高校檔案論文精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇高校檔案論文范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

論文摘要:高校科研檔案反映了一所大學的學術水平和實力。科學有序管理好科研檔案，充分挖掘其成果價值，有助于高校的持續(xù)發(fā)展和促進地方經(jīng)濟社會的進步。理清科研檔案管理的思路，將有利于更好地開展科研檔案管理工作。

科研檔案是人們在從事科學活動中形成的，并經(jīng)過一定整理的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。科研檔案管理工作是高校科研活動的基礎和真實記載，直接反映著一個高校的學術水平，是一所高校實力的憑證，對學校的教學和科研工作的可持續(xù)性發(fā)展起著重大作用。尤其是在高校體制改革和現(xiàn)代技術高速發(fā)展的今天，科技檔案在整個高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學校科學管理中所處的地位也越來越重要。但是對于高校的科研檔案,能夠完整認識到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統(tǒng)觀點的影響,一般檔案工作者認為只有學校管理性的文件才能作為檔案管理,而對教師,尤其是個人自由獨立形成的學術著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)。這顯然是與信息化時代對信息資料的大量需求相違背的。因此,國家科學技術委員會、國家檔案局1987年頒發(fā)了《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》,對科研檔案的歸檔與管理進行了有效的規(guī)范。如何加強科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高校科研綜合交稿日期：檔案的管理進行思考和探討。

一、高校科研檔案歸檔范圍需要重新界定

界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學術檔案歸檔范圍的原則。筆者認為應堅持成果性和記錄性并舉。科研檔案工作主要利用科學技術研究檔案的成果,“有利用價值”是保存它的重要原因和主要依據(jù)。因此,必須堅持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強調(diào)其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學校科學技術研究發(fā)展的現(xiàn)狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。因此,在確定學術檔案的歸檔范圍時,一定要兩者兼顧,堅持雙重性質(zhì)并舉。科研檔案的具體歸檔范圍應包括以下內(nèi)容:

（一）科研項目檔案

科研項目材料檔案是探索科研規(guī)律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。

（二）科研文書檔案

科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發(fā)展、總結、學校制定和上級管理部門下發(fā)的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經(jīng)驗總結的依據(jù)，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。

（三）科研成果檔案

主要包括科研年度統(tǒng)計表、教師公開發(fā)表的學術論文和編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等。科研成果的多少是高校科研實力大小的依據(jù)之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高校科研檔案管理工作存在的問題及原因

（一）高校科研檔案收集不齊全。原因是：多數(shù)科研人員在科研過程中，重視科學研究實踐活動，重視科研成果的與獲獎，輕視科研檔案資料的平時累積工作，認為這是檔案部門的事，與己無關。

（二）高校科研人員檔案意識缺乏。他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關鍵技術資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。

（三）高校科研檔案制度不健全。科研檔案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保證，不能做到上、下集中統(tǒng)一管理。高校檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高校科研歸檔管理工作處于失控狀態(tài)。

（四）高校科研檔案重心偏離。在高校科研檔案中，紙質(zhì)材料多、電子檔案少，傳統(tǒng)簡易設備多，現(xiàn)代化管理工具少，不能有效地開發(fā)和利用高校科研檔案材料。

鑒于此，高校科研檔案中出現(xiàn)了“四多四少”現(xiàn)象，即一般性技術材料多，關鍵性技術材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復印件多，原件少。這些問題嚴重影響了高校科研檔案的收集和管理工作以及高校科研檔案自身價值的發(fā)展和信息資源的開發(fā)利用。

三、對加強高校科研檔案管理工作的幾點見解

（一）建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性、和階段性。為了規(guī)范科研檔案管理工作，就必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規(guī)定的“完整、明確、系統(tǒng)、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現(xiàn)象的出現(xiàn)。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現(xiàn)科研工作與科研建檔工作兩者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規(guī)律，保證高校科研檔案的準確、完整、系統(tǒng)，最終使高校科研檔案工作走上科學化、規(guī)范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質(zhì)量和效率。（二）加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。重點、重大科研項目的研究時間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術進步和新的成果，這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創(chuàng)新的基礎。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，然后每個階段產(chǎn)生的技術進步、最新成果、新立項的子課題份年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對項目研究人員、學校和國家都有重大意義。

（三）提高高校科研人員的科研檔案歸檔意識。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理走上規(guī)范化、科學化的良性循環(huán)軌道，將會使高校科研檔案管理工作邁上一個新的臺階。

（四）推廣科研檔案的開發(fā)利用。美國檔案學家謝倫伯格認為:“檔案部門進行各種努力的目的,就是把有價值的文件保存下來,并使它可供利用。”因此,科研檔案管理的工作要考慮其開發(fā)利用問題。“檔案的開發(fā)利用是企事業(yè)單位管理水平的一面鏡子。”目前的檔案查閱仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時間,又浪費人力。盡管目前多數(shù)高校科研檔案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網(wǎng)絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用,使相關網(wǎng)站成為有效開發(fā)利用科研檔案的窗口。

同時,高校的科研檔案保管的是一批學者和科研人員的學術成果,它是體力和腦力勞動的結晶,包含著一定的知識產(chǎn)權。這就決定了高校科研檔案開發(fā)利用的特殊性,在對高校科研檔案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動與知識產(chǎn)權,學會正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權的后果。

為在實際利用中避免侵犯作者的知識產(chǎn)權,可進行這樣幾項工作:

(1)對科研檔案中享有著作權的作品,在卷內(nèi)目錄上打上明顯的著作權目錄標記,以提醒利用者注意。

(2)對科研檔案中有著作權的作品應限制在合理的范圍之內(nèi)利用。

(3)在利用有著作權保護的學術檔案時,使用者如不是在合理的范圍之內(nèi)利用,應與著作權所有者簽訂著作權許可使用證,或征得本人的同意。

總之，要通過多渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強高校科技人員的檔案意識，做好高校科研檔案的平時收集、整理、開發(fā)利用等檔案管理工作，提高高校科研檔案的現(xiàn)代化管理水平，讓高校科研檔案為高校科研工作再出成果發(fā)揮應用的積極作用。

參考文獻：

1、關月英.高校科研檔案管理工作初探[J].新疆醫(yī)科大學學報，2007.10.30（10）

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關鍵詞高校檔案館專題館員素質(zhì)工作職責

班主任對畢業(yè)生的評語、學校結論。在作四個結論時，要求求真防假，不溢美，不隱惡，實事求是；要求概括具體，不講大話，優(yōu)缺點分明，特長突出，結論明確不含糊，為用人單位提供對畢業(yè)生使用、培養(yǎng)發(fā)展的可靠依據(jù)。筆者曾發(fā)現(xiàn)，有的班主任喜歡搞一點論，對喜愛的學生溢美隱惡，對不喜歡的學生在評語中出現(xiàn)這也不好那也不行的語句，甚至無優(yōu)點可尋論文。有的班主任在評語中喜歡講大話、空話，什么“高舉”、“堅定”、“最最”等詞語。對于這樣的評價，學校在審核把關時，應推倒重來，對個別評價不妥當?shù)模瑧芍鞴軐W生管理工作的校領導親自把關修改、簽章。對學校結論，要慎之又慎，對于三好學生、學習標兵，個別有專長、技能方面突出的學生，要在一般結論基礎上，做出實事求是的評價。對于犯錯誤和不能畢業(yè)的學生，都做出慎重的簽署。在作結論時，可遵循下列原則：自己認識了的錯誤從寬，固執(zhí)己見、拒絕承認的從嚴；歷史的從寬，現(xiàn)實的從嚴；結論從寬，批評和自我批評從嚴；已經(jīng)改正了的從寬，重犯的從嚴；堅持不改的必須作結論。.嚴肅認真地做好畢業(yè)生資料的歸檔工作。畢業(yè)生資料歸檔是建檔工作最后一個環(huán)節(jié)，關系到建檔工作成敗，也關系到用人單位對資料的使用和掌握。歸檔工作的具體程序是：第一，組建好建檔工作隊伍。成立建檔工作機構，選拔辦事認真、細心，有統(tǒng)計、書寫專長，有教學管理經(jīng)驗的人組成，派專人負責，人數(shù)一般三至五人，不宜過多。因為建檔是一項細致的工作，來不得半點馬虎和疏忽，不能出現(xiàn)錯統(tǒng)、錯登、錯裝、漏裝現(xiàn)象。第二，做好成績、獎懲的核實謄寫工作。這項工作任務大，因為每個學生每學期的期評成績要謄寫到每個畢業(yè)生登記表的成績欄里，每個學期的獎懲情況要謄寫到獎懲欄里，這就要求建檔工作人員要對學生負責，對學校負責，作風正派，避免差錯和失誤。第三，對畢業(yè)生登記表里的四個結論逐個檢查，檢查的內(nèi)容是：領是否審查，是否簽字蓋章，年月日是否按規(guī)定的要求書寫。第四，整理、裝訂成冊，填寫卷內(nèi)目錄。把學生每學期的總結鑒定表、實習鑒定表、畢業(yè)生登記表、技術等級審批表、入學時的新生登記表、體檢表、團員材料以及其他材料等等，按時間順序一一整理，裝訂成冊，填寫卷內(nèi)目錄。第五，裝袋，封口。裝訂成冊的畢業(yè)生材料，裝進每個學生的檔案袋里，檔案袋的名字一定和畢業(yè)生材料的名字相符，然后封口，蓋封口章。綜上，可見做好技校畢業(yè)生的建檔工作是極其重要的，步驟也是十分復雜的。作為技校的檔案工作者，在技校已經(jīng)面向市場的情況下，要使勞動力更好地在社會讓渡，就要重視技校畢業(yè)生的建檔工作，不斷提高建檔工作的要求，要以適應社會主義經(jīng)濟建設的客觀需要，為技工人才的培養(yǎng)和輸送作出新的貢獻。

一、在高校檔案館建立專題館員制度的必要性1.建立專題館員制度是高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。隨著高等教育大眾化的實施，招生規(guī)模的不斷擴大，很多高校對學科專業(yè)作了相應調(diào)整，一些專業(yè)得到加強，一些新興學科、邊緣學科應運而生，這就對高校檔案館信息服務提出了全新的要求和挑戰(zhàn)。建立檔案館專題館員制度恰好可以滿足檔案文獻信息服務的針對性、科學性要求。檔案館可以遴選具有豐富專業(yè)知識、較高信息專業(yè)水平，熟悉對口服務單位檔案資源建設，能夠有效提供信息服務的專題館員，與用戶建立直接聯(lián)系，深入了解對口服務單位的檔案利用需求，有的放矢，提供有針對性的對口服務。為了應對專題館員制度的建立，檔案館的服務重心也要由一般服務向信息咨詢服務轉移，同時，專題檔案館員要深入教學科研、管理一線，緊密追蹤教學、科研動向，多層次、全方位運用多種手段開發(fā)館藏，在檔案館和各對口服務單位之間建立一個動態(tài)的、交互的信息服務模式，真正為教學、科研起到信息導航作用。2.建立專題館員制度有利于提供個性化的檔案利用服務。當今社會是充滿了個性化特色的社會，高校檔案館也是一樣，要想辦出特色，必須想方設法提供個性化的檔案信息利用服務，而建立專題館員制度恰好可以滿足這方面的需求。檔案館以“專題館員”為紐帶，在檔案館和各對口服務單位之間架起一座個性化的服務橋梁。專題館員在掌握對口服務單位的教學、科研、管理工作動態(tài)的同時，針對服務單位的工作重點、難點和中心工作提供二次、三次文獻編研資料，最大限度地為用戶提供深層次的文獻信息服務，實現(xiàn)檔案信息資源的最大化利用。3.建立專題館員制度有利于檔案館人才隊伍整體素質(zhì)的提高。高校檔案館的自身發(fā)展需要高素質(zhì)的館員隊伍做支撐，近年來，高校檔案館的人才隊伍已逐步出現(xiàn)了一批年輕化、專業(yè)化和高學歷化的人才。這類人才恰好為專題館員制度在高校檔案館的實施奠定了扎實的人才儲備基礎。專題館員的工作并不是人人都能夠勝任的，這種制度對館員的學歷、能力要求較高，要求必須具備扎實的學科知識和相應的信息檢索能力、良好的人際溝通能力、善于學習的能力和積極主動服務的能力。這種人才實際上是一種知識型館員，他們有一種強烈的追求職業(yè)發(fā)展前景的欲望，注重強調(diào)工作的自我引導和自我管理，注重團隊協(xié)作、信息溝通和知識交換，注重自身價值的體現(xiàn)，喜歡不斷學習，喜歡富有挑戰(zhàn)性的工作，因此，只有這種知識型人才，才能夠適應專題館員的發(fā)展要求。專題館員在提高自身綜合素質(zhì)，做好對口服務單位檔案信息資源服務利用工作的同時，也可以帶動館內(nèi)其他同事參與到個性化檔案信息服務之中，從而有效提升檔案館員工的整體素質(zhì)。

二、高校檔案館專題館員應具備的素質(zhì)專題館員一般都是碩士以上學歷、具備檔案專業(yè)或信息管理專業(yè)學科背景，擁有廣博的專業(yè)知識、駕輕就熟的檔案信息資源開發(fā)能力和敏銳的分析判斷能力，較好的計算機、外語運用能力，能夠有針對性地為教學、科研和行政管理提供個性化檔案信息服務。高校檔案館專題館員在具備這些基本素質(zhì)的基礎上,還應具備檔案信息導航素質(zhì)、檔案信息挖掘素質(zhì)和公共關系拓展素質(zhì)等，只有具備了這些綜合素質(zhì)，才能為檔案用戶提供個性化的檔案信息服務，為學校教學、科研、管理的和諧統(tǒng)一發(fā)展奠定堅實、可靠的基礎。1.檔案信息導航素質(zhì)。面對龐雜、浩瀚的檔案信息資源，高校檔案用戶總是感覺僅僅憑借自己的經(jīng)驗和素養(yǎng)獲取檔案信息，一般都難以獲得令自己滿意的、全面的、有效的檔案信息資源。而檔案館專題館員恰恰具有檔案用戶所不具備的優(yōu)勢，能夠利用自身對檔案庫藏資源了如指掌的優(yōu)勢，幫助用戶有選擇地采集、存貯、組織、控制和提供檔案信息資源，幫助用戶在多樣化的檔案信息資源中快捷、準確、全面地獲取檔案信息資源。在網(wǎng)絡環(huán)境下，信息意識反映了人們對信息工作的性質(zhì)、作用的認識程度，是關系到能否發(fā)揮信息能力的先決條件。隨著高校教學、科研的迅猛發(fā)展，檔案信息資源的日益膨脹，要在各種堆積如山的檔案信息資源中有效地獲取、評估、開發(fā)、篩選出有價值的信息，從有價值的信息中分辨出核心信息，必須具有強烈的信息意識。而檔案信息導航素質(zhì)就是明確要求專題檔案館員要具備強烈的信息意識和敏銳的信息洞察力，要善于捕捉、發(fā)現(xiàn)、挖掘和利用檔案文獻信息。只有具備檔案信息導航素質(zhì)，才能有針對性地做好對口服務單位的檔案信息資源建設工作。2.檔案信息挖掘素質(zhì)。隨著高校用戶需求的日益?zhèn)€性化、多層次化，用戶對檔案需求在綜合性、適用性、有序性方面提出了更高的要求。高校的教師和管理人員已不滿足于對檔案信息線索和數(shù)據(jù)的單純獲取，而是要求檔案館提供有深度的，對館藏檔案信息進行分析、篩選、編研之后的利用價值較大的檔案信息資源。檔案信息資源的開發(fā)利用不僅僅只是提供簡單的一次文獻查詢，更重要的是要提供從各種檔案信息資源中檢索、挖掘出來的專題匯編、調(diào)研分析或者預測報告、決策參考等。這就要求檔案專題館員在熟悉對口服務單位檔資源建設的基礎上，從教學院系、職能管理部門的角度出發(fā)，組織、分析、提煉相關的檔案信息資源，并將加工編研后的檔案信息提供給對口服務單位，有效實現(xiàn)專題館員的職責。同時，隨時掌握對口服務單位的工作進展動態(tài)和學術研究動態(tài)，組建相關的教學、科研專題數(shù)據(jù)庫，對對口服務單位的主要信息資源進行全面系統(tǒng)的分析、對比、歸納和提煉，形成檔案文獻綜述和文獻評介，使龐雜的檔案信息資源由分散變?yōu)榧校畲笙薅鹊胤奖愀咝n案用戶，滿足其不斷增長的檔案信息需求。3.公共關系拓展素質(zhì)。隨著高等教育教學改革的不斷深入，高校檔案館的工作也要緊隨形勢的發(fā)展而不斷深入，主動開發(fā)、拓展新的信息服務項目為教學、科研、管理服務，拓寬檔案工作的影響力，爭取學校領導及各院系、職能部門對檔案工作的更多支持。要做到這一點，專題館員就要發(fā)揮比較大的作用，因為，他們不同于普通的館員。專題館員的身份給予了他們和各院系、職能部門交往的機會。作為檔案館與對口服務單位之間的橋梁，專題館員必須建立與對口單位的緊密聯(lián)系，和用戶進行經(jīng)常性的對話、交流，真誠地聽取用戶的意見和批評，利用各種不同的方法和手段，分析用戶的需求，了解用戶的心理，及時改進服務工作。

三、高校檔案館專題館員的工作職責高校檔案館專題館員的工作職責主要有以下幾種:(1)建立檔案館主動了解用戶需求的交流機制,專題館員負責定期與對口服務單位進行固定的工作聯(lián)系，采取多種方式加強與服務單位的溝通，諸如參加院系的相關會議和學術交流活動、跟蹤工作進展等。(2)負責搜集、鑒別和整理對口單位的檔案信息資源，并在檔案館網(wǎng)站上建立對口服務單位的檔案信息資源專題信息。(3)協(xié)助對口服務單位進行教學、科研、行政事務等專題檔案文獻檢索，逐步做到有針對性地為教學、科研、行政單位提供定期服務和決策參考服務。(4)為對口服務單位提供檔案信息咨詢服務，通過電話、電子郵件、面對面咨詢等方式及時滿足用戶查詢檔案信息的需求。在檔案館網(wǎng)頁上設立“專題館員咨詢園地”，公布專題館員的個人聯(lián)系信息，并借助網(wǎng)絡技術，提供多種在線咨詢服務。(5)提供用戶利用檔案的指導與培訓,定期或不定期地開展各層次用戶的培訓活動,指導用戶充分利用檔案信息資源；經(jīng)常向用戶宣傳推廣檔案館的信息資源。專題館員制度的建立需要制定明確的工作目標、詳盡的崗位職責、科學的考核方法和切實可行的激勵機制。高校檔案館可以根據(jù)自身的實際情況，確定是否實施該項制度。專題館員制度的實施不可能一蹴而就，需要不斷學習，一步一個腳印地扎實工作和毫不氣餒地努力爭取。筆者深信，高校檔案館只要以嚴謹、科學的態(tài)度推行該項制度，就一定能夠收到較好的效果，促進高校檔案服務方式的創(chuàng)新和檔案信息資源開發(fā)利用水平的提高。

參考文獻：

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[2]韓翠峰“.學科館員”制度的管理模式探析[J].甘肅科技,2005（11）.

[3]祝玲娟.圖書館學科館員現(xiàn)狀及發(fā)展方向[J].圖書館管理與實踐，2005（4）.

篇(3)

1．1領導重視不足

重視程度不足是目前影響我國高校房產(chǎn)檔案管理信息化進一步發(fā)展的最大問題。許多高校管理人員對高校檔案管理信息化的內(nèi)涵和重要性認識不足，許多檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態(tài)，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。一些領導往往管理觀念陳舊，而工作人員也并不習慣于在網(wǎng)上了解信息，不接受網(wǎng)絡辦公的方法，依然習慣于傳統(tǒng)的管理觀念和方法，習慣用傳統(tǒng)的手工操作方式處理房產(chǎn)檔案信息。

1．2技術手段落后

目前很多高校房產(chǎn)檔案管理部門的電腦應用仍然停留在文字處理、財務管理等數(shù)據(jù)處理上，無論信息化基礎設施建設、應用水平，還是互聯(lián)網(wǎng)的認知度、參與度等都遠低于其它行業(yè)。大多數(shù)高校的房產(chǎn)管理部門的工作方式基本上是接收移交檔案，編目立卷、存儲入庫、查閱調(diào)卷，檔案館類似于資源倉庫。管理介質(zhì)絕大多數(shù)仍為紙質(zhì)檔案，光盤技術和機讀方式雖然已經(jīng)有運用，但十分有限，數(shù)據(jù)庫的建設與當今信息傳輸技術的要求相差甚遠，檔案部分應發(fā)揮的作用遠遠未能有效挖掘出來。

1．3檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

目前高校的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平差異比較大，缺乏協(xié)作精神。采用網(wǎng)絡化辦公以后，管理部門之間需要相互提供有用信息，才能達到方便、快捷地辦公目的．但如果其中一個部門不及時更新信息，沒有專人維護，就無法查詢到最新資料。目前高校中各個辦公室的信息化水平參差不齊，人員素質(zhì)差異大，很難達到信息共享。這就使部門間網(wǎng)絡化辦公的力度大大降低。

2．如何建立高校房產(chǎn)檔案管理的信息化建設

2．1提高對檔案管理信息化建設的認識

要建立完善的檔案信息化管理，首先要充分認識加快房產(chǎn)檔案管理信息化建設的重要意義。科學技術的不斷發(fā)展，檔案內(nèi)容的多樣化、檔案載體發(fā)生了很大的變化，計算機、多媒體、光盤以及縮微技術等的廣泛應用，使傳統(tǒng)的管理模式和管理手段已不適應時代的變革，我們應認識到，以計算機及檔案管理軟件等管理應用為主，利用計算機、縮微機、掃描儀甚至互聯(lián)網(wǎng)等對檔案進行檢索、存儲和管理，是檔案管理手段發(fā)展的必然趨勢。房產(chǎn)檔案信息化是現(xiàn)代社會進步發(fā)展的客觀要求，房產(chǎn)檔案作為社會信息業(yè)的組成部分也必須朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，否則就不能適應社會發(fā)展的要求。運用現(xiàn)代信息處理技術手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，使房產(chǎn)檔案管理的各個方面發(fā)生深刻變化，促進房產(chǎn)檔案管理整體水平明顯提高。

2．2推進房產(chǎn)檔案館數(shù)字化進程

實現(xiàn)房產(chǎn)檔案館數(shù)字化是房產(chǎn)檔案管理信息化建設的基礎和前提。建立健全數(shù)字房地產(chǎn)檔案館，首先要把握好節(jié)點有償訪問。一般性查詢、檢索無論傳統(tǒng)服務還是遠程服務均可無償義務提供，但網(wǎng)上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應為有償服務，對于科技成果還應收取成果轉讓費。另外，關于檔案開放范圍和權限問題，要設立相應的訪問權限，對于那些可以對公眾開放的檔案，公眾可在公共網(wǎng)上查詢、利用，而只可對內(nèi)部人員開放的檔案，只能通過上內(nèi)部局域網(wǎng)查詢利用。開放數(shù)字房產(chǎn)檔案館的建立必將會進一步提升房產(chǎn)檔案館的宣傳、教育、服務和經(jīng)營功能。

2．3完善房產(chǎn)檔案信息歸集、檢索系統(tǒng)

為了全面、準確地收集信息，就要將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機地結合，將房產(chǎn)交易過程中產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權信息自動歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，形成文本信息；另一方面要利用掃描儀、數(shù)碼相機等先進設備將有關資料以圖像信息方式歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)；原始檔案數(shù)據(jù)進入計算機后，再利用計算機強大的分類、組合、檢索、調(diào)閱、復制等功能建立起完整準確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫。由于房產(chǎn)產(chǎn)權頻繁異動的特點，房產(chǎn)檔案的更新速度很快，因此在檔案數(shù)據(jù)庫的更新、管理、維護上要實現(xiàn)實時控制，保證房產(chǎn)檔案信息與房產(chǎn)產(chǎn)權狀況的同步變動，這是房產(chǎn)檔案管理的核心所在。由于高校房產(chǎn)交易涉及面廣，這就要求建立高效的房產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)。由于司

法查封、抵押登記、房屋租賃、房產(chǎn)交易等不同業(yè)務的特點不同，對房產(chǎn)檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個多角度的檔案檢索系統(tǒng)。要充分利用計算機強大的檢索功能，將房屋坐落、產(chǎn)權人姓名、房屋面積、交易時間、產(chǎn)權狀況等房屋產(chǎn)權管理中的每一要素都作為檢索點，編制各種檢索工具，形成計算機檢索與手工檢索互補的檔案信息檢索體系，實現(xiàn)萬能檢索，從而提供高效、便捷的查詢服務。

2．4建立準確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)

房產(chǎn)檔案信息不僅要滿足產(chǎn)權人產(chǎn)權交易的需要，而且也應該為高校職能部門進行宏觀調(diào)控提供科學的決策依據(jù)。這就要求必須建立一整套房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，以便管理人員能夠從多角度對房地產(chǎn)產(chǎn)權產(chǎn)籍數(shù)據(jù)進行分析、整理。通過數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)對房地產(chǎn)市場的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢做出準確的判斷，以便相關職能部門能夠及時運用相關調(diào)控手段，使學校房產(chǎn)需求保持基本平衡、結構基本合理，達到科學決策，回避風險的目的。

2．5提高管理人員的綜合素質(zhì)

檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現(xiàn)代化技術和管理方法的檔案專業(yè)人員來實現(xiàn)。檔案工作者不能滿足于現(xiàn)狀，應正視自己的業(yè)務水平、組織管理能力等方面的欠缺，主動、及時地提升自己的政治理論知識、相關科學文化知識和檔案學知識，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學利用，要加強學習業(yè)務文件和各級檔案專業(yè)刊物，明了檔案管理的法律法規(guī)，及時貫徹落實有關檔案管理的新規(guī)定，執(zhí)行新規(guī)范，密切注意國內(nèi)外檔案工作的發(fā)展動態(tài)，借鑒先進的管理經(jīng)驗和技術，不斷提高管理水平，促進檔案事業(yè)逐漸實現(xiàn)法制化、規(guī)范化，推進檔案工作的發(fā)展。推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動強度，提高工作質(zhì)量和工作效率，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，是我們不可回避的責任。管理人員要充分利用計算機與檔案管理軟件，對檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統(tǒng)計等等實現(xiàn)電腦化的規(guī)范管理，提高檔案的存儲和處理能力，為相關部門提供方便、快捷、及時、準確的參考信息，充分發(fā)揮檔案的信息服務功能。

3．小結

房產(chǎn)檔案管理信息化是先進科學技術手段和科學管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機結合，是新形勢下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢。運用現(xiàn)代信息處理技術手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，必將使房產(chǎn)檔案管理的各個方面發(fā)生深刻變化，使房產(chǎn)檔案管理的整體水平明顯提高，大大減少了房產(chǎn)管理工作人員的投入．降低了聯(lián)系渠道的費用支出，縮短了大量事務的處理時限，使高校房產(chǎn)管理人員在有限的時間內(nèi)得到充足的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。

參考資料：

[1]玄藝蘭．論房產(chǎn)檔案室的數(shù)字化建設[J]．中華教育周刊，2003，(6)．

[2]周長華，吳小軍．高校檔案管理網(wǎng)絡化建設[J]．揚州大學學報(高教研究版)，2004，8(6)．

[3]郭曉光．房產(chǎn)處分和權屬登記[J]．理論與實踐，2004，(3)．

[4]劉敏．檔案管理新談[J]．山東檔案，2002，(2)．<DIV>

篇(4)

高校的檔案信息化是指利用信息技術，將不同載體的資源以數(shù)字化的形式存儲，并通過互聯(lián)網(wǎng)連接，最終實現(xiàn)檔案查詢與利用的快捷化，實現(xiàn)資源的共享。雖然高校檔案信息化模式建設成為一種必然趨勢，但仍存在著諸多問題。首先，發(fā)展不平衡。由于各高校對檔案信息化模式的重視程度不同，所以高校的檔案館發(fā)展程度存在較大差別。與其他學校相比，教育部直屬高校無論是在基礎設施還是基礎業(yè)務方面，都已經(jīng)遙遙領先，早已經(jīng)利用專業(yè)軟件和平臺管理檔案，檔案信息化建設不斷加快。而多數(shù)高校的信息化建設還在起步階段，甚至停滯不前，和發(fā)展較快的高校相比存在著較大差距。由此看出，高校檔案信息化建設發(fā)展極不平衡。其次，信息化水平整體較低。雖然有些高校檔案信息化模式在不斷完善和發(fā)展，但與其他大型企業(yè)對比，高校檔案信息化建設水平整體較低。筆者認為，大型企業(yè)檔案信息化并不囿于檔案館本身，而是通過系統(tǒng)化。集成化的檔案管理平臺實現(xiàn)檔案資源的規(guī)范化管理，以檔案館為中心，輻射其他各業(yè)務部門。很顯然，高校檔案信息化模式只是限制在圖書館本身。再次，信息資源利用率較低。高校檔案查詢多數(shù)需要本人或者委托別人到檔案館辦理，沒有較為方便快捷的檔案查詢平臺，檔案信息化建設的滯后給用戶帶來了極大的不便。最后，高校對檔案信息化模式的重視程度不夠，缺乏人力和財力的支持。構建高校檔案信息化模式對資金需求較大，財政較差的高校很難拿出檔案信息化的建設經(jīng)費，基礎設施建設經(jīng)費更是少之又少。有些高校認為，檔案本身利用率較低，服務對象僅限于本校師生，因此構建檔案信息化模式意義不大，仍采用傳統(tǒng)的手工操作和手工業(yè)務。高校檔案館的工作人員年齡老化，缺乏相應的檔案專業(yè)知識，對檔案管理和利用技術不熟，缺乏創(chuàng)新觀念，無法對檔案信息化模式產(chǎn)生較高的認識，制約著高校檔案信息化模式的發(fā)展。

二、構建低碳理念的高校檔案信息化模式的對策

高校檔案管理工作是一項重要且復雜的工作，它需要各個部門的積極配合與協(xié)作。

1.加大經(jīng)費投入。高校領導應充分認識檔案信息化的重要性，加大信息化建設的經(jīng)費投入。檔案信息資源作為衡量高校管理水平的重要標志，對構建低碳校園、推動校園的持續(xù)健康發(fā)展有重要作用。因此，高校領導支持檔案信息化模式的建設，提供充足的資金保障，支持檔案部門的工作。

2.轉變傳統(tǒng)觀念。有些高校認為檔案利用率較低，檔案信息化建設意義不大，使得檔案管理人員仍然采用傳統(tǒng)的手工操作模式。轉變觀念作為檔案信息化建設的重要前提，檔案管理人員應及時更新管理觀念，提高自身認識水平，樹立低碳理念的檔案信息化管理意識，積極探索低碳理念的檔案信息化模式新思路，進而適應信息化發(fā)展的要求。

3.加快檔案數(shù)字化進程。檔案信息化是檔案管理的新方向，高校應加快檔案數(shù)字化進程，加強數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)庫建設，逐步實現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡化。筆者認為，檔案信息只有在利用時才能體現(xiàn)自身價值，發(fā)展新型網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快捷傳遞、交流，進而充分發(fā)揮檔案的利用價值，實現(xiàn)檔案資源的共享。但是，數(shù)字化的檔案信息要確保數(shù)據(jù)的完整性和真實性，將其存放在高質(zhì)量的新型數(shù)據(jù)庫中。

4.加強檔案管理隊伍建設。檔案信息化技術的利用離不開檔案管理人員的配合，因此，高校在選用檔案管理人員時，要重視綜合素質(zhì)較高的復合型人才的選用。構建低碳理念的檔案信息化模式需要不斷提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加大專業(yè)培訓力度，加強隊伍建設。此外，引進高素質(zhì)的信息管理人才有利于檔案管理的科學化，進而推進信息化建設的進程。

5.加快檔案網(wǎng)絡化進程。高校可以將檔案信息網(wǎng)絡化，盡量減少紙質(zhì)檔案數(shù)量，通過檔案信息網(wǎng)絡化實現(xiàn)網(wǎng)絡服務。用戶可以利用網(wǎng)站上的數(shù)據(jù)庫，方便快捷地查到所需檔案信息，進而提高檔案利用率，極大地擴大了檔案利用范圍，實現(xiàn)檔案信息服務網(wǎng)絡化、管理自動化。

三、結語

篇(5)

如今，伴隨網(wǎng)絡技術的發(fā)展，為各行各業(yè)工作的信息化與現(xiàn)代化的實現(xiàn)奠定的堅實的基礎的，然而，不容忽視的是，我們在承認網(wǎng)絡信息技術帶來的便利的同時，還需看到由其帶來的重大困擾，即網(wǎng)絡安全問題。首先，由系統(tǒng)漏洞帶來的安全隱患。部分高校的檔案管理操作系統(tǒng)在設計方面，多因設計的不合理而出現(xiàn)一些漏洞，從而為黑客的入侵提供了便利，使得整個管理系統(tǒng)遭到破壞，最終導致高校的整個檔案管理陷入混亂，甚至癱瘓；其次，由網(wǎng)絡黑客攻擊帶來的安全隱患。同其它領域相比較，高校的檔案管理系統(tǒng)雖然不是黑客們的主要攻擊對象，但是有些黑客獲取會出于好奇而直接竊取高校的檔案，從而導致高校檔案信息的不合法泄漏情況發(fā)生；最后，由病毒泛濫帶來的安全隱患。網(wǎng)絡技術的發(fā)展，在給信息管理帶來便捷的同時，也帶來了網(wǎng)絡病毒。一些黑客就借助網(wǎng)絡將一些病毒植入到軟件中，只有其同用戶發(fā)生了郵件往來，就可實現(xiàn)病毒的傳輸。如蠕蟲就是網(wǎng)絡黑客們用于騷擾與攻擊的一種病毒，這種病毒不僅可自行傳播，而且還能會消耗大量流量，從而使得用戶計算機網(wǎng)速變慢，最終死機，甚至是部分特定蠕蟲病毒，會自動刪除系統(tǒng)文件，從而給高校的檔案管理帶來極大的影響[2]。

二、數(shù)字化網(wǎng)絡技術的應用分析

1、革新觀念，強化檔案管理信息化意識

目前，關于檔案管理的信息化建設，主要是以依靠新時期現(xiàn)代化的眾多信息技術理念、辦法與設備、技術的優(yōu)化整合配置來實現(xiàn)的，基于此，要想在高校的檔案管理工作中有效應用數(shù)字化網(wǎng)絡技術，首先就需從其觀念革新入手，積極引進競爭機制，逐步完善各項規(guī)章制度，強化檔案管理員的信息化意識，從而在認識與實踐基礎上形成完善的系統(tǒng)化理論[3]。所謂檔案管理工作的競爭機制，指的就是把員工的工作業(yè)績同其經(jīng)濟利益相掛鉤，構建一套完善的檔案管理規(guī)章制度與與之配套的考核機制，而且考核機制應做到權責分明，分工明確，嚴格落實，以此來提升管理員的工作積極性，強化其工作責任心；具體結合本校的具體情況，以便利、高效為工作宗旨，強化科學配置，制定出符合實際的檔案管理辦法，以進一步提升高效的檔案管理水平；其次，有意識、有目的地強化檔案管理科學研究成果在管理實踐中的落實。即在檔案管理實踐中，充分應用各種現(xiàn)代化管理技術，創(chuàng)新工作方法，形成信息化檔案管理意識，尋找出適合本校檔案管理的辦法，及時發(fā)現(xiàn)實際管理工作存在著各種問題，比如使用條形碼取代原有檔案號，從而便于學生的信息查詢，方便檔案管理工作的開展，節(jié)省人力資源，從整體上提升高校檔案管理的水平與質(zhì)量。

2、詳細制定檔案著錄與數(shù)字掃描的標準

對于高校檔案管理，在制定出相應著錄標準之前，若檔案存在著同原有檔案資料檔案號不統(tǒng)一的情況，則需對所有的老檔案進行重新編制檔案號處理，進而在此基礎上進行分門別類的制定著錄方法與標準[4]。同時，因高校檔案有著眾多的種類，如基建檔案、學生學籍檔案、照片檔案等，而且同一類檔案也可能因年代的不同而選用不同的載體材質(zhì)，特別是一些年代比較久遠的檔案，多半存在紙質(zhì)發(fā)黃等問題，為此，數(shù)字化環(huán)境下，各高校需具體結合其實際情況制定出相應的掃描標準和辦法。比如，對于照片檔案，掃描參數(shù)就可設為彩色600DPI，而基建圖紙其掃描參數(shù)就為彩色200DPI；文件格式主要包括PDF與JPG兩類，圖像傾斜角應控制在±3%以內(nèi)，且圖像的周邊不可有黑邊等。如鄭州輕工業(yè)學院在數(shù)字化檔案建設中，對于那些字跡已經(jīng)模糊的檔案，則先復印加黑，后掃面復印件的形式進行的，以此來確保其數(shù)字掃面的質(zhì)量。

3、漢子識別與電子簽名技術的有效應用

首先，漢子識別技術，指的就是讓計算機自主識字的一種技術，可借助光電信號的轉換而生成文本數(shù)據(jù)，以實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的掃描、識別與校對、修正，并使之成為電子文檔，從而將紙質(zhì)檔案中的固定信息有機轉化成可被檢索與利用的“活信息”[5]。為此，在高校的檔案管理員在進行檔案管理的時候，就可將那些需要利用的紙質(zhì)檔案內(nèi)容借助掃描與漢字識別的方式錄入到電腦中，或是將其打印成統(tǒng)一格式后再掃描到電腦上，以此來減輕工作的負擔。而對于“電子簽名技術”，因當前各高校基本已經(jīng)形成了局域網(wǎng)，但是在檔案內(nèi)容被錄入到電腦，形成數(shù)據(jù)庫之后，在信息資源的利用與安全方面仍存在著一定問題，而該技術的應用，就可在整理、上傳與歸檔等工作中實現(xiàn)對信息的加密處理，通過相關權限的設置來確保檔案資源的安全有效。首先，電子簽名可借助加密技術于網(wǎng)絡通信中在每一個終端上設置一個可公開的加密密鑰與一個不可公開的加密密鑰，從而確保電子檔案于實際傳輸中的真實性、完整性與原始性；其次，在管理高校電子檔案權限的時候，還可給每一位合法用戶發(fā)放一個用戶名與口令，從而在信息查詢的時候，只需要輸入用戶名與口令即可，從而最大限度避免檔案信息被隨意編輯、更改的可能性[6]；最后，可在相關軟件中將檔案設置成是只讀狀態(tài)，從而有效避免檔案信息的真實性。

三、結束語

篇(6)

1．1獨立成套

學校發(fā)展過程中的基建檔案應當單獨整理立卷，而且各個基建項目的檔案資料也應該是獨立的。基建檔案的整理對象是單位工程，應當包含工程各個階段的依據(jù)性文件，具體包括準備、設計、施工以及竣工等各階段，是一套完整的檔案卷宗。

1．2來源廣泛

高效基建檔案的來源廣泛主要是因為基建工程項目規(guī)模較大，且設計專業(yè)因素較多。工程項目的整個過程包括從工程項目籌劃到竣工驗收等各個階段，檔案材料來源涉及到各項工作的參與，包括設計部門論證、政府部門審批、材料設備單位供貨、施工單位施工以及監(jiān)理單位質(zhì)檢等。

1．3實用性

作為高效基礎工程設施建設中最為原始的信息，基建檔案所承載的是大量關于各種基礎設施建設的真實性信息，因此具有很強的實用性，在學校的擴建、解決土地糾紛、新建以及維修等工作中意義重大。

2高校基建檔案管理工作的問題

2．1缺乏檔案管理意識和規(guī)范的歸檔方法

由于高校基建部門以及相關領導缺乏對高校基建管理工作的認識和重視，因此在很多高校基建檔案部門往往存在著“重建設、輕歸檔”的問題。高校基建檔案管理部門往往缺少專業(yè)的管理人員，很多管理人員在基建檔案管理工作中往往存在不負責任等情況，造成許多基建檔案資料不知去向。除此之外，許多高校在基建檔案管理工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)圖文不符、文檔缺失，還有材料缺失導致文檔無法正確分類和歸檔的問題，這些問題嚴重影響了檔案管理工作的正常開展。

2．2檔案管理缺乏準確性和完整性

高校基建項目從最初到竣工涉及到的領域較廣泛、資料來源也比較復雜，而且工程周期也較長，不僅需要從高校內(nèi)部獲得基建檔案的內(nèi)容，往往與政府部門也有較深的聯(lián)系。高校基建部門不主動對基本建設資料信息進行收集和歸檔，會丟失許多工程建設過程中形成的重要信息資料。在工程建設期間，由于相關檔案管理人員缺乏一定的檔案管理知識、較強的責任心以及專業(yè)的知識，往往會分不清一般資料和重要資料，造成對資料的盲目管理，使得資料的真實性和準確性有所缺失。

2．3缺乏科學的檔案管理技術

高校基建檔案管理的日常工作普遍存在被動、單一的特點，管理人員往往對基建檔案進行按部就班地保管、歸檔和查閱，缺乏一定的熱情和積極性，管理工作效率也不高。由于很多高校都將資金重點投放在教學設備和師資力量，而忽略了對高校基建檔案管理工作的投入，因此，當前高校基建檔案管理采用的是較為落后的管理方式，如人工翻閱模式，對現(xiàn)代化信息搜索、查詢工具的應用還不夠充分，直接導致耗時耗力、效率低的后果。

3強化新形勢下高校基建檔案管理工作的有效措施

3．1完善基建檔案管理制度

確保高校基建檔案管理規(guī)范化、標準化發(fā)展，就需要將檔案管理工作納入日常管理中，由此可見，做好基建檔案管理工作的關鍵就是完善各種規(guī)章制度。實際操作過程中，由于基建檔案形成周期較長、專業(yè)性較強、涉及單位較多，因此應當及時指導和約束檔案管理工作的質(zhì)量。承包單位在完成工程項目后，必須嚴格按照規(guī)范要求，同步進行基建檔案管理、工程建設、竣工驗收等工作。檔案部門應當注重與基建部門的溝通和交流，明確基建檔案管理中的職責，確保重要技術資料歸位，如項目施工、安裝以及竣工等技術。

3．2實施規(guī)范化、同步化

對基建檔案進行管理的過程中，應當認真實施同步化和規(guī)范化，保證歸檔文件材料的準確性和真實性滿足歸檔質(zhì)量要求。具體需要注意的情況如下:需要長期保存的文件應當用耐久性較強的材料進行書寫;保證竣工圖紙編制的規(guī)范性和竣工材料的齊全性，重新繪制污染、磨損嚴重的竣工圖;遵循工程文件的自然形成規(guī)律，根據(jù)文件之間的聯(lián)系合理排列卷內(nèi)文件。為確保基建檔案材料的標準化與規(guī)范化，應及時掌握管理工作開展過程中的各準確文件資料。

3．3提升現(xiàn)代化、科學化管理水平

實現(xiàn)檔案管理信息化的必要條件就是建設好基礎設施，具體包括:操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、存儲設備、信息安全系統(tǒng)以及網(wǎng)絡設備等等。硬件設施建設是檔案管理信息化建設的基礎，信息化平臺必須憑借網(wǎng)絡、設備、計算機等硬件支持才能搭建成功。除了重視硬件設施，軟件管理上也不能懈怠，需要積極開辟檔案存儲的新途徑，做好檔案管理的網(wǎng)絡安全保衛(wèi)工作。選擇硬件和軟件時，要想充分發(fā)揮檔案信息化管理的整體效率，就不能以僅僅滿足使用目標為標準，而要預留一定的升級空間即具備前瞻性。

3．4提升管理隊伍業(yè)務素質(zhì)

篇(7)

（一）各大高校各自為政。我國高校電子檔案目前沒有統(tǒng)籌管理，電子檔案由各個學校自發(fā)、分散管理，正所謂，誰有錢誰建，誰有技術誰能建。對于那些直屬于教育部的高校，其電子檔案起步較早，數(shù)字化、信息化程度也相對較高。如南京大學檔案館研發(fā)的南大之星軟件就有口皆碑，其開發(fā)軟件的能力也堪稱全國高校之最。而對于那些非直屬院校，其電子檔案的管理和利用能力就相對薄弱些。

（二）管理標準和規(guī)范欠缺。由于目前各個高校所使用的電子檔案管理軟件不同，而不同的軟件所設計的功能模塊或分類方式也就不同，這樣，勢必會導致將來網(wǎng)絡化對接時存在困難。

（三）安全上存在不足。電子檔案的安全主要是指檔案信息的存儲安全和利用安全。在網(wǎng)絡環(huán)境下，電子檔案的安全受到威脅，其內(nèi)容可能被遠程下載、修改甚至是惡意刪除等，而且其安全防范措施也無法抵御眾多黑客高手的攻擊。

（四）缺少必要的簽名及確認信息。由于高校電子檔案的建立者、管理者與使用者是相互獨立的不同個體，所以在制定、借閱和歸還過程中都需要相關的簽名及認證信息，這樣既可以確保信息的原始性、真實性，也能在出現(xiàn)問題的時候，第一時間內(nèi)找出責任人。

（五）缺少風險評估體系。我國部分高校即使有安全保障體系，也沒有明確檔案信息的安全目標。即明確告知電子信息是否到達安全標準，是否存在漏洞，可能危害程度以及采取的措施等等。

二、加強高校電子檔案管理工作的策略

（一）建立全國高校電子檔案管理中心，打破各大高校各自為政的現(xiàn)狀。以國家教育部為龍頭，打破地域界限，將反映同一職能活動的電子檔案從不同的高校檔案館集中起來，形成全國高校電子檔案集中管理和服務體系，實現(xiàn)資源共享。所有用戶都可以在線查閱或直接下載開放檔案；服務用戶還可以通過電子郵件、在線問答等服務方式對所需內(nèi)容進行生動、快捷地咨詢。

（二）出臺標準化軟件模塊，統(tǒng)一高校電子檔案管理的標準和規(guī)范。出臺標準化軟件模塊，建議從以下兩個方面著手：一是成立專門負責建立檔案著錄標準的課題組，使我國的檔案著錄規(guī)則系統(tǒng)化；二是加強對檔案信息化發(fā)展的理論研究，只有更深入的理論研究，才能有更完整的電子檔案著錄標準。

（三）加大資金投入，加強電子檔案軟、硬件設施建設。在軟件管理上，各大高校要采用通用格式的光盤對歸檔的電子文件進行存儲，并積極探索電子檔案存儲的新途徑。在硬件管理上，各大高校要增加經(jīng)費投入，將電子檔案建設的經(jīng)費列入年度財務預算中；配置高性能的電子計算機、激光打印機、掃描儀、刻錄機、多角高倍數(shù)碼相機等現(xiàn)代化的檔案管理設施，以進一步完善電子檔案的硬件設施建設。

（四）強化電子檔案的安全管理和保護，確保電子檔案的安全。一是建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復機制；二是采用檔案內(nèi)部局域網(wǎng)與外網(wǎng)連接，以保證電子檔案的安全；三是對單位檔案資源的訪問，采用身份驗證技術。身份驗證技術又稱身份識別技術，是指用戶通過使用通行證、指紋、影像、聲音等生理特征來驗證自己身份的過程；四是采用雙密鑰傳輸重要文件。這主要是指在與單位以外的網(wǎng)絡進行數(shù)據(jù)傳送時，發(fā)方和收方使用成對的密鑰，這樣就能有效地保護好重要文件和數(shù)據(jù)，避免被黑客等截獲；五是采用訪問控制層技術。這主要是指在單位的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間，設置訪問控制層，這樣既可以防止外部對單位局域網(wǎng)的非法訪問，也可以防止單位局域網(wǎng)對外網(wǎng)的不安全操作。訪問控制層技術包括防火墻、網(wǎng)絡地址轉換、服務器、入侵檢測等，其中，防火墻是通過數(shù)據(jù)流的監(jiān)控、過濾等功能來來實現(xiàn)控制作用的，網(wǎng)絡地址轉換是通過隱藏、偽裝內(nèi)網(wǎng)的IP地址而實現(xiàn)控制功能的，服務器是通過自身起中介作用而保護內(nèi)網(wǎng)安全的，入侵檢測技術有進攻識別等功能。