔案管理人員絕大多數(shù)是兼職。有的甚至是身兼數(shù)職。這些兼職人員對(duì)檔案工作精力投入不足,既無(wú)時(shí)間熟悉人事檔案業(yè)務(wù),也無(wú)時(shí)間學(xué)習(xí)和補(bǔ)充人事檔案專業(yè)知識(shí)和技能,工作中出現(xiàn)紕漏在所難免。人員流動(dòng)頻繁。檔案管理人員是事業(yè)單位流動(dòng)較頻繁的工作崗位之一。由于人事檔案管理工作業(yè)務(wù)性較強(qiáng),新手熟悉人事檔案業(yè)務(wù),需要一個(gè)較長(zhǎng)的過(guò)程,加上各級(jí)檔案管理部門未及時(shí)組織專業(yè)知識(shí)培訓(xùn),交接不到位,業(yè)務(wù)不熟悉,必然造成人事檔案管理混亂。

2.5利用效率不高

人事檔案是一個(gè)單位人才的信息源,具有重要的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。目前,許多事業(yè)單位并未意識(shí)到檔案資源的重要價(jià)值。檔案管理,往往只注重檔案的收集、整理、保管工作,認(rèn)為只要檔案不丟失、不磨損便達(dá)到了目的,忽視對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用工作,缺乏系統(tǒng)合理利用檔案資源的運(yùn)作機(jī)制,無(wú)形中使檔案資料成為累贅,檔案信息資源作用未能得到充分發(fā)揮。

3加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的對(duì)策

3.1更新思想觀念,提高檔案管理工作認(rèn)識(shí)

單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視人事檔案管理工作。加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),將此項(xiàng)工作列入重要議事日程,定期指導(dǎo)和督促檢查,及時(shí)研究解決工作中問(wèn)題。要加大投入,改善人事檔案管理的硬件、軟件設(shè)施,確保有人管事,有錢辦事,有場(chǎng)地理事,并加強(qiáng)人事管理的信息化建設(shè),適應(yīng)新時(shí)期對(duì)人事檔案管理工作的要求。工作人員要牢固樹(shù)立檔案管理人人有責(zé)意識(shí)。積極配合人事檔案管理人員工作,從立卷、歸檔到借閱、銷毀等諸環(huán)節(jié)予以配合和支持,形成人人參與檔案管理工作、人人支持檔案管理工作的良好氛圍。人事檔案管理人員要切實(shí)履行工作職責(zé)。要增強(qiáng)事業(yè)心責(zé)任感,主動(dòng)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)和技能,提高人事檔案管理的科學(xué)化、信息化水平,確保檔案資料不丟失、不損壞,檔案信息不失密、不泄密,檔案開(kāi)發(fā)利用高效而安全。[2]

3.2抓好建章立制,提高管理制度化水平

加強(qiáng)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。要制定人事檔案立券歸檔相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),包括紙質(zhì)文檔的格式、字體,電子文檔、音像制品的制式等,制定檔案管理硬件、軟件設(shè)施相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),包括硬件要達(dá)到的條件,軟件要采用的系統(tǒng)等,以標(biāo)準(zhǔn)化促進(jìn)人事檔案管理的規(guī)范、完整和安全。建立健全人事檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。從檔案資料的產(chǎn)生到檔案資料收集、歸檔及移交檔案室統(tǒng)一管理,再到檔案資料的日常保管、借閱、利用,都要制定一整套嚴(yán)格的制度,還要建立健全檔案工作目標(biāo)管理考核和責(zé)任追究相關(guān)制度,以制度加強(qiáng)管理,切實(shí)保證檔案管理規(guī)范有序。建立健全人事檔案數(shù)字化管理制度。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代技術(shù)和設(shè)備,通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理,將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存,推動(dòng)人事檔案管理適應(yīng)新形勢(shì)需要。

3.3加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),提高管理人員專業(yè)化水平

配置專職人事檔案管理人員。選聘責(zé)任心強(qiáng)、作風(fēng)優(yōu)良、業(yè)務(wù)過(guò)硬人員擔(dān)任專職人事檔案管理員,加強(qiáng)培養(yǎng),落實(shí)待遇,關(guān)心他們的工作和生活,充分發(fā)揮其積極性和創(chuàng)造性。加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案管理主管部門應(yīng)定期組織業(yè)務(wù)知識(shí)和技能培訓(xùn),促使檔案管理人員不斷掌握新知識(shí)、新技術(shù),不斷提升檔案管理的能力和水平。加大人才引進(jìn)力度。有計(jì)劃有目的地引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才、計(jì)算機(jī)專業(yè)人才,注重培養(yǎng),努力造就一支具創(chuàng)造型、復(fù)合型高素質(zhì)人才隊(duì)伍,為人事檔案事業(yè)發(fā)展提供強(qiáng)有力的人才支撐。

3.4強(qiáng)化開(kāi)發(fā)利用,提高檔案資源的利用價(jià)值

篇(6)

【關(guān)鍵詞】人事檔案 管理 建議

中圖分類號(hào)：D523.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

Abstract：Personnel file information talents is the important carrier, is the main information source, talent is the important tool of restraining, can choose a merit-based. Manage and use good personnel files, play an important role of talent resource development. This paper discusses the problems existing in the personnel file management and countermeasures.

Key Words：Personnel file, management, advice

人事檔案是知人用人的重要依據(jù)，是澄清個(gè)人有關(guān)問(wèn)題的最佳信證，是人才開(kāi)發(fā)的重要信息源，它能充分反映個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況、行為軌跡、歷史背景及其經(jīng)歷的重大事件。從人力資源開(kāi)發(fā)、管理的角度來(lái)看，人事檔案可以為個(gè)人求職、單位求才提供大量豐富、動(dòng)態(tài)、真實(shí)有效的原始資料和數(shù)據(jù)。因此管好用好人事檔案，對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。

一、人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。一直以來(lái)，人們對(duì)檔案的人事存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績(jī)。人事檔案管理工作只要做到不丟失，不泄密，同時(shí)又能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了。在這種錯(cuò)誤意識(shí)影響下，相當(dāng)一部分單位忽視了人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，形成“說(shuō)起來(lái)重要、排起來(lái)次要、忙起來(lái)忘掉、用起來(lái)重要”的狀況。這樣就會(huì)導(dǎo)致檔案工作沒(méi)有計(jì)劃和安排，難以高質(zhì)量的為干部隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)。

（二）檔案管理水平不高，管理手段落后。不少單位的人事檔案由人事勞動(dòng)部門管理，這些人大多不是檔案專業(yè)畢業(yè)，，專業(yè)素質(zhì)不是很高，對(duì)檔案的歸檔范圍、整理方法不清楚；對(duì)檔案的保密、保護(hù)工作不重視；對(duì)查閱、借閱人員的監(jiān)管不夠，這些都難以適應(yīng)干部檔案管理工作，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。在管理手段方面，由于沒(méi)有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，調(diào)閱檔案時(shí)都是采用原始的手工操作方式，由于反復(fù)使用原件，導(dǎo)致紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。

（三）人事檔案收集工作力度不夠。很多單位因?yàn)闆](méi)有一套完整的收集歸檔工作管理制度，從事檔案管理工作的又往往都是兼職人員，這就會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)。人事檔案材料本是客觀、歷史地記載干部本人情況的，具有很強(qiáng)的真實(shí)性和唯一性，而從收集歸檔的材料上看，有些材料收集的不完整，而有些材料在內(nèi)容和形式上又是雷同的，不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況。這些都使檔案質(zhì)量受到了嚴(yán)重的影響，降低了檔案的利用率。

（四）人事檔案材料制作不規(guī)范。干部人事檔案材料，應(yīng)統(tǒng)一使用16開(kāi)規(guī)格的辦公用紙，紙張大小不符以及不規(guī)則、破損、卷角、折皺的檔案材料都要進(jìn)行技術(shù)加工，折疊、裁剪及裱糊。但近些年來(lái)，時(shí)常有A4規(guī)格的材料歸檔，如《畢業(yè)生登記表》、《高校學(xué)生成績(jī)單》、《職稱審批表》等，這些材料裁剪非常困難，裁剪后甚至?xí)霈F(xiàn)四邊文字不全的現(xiàn)象，這樣人為的重復(fù)勞動(dòng)，不僅造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，同時(shí)也使得人事檔案案卷不夠美觀整齊。

（五）人事檔案管理的信息化、科學(xué)化程度不高。隨著科學(xué)技術(shù)手段的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代化辦公中得到了普遍應(yīng)用并發(fā)揮了重要作用，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有被充分的挖掘和發(fā)揮出來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案的管理中廣泛運(yùn)用，在調(diào)閱檔案、資料檢索時(shí)仍習(xí)慣手工操作，這樣既影響了檔案管理的工作效率，也造成了一定的資源浪費(fèi)。

二、完善人事檔案管理的建議

（一）提高對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視干部人事檔案管理工作，將其納入到議事日程，列為日常工作。要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

（二）建立健全檔案管理制度，提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。人事檔案工作是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜的工作，應(yīng)結(jié)合單位人事檔案管理工作的實(shí)際和社會(huì)現(xiàn)實(shí)需要，進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理制度，尤其是要對(duì)檔案材料的收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度嚴(yán)格要求，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案由登記，有效地避免檔案泄密、涂改等事件的發(fā)生，保證檔案管理規(guī)范有序。同時(shí)，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，使其掌握新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)一步了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心，提高檔案管理的技術(shù)水平。

（三）注重人事檔案材料的收集。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著時(shí)間變遷，干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、培訓(xùn)、任免、晉升等等需要入檔的材料不斷增多，這就給人事檔案材料的收集帶來(lái)了新的要求。檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的檔案要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

（四）建立人事檔案信息系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。充分利用先進(jìn)技術(shù)和手段管理人事檔案和人事檔案信息，這就要求檔案管理部門進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)地輸入人事信息，提高人事信息管理的時(shí)效性。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過(guò)屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，將不屬于保密范圍的檔案信息與社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 莫若琦、楊力，事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策思考，《經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展》2007,5

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論文摘要：由于人事檔案真實(shí)地記載和反映干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想，品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等，是干部個(gè)人自身成長(zhǎng)歷史的真實(shí)記載，為學(xué)校黨的組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據(jù)，為學(xué)校合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。隨著我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，學(xué)校人事檔案出現(xiàn)了許多新情況，新問(wèn)題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰(zhàn)，檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)，加快發(fā)展，更好地為黨的組織、人事工作服務(wù)，筆者結(jié)合幾年來(lái)檔案管理的實(shí)踐，就學(xué)校人事檔案的管理工作談?wù)剮c(diǎn)體會(huì)。

一、人事檔案的定義

人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的文字材料，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。

二、人事檔案管理存在的問(wèn)題

人事檔案制度自20世紀(jì)50年代產(chǎn)生以來(lái)，作為一項(xiàng)常規(guī)性的公共管理工具對(duì)中國(guó)的信用建設(shè)、干部管理、國(guó)家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻(xiàn)。但隨著改革開(kāi)放的進(jìn)程加快和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的縱深推進(jìn)，傳統(tǒng)人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無(wú)遺。“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人質(zhì)檔案”、“人檔脫節(jié)”、“檔案克隆”等現(xiàn)象也日益增多，其“二元化人事體制結(jié)構(gòu)”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、”身份阻隔“等負(fù)功能愈加顯現(xiàn)，在一些人的心目中人事檔案已經(jīng)淪為“雞肋”——食之無(wú)味卻棄之可惜，其制度性生存愈發(fā)尷尬。因此，傳統(tǒng)人事檔案制度必將走向終結(jié)，新的、科學(xué)的人事檔案制度必將走向前臺(tái)。根據(jù)全國(guó)人才工作會(huì)議精神，要促進(jìn)人才的合理流動(dòng)，必須進(jìn)一步消除人才流動(dòng)中的城鄉(xiāng)、區(qū)域、部門、行業(yè)、身份、所有制等限制，發(fā)展人事業(yè)務(wù)，改革戶籍、人事檔案管理制度，放寬戶籍準(zhǔn)入政策，推廣以引進(jìn)人才為主導(dǎo)的工作居住證制度，探索建立社會(huì)化的人才檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)。作者認(rèn)為，人事檔案及其制度的公共政策創(chuàng)新必須沿著契約化、社會(huì)化、電子化和法制化的方向發(fā)展，也就是說(shuō)契約化、社會(huì)化、電子化、法制化是人事檔案制度創(chuàng)新的必然路徑。

內(nèi)容上，立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高。一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）記載多樣，個(gè)別干部的“年齡越填越小，參加工作時(shí)間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開(kāi)辦公用紙，但現(xiàn)行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學(xué)歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過(guò)裝訂線，給立卷歸檔工作帶來(lái)了麻煩。三是材料歸類不準(zhǔn)確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒(méi)有及時(shí)歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時(shí)代的發(fā)展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。如記載個(gè)人履歷、社會(huì)關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個(gè)人工作能力、技術(shù)特長(zhǎng)等方面的內(nèi)容少，這些都會(huì)直接影響到案卷質(zhì)量。

使用上，技術(shù)手段滯后，運(yùn)行效率較低。在整理檔案過(guò)程中，有的單位沒(méi)有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，大部分是靠手工操作，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，效率低，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。

三、筆者關(guān)于人事檔案管理的建議

保持人事檔案工作的高質(zhì)量，就必須要有科學(xué)的管理方法。傳統(tǒng)的管理方法在一定時(shí)期有它的科學(xué)性，但隨著形勢(shì)的發(fā)展和干部工作對(duì)人事檔案管理工作要求的變化，就會(huì)顯現(xiàn)出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化：

1、實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。干部人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量，對(duì)收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對(duì)于不符合要求的及時(shí)退回，限期糾正再歸檔，對(duì)于不屬歸檔范圍的材料，及時(shí)退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。

2、改進(jìn)檔案的檢索與查閱方法，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，提高檔案管理的信息化。對(duì)干干部人事檔案的檢索，無(wú)論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號(hào)”法均是利用姓氏檢索的方式進(jìn)行，這兩種方法均有一定的科學(xué)性，但用記起來(lái)費(fèi)時(shí)，用起來(lái)繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號(hào)進(jìn)行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時(shí)，為提高檔案管理水平，可以采用計(jì)算機(jī)管理人事檔案信息，研究建立兩個(gè)系統(tǒng)：檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時(shí)，運(yùn)行干部人事檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員利用計(jì)算機(jī)在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時(shí)也有利于干部人事檔案的保密和安全。超級(jí)秘書網(wǎng)

3、分類管理。國(guó)家公務(wù)員的檔案由組織人事部門按管理權(quán)限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學(xué)歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機(jī)構(gòu)建立并統(tǒng)一管理。

4、人事檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標(biāo)準(zhǔn)，并加強(qiáng)執(zhí)法檢查；同時(shí)，檔案管理人員也要進(jìn)行培訓(xùn)并實(shí)行資格證制度，并定期考試更新知識(shí)。統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

5、利用現(xiàn)代化管理手段。人事檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)的運(yùn)用，開(kāi)拓創(chuàng)新，開(kāi)發(fā)新手段，加大投入，對(duì)人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，開(kāi)發(fā)研制人事檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，并實(shí)行聯(lián)網(wǎng)，通過(guò)現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。

只有與時(shí)俱進(jìn)，注重檔案的服務(wù)性，才能提高檔案的利用價(jià)值，牽一發(fā)而動(dòng)全身，人事檔案管理制度的改革、信用業(yè)績(jī)檔案的建立必將使人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)與活力，必將使社會(huì)生活中的諸多問(wèn)題不攻自破、迎刃而解，必將為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

參考文獻(xiàn)：

（1）王云慶苗壯《現(xiàn)代檔案管理學(xué)》青島：青島出版社2002年220