檔案管理知識精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理知識范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

篇(1)

1.1信息化管理意識淡薄。科技的飛速發展，帶來的是計算機、網絡技術的普及。現如今，網絡技術已經被廣泛應用到檔案管理領域，這幾乎從根本上改變了傳統的檔案管理方法和手段，過去單一的紙質檔案管理模式，逐步地演變成紙質檔案管理和電子檔案管理齊頭并進的管理模式，其中網絡化管理方向發展明顯，但是檔案管理者的工作意識及思想觀念依舊很落后，認為現代信息設備只是傳統管理方式的小補充，傳統的管理模式依然存在。很多的檔案工作者信息化意識淡薄或者認識較淺，并沒有認識到電子文件已經成為我國重要的戰略信息資源，甚至意識不到網絡環境下檔案信息網絡安全的重要性和迫切性。若在具體的工作中遇到網絡信息安全風險時，大多數的檔案管理者表現出的是無所適從，對于網絡信息安全風險的預防、發現和應對沒有一點兒經驗可談，檔案管理工作者整體缺乏必要的信息化管理意識。

1.2信息化管理專業基礎知識較薄弱。信息技術的日新月異，在客觀上要求檔案管理工作者要及時地更新自己的技能方法，以免被淘汰。現在的檔案管理工作者本身只是一群具備基本檔案管理知識的人群，他們不能等同于信息技術專業人員，而且自身缺乏必要的信息安全意識，大部分的檔案管理者幾乎意識不到自己在信息安全技能上存在的問題。現實的環境中強制性的專業水平提升制度極度缺乏，定期的培訓機制嚴重匱乏，檔案管理者的信息安全能力和實際的工作要求處于脫節狀態。整個檔案信息管理隊伍呈現出年輕的檔案管理者缺乏檔案管理知識、老的檔案管理者雖掌握了檔案管理知識卻對信息技術能力毫無培養的狀態，甚至很多具備檔案管理知識和信息安全能力的年輕檔案管理者，會因待遇、職稱、工作前景等問題改行，使得整體信息技術水平偏低的檔案部門更加缺乏掌握信息技術的人才。

1.3信息化管理制度不夠健全。當下，我國對檔案管理工作者的準入制度（檔案管理工作者從業資格制度等）并未展開全面的實施，對新進檔案管理工作者的計算機能力、信息安全素質等方面的基本素質如何，幾乎一無所知，各級檔案部門選拔培養檔案干部時缺乏明顯的專業指向性，只是依靠主管機關、主管領導對調入人員各項素質要求的掌握。那些從事檔案管理工作時間較長的老同志，他們的現代信息技術能力嚴重缺乏，其信息安全素質低下。同時，有關信息安全技能方面的考核內容，在檔案工作者技術職級晉升的各項考試中體現并不明顯，部分人事管理部門缺乏提高和激發檔案工作者自身信息安全素質的主動性和激勵機制。

2提高檔案工作者信息安全素質的對策

2.1加強對檔案管理工作者敏銳感和責任感的培養。在現今網絡技術環境下，傳統的紙質檔案已經逐步地被各種新領域、新門類、新載體檔案部分掩蓋，檔案管理工作者原本的素質已經不能滿足當下工作的實際需要。在實際的檔案管理工作中，工作人員要認識到檔案事業向前發展的不可逆轉性和必要性，作為從事基礎性檔案管理工作的人員需要認識到這一點，學會將工作的著力點延伸到未來，堅持“以服務促管理，以管理完善服務”的原則。

2.2加強檔案管理專業技能培訓的力度。從根本上加強對全體檔案管理工作者信息安全素質教育的培訓力度，可以從檔案管理知識和信息安全技術能力兩個方面著手培訓，即分別根據檔案管理知識和信息安全技術能力的不同進行相關的專業技能培訓。與此同時，還要按照檔案管理工作者在工作崗位、工作職責、承擔任務上的差異展開具體的培訓事宜，培訓的差異主要體現在培訓時間、培訓內容和考核方式與內容上面。檔案管理工作者對信息安全技術的掌握并不是最終目的，是要以這些為工作手段，最終提高我國整體的信息檔案管理質量。

2.3進一步完善檔案信息管理制度。現在，我國的檔案信息管理制度處于基礎階段，頒布的涉及信息安全的標準和規定中，幾乎沒有直接和檔案管理工作者信息安全素質要求相關的內容，現實工作中遇到的實際問題得不到針對性和規范性的解決，因此我國檔案管理工作者信息安全素質現狀無法從根本上得到改變。現在根據我國檔案信息管理制度的現狀，完善和健全檔案信息安全的標準和規定，以及完善檔案管理工作者的準入制度是很有必要的，同時還要根據我國檔案管理工作的實際情況，為檔案管理隊伍選拔一批具有較高綜合信息素質水平的人員。在檔案工作者專業技術職務調整的政策規定中，納入信息素質考核的內容，各級職稱考試當中必須要包括信息安全素質方面的內容，這樣對檔案管理工作者學習檔案信息管理內容的積極性和主動性，會起到一個很好的引導和監督。

2.4對檔案工作者開展信息技能培訓。傳統平面媒體一統天下的局面已經成為過去時，網絡媒體正在以它自身特有的優勢占領著越來越多的傳播市場，因此檔案管理者需要掌握必要的軟件操作和維護技能，加快辦公效率，加強網絡知識的學習和培訓，使自身捕捉社會信息的能力得到提升。同時，為了提升檔案工作者借助現代傳播媒介進行有效檔案信息傳播的能力，有必要開展相關知識（檔案管理信息系統、電子文件的發展和計算機病毒等知識）的培訓，信息技能培訓的開展，有利于檔案工作者以安全和保密為前提，運用現代技術開展更有效的檔案信息傳播工作。

篇(2)

信息安全素質指的是社會成員所具備的信息安全素質。在檔案信息管理領域里,該項素質就是指檔案管理者對于網絡環境中的電子文件信息安全意識、能力。

2檔案管理工作者信息安全素質現狀

2.1信息化管理意識欠缺

檔案管理者對于檔案信息化的認識比較淺,不能夠將電子文件作為我國的一項戰略信息資源,不能夠對檔案信息網絡安全有較深的意識,在自己的日常工作中就不能夠去有意識的進行預防,積極的應對,這是導致信息化管理意識比較緩慢的主要原因。

2.2信息化管理專業基礎知識相對薄弱

信息技術的日新月異,已經掌握的技能方法如果不及時更新就會很快過時。檔案工作者不是信息技術專業人員,信息安全意識的缺乏使他們雖然意識到自身信息安全技能的不足,但由于缺乏強制性的提升專業水平的制度要求和定期的培訓機制,使他們的信息安全能力與實際工作要求的差距越來越大。對于老的檔案管理者雖然掌握了檔案管理知識,但是缺乏信息技術能力,不少掌握信息技術的年輕檔案工作者有的雖然掌握信息技術,但是又缺乏檔案管理知識,而有的年輕的檔案管理者由于在待遇、職稱、前景等問題上的偏差認識而主動改行從事其他工作,使得整體信息技術水平偏低的檔案部門更加缺乏掌握信息技術的人才。

3提高檔案工作者信息安全素質的對策

3.1提升檔案管理者的工作敏銳性,增加責任感

信息化時代大環境下,有很多的新領域和載體出現,在檔案界引起了一些改變,同時也是提升了對檔案管理人員的素質要求,我們要對檔案管理工作的基礎性有一個比較深刻的認識,將工作的重點置于服務和管理上,通過轉變工作的著力點來提升管理能力和服務效率,改善觀念,將檔案管理的綜合功能較好的發揮出來,對現有的領域進行拓展,變更服務模式,迎合現代檔案需求,不斷的開創進取,讓檔案管理可以為經濟發展和社會發展提供幫助。

3.2提升檔案管理人員的專業素質和水平

為檔案工作者進行信息安全素質培養。對新入的檔案工作者以及現有的檔案管理者進行培訓,針對他們的不同薄弱環節進行加強,增加檔案管理知識,提升檔案管理水平。根據不同崗位來進行任務的分配,根據檔案人員自身的差異性來編排培訓時間和內容,對培訓結果進行考核。檔案工作者在具備了一定的信息安全技術之后,需要對自己所需要承擔的社會責任以及義務有明確的認識,能夠知法、懂法、遵法,自覺的對違法行為進行監督管理,對知識產權和隱私給予保障,使用信息安全技術來提升檔案管理效率和安全性。

3.3對檔案信息管理制度進行強化

現在我國已經存在一些信息安全標準以及相關規定,可是這些規定尚處于初期,并不完善,存在很多的問題,還有很多的內容需要在探索中完善,這些標準和規定中涉及到檔案信息管理者的信息安全素質的要求和內容,這也就導致了實際的問題還無法獲得解決,因此無法將我國檔案管理者信息安全素質差的現狀給扭轉過來。因此需要將檔案信息管理制度進行強化,對現有的內容和標準進行完善,對檔案管理工作者進行標準制定,結合當前的檔案管理工作,選用優秀的檔案管理人員,引入優秀的檔案管理人才,提升檔案隊伍的整體水平。還有就是對檔案管理工作者的專業技術職務進行考核,將信息素質作為考核的項目之一,督促檔案工作者能夠自主的進行檔案信息管理內容的學習,根據崗位差異來具體的調整制度,方便其執行。

4結語

篇(3)

【關鍵詞】事業單位 檔案管理 信息化

檔案管理工作是我國事業單位工作的基礎和重點，事業單位檔案管理是開展人事管理的基礎，是事業單位對員工進行考核的依據。事業單位檔案管理工作不僅記載了為社會提供服務的所有信息資源，同時也關系著事業單位工作人員的培養。根據檔案可以迅速查詢到員工的相關信息，為組織的人事管理提供了重要依據。因此，事業單位檔案有著極為重要的作用。長期以來，事業單位在檔案管理工作中取得了長效進步，同時也存在諸多弊端。總之，在事業改革如火如荼的今天，對事業單位檔案管理工作的探討具有重要的現實意義。

1.事業單位檔案管理中存在的問題

1.1檔案意識不強

事業單位對檔案管理工作的沒有足夠的重視，對檔案的重要性了解也不夠。在實際工作中，有的領導沒有認識到檔案管理工作對事業單位的工作效率和發展的重大作用，而是將創造經濟效益作為頭等大事來抓，忽視檔案資料的管理，認為檔案工作既帶不來經濟效益，也沒有社會地位，對人事檔案重視不夠，使檔案工作處于無序狀態，檔案的作用無法得到充分發揮。

1.2檔案管理人員素質不高

檔案管理人員是實施檔案管理工作的主體。目前，大多數事業單位缺乏專業的檔案管理人才，事業單位的檔案管理工作人員，工作相對比較枯燥，而且待遇水平不高，很多身兼數職，多忙于應付日常事務，致使檔案管理工作敷衍了事，工作中缺乏上進心和責任心，檔案管理混亂，不能為事業單位發展及時提供寶貴的信息建設。檔案管理人員專業素養決定著事業單位檔案管理工作水平的高低，目前事業單位的檔案管理人員很多都是年紀偏大的員工，缺乏專業的、系統的檔案管理知識培訓，缺乏檔案管理的專業的知識，僅憑日常經驗或口口相傳的工作方式就從容上崗，很難適應信息化水平下的檔案管理工作，

1.3檔案服務能力薄

很多事業單位檔案門類單一，有的僅僅對文書以及報表資料進行收集，沒有將聲像等電子或者視頻資料納入檔案管理中來，影響了檔案的系統性和完整性。有的檔案資料在管理過程中出現污損和丟失，造成不可挽回的損失。有的檔案資料在使用時缺乏有效檢索工具，檔案管理混亂，查找起來十分不方便，有的為了應付差事，僅僅就是設立一套卷宗，導致重要的檔案信息查詢不到，嚴重影響了檔案的信息服務功能。

1.4檔案管理信息化程度不足

信息化已經完全普及，但事業單位的檔案管理工作并沒有完全做到信息化管理。紙質的檔案資料依然占據重要位置，這些傳統保管手段受到自然環境的限制，其壽命也隨著使用次數增多而漸漸減少，一旦損毀就基本上很難以修復，很多老磁帶甚至都無法正常讀出來，很多重要的檔案都是漸漸失去應有的價值。而計算機技術并沒有及時被用到檔案管理來，使得檔案數字化管理、科學化管理檔案成為一句口號，得不到落實。

2.事業單位檔案工作改進對策

2.1加強檔案信息化管理

檔案管理電子化是檔案管理工作的必然趨勢。事業單位應該充分的意識到檔案信息化的重要作用，全面做好檔案管理工作的信息化，保證重要檔案的安全性。首先事業單位在檔案查詢上加強電子檢索，通過系統軟件支持，實現檔案管理資料查詢的方便性。其次，推進人事檔案管理電子化，在實施檔案信息化的過程中，一定要確保檔案的安全。為了應對這一點，檔案資料采集要做到采集真實、管理規范。同時，檔案管理人員也要做好電子檔案的保存工作，將每一類檔案的密級程度劃分好，對檔案進行全面的掌控。不僅可以節約成本、減少風險，還可以有效建構社會信用系統。第三，倡導檔案信息網絡化。檔案信息網絡化，是在檔案法的框架下，充分利用網絡的迅速傳播優勢，將檔案信息進行社會共享，最大限度的提高檔案的使用價值，促進檔案工作的全面信息化。最后，改善單位現有檔案管理設施，加大檔案管理設備投入，提高工作人員的工作質量和效率。事業單位應該在檔案室配備了數碼相機、掃描儀等。全面實現電子文檔一體化管理，步入檔案辦公管理自動化軌道。

2.2加大檔案管理人員的培訓力度

事業單位的檔案管理者主要包括了檔案管理專業人員其他相關的服務人員。培訓分為兩部分，一是對檔案工作人員進行思想政治教育，讓檔案管理人員能夠充分認識到檔案工作的重要性，提高工作人員的職業認同感和榮譽感，提高工作積極性和主動性。二是加強工作技能的培訓。提高檔案管理人員的進入門檻，事業單位檔案管理工作者必須要具備相當扎實的專業管理技術，對當前的檔案管理工作人員進行系統的信息化檔案管理知識培訓，培訓合格的檔案管理人員才能上崗，網絡時代的到來，工作模式變為了人與計算機的結合，培訓可以幫助現有檔案管理人員掌握計算機技術、網絡技術、通訊技術知識，幫助他們更快的適應信息化檔案管理的發展，從而將傳統的檔案管理知識與先進的科技信息相結合，建設一支適應現代社會發展的檔案管理隊伍。

2.3及時更新檔案

事業單位具有很強的變動性，人員流行頻繁，檔案的更新是一份工作量很龐大的工作，檔案的管理人員要及時收集新的檔案完善檔案庫，及時的更新檔案信息、檔案內容，及時的為員工提供社會與單位內的新動態、新信息等。對于廢棄的檔案另作封存，才能更好的提高事業單位的工作效率。

總之，在信息化日益普及的今天，檔案管理工作被賦予了更廣闊的應用環境，事業單位檔案管理工作朝著信息化、技術化的方向發展，這也為事業單位檔案管理工作提出了要求和挑戰。

參考文獻：

[1]程巧玲.事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].科技創新導報.2011（20）

[2]義.淺談檔案管理現代化的實施[J].企業導報.2009（1）

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關鍵詞：檔案工作者；信息安全；素質

檔案信息安全是現今檔案管理工作的生命線，研究檔案管理者的素質，有利于拓寬檔案管理保護領域、發展檔案管理學的理論研究；完善檔案信息安全管理體系。促進檔案信息化建設和檔案管理事業的健康、有序、可持續發展具有重要意義。

一、信息安全素質

信息安全素質是指社會成員在信息安全領域所具備的基本信息素質。對于信息社會環境中的檔案管理工作者，信息安全素質更是集中于在網絡環境中管理電子文件的信息安全的意識、能力。

二、檔案管理工作者信息安全素質現狀

（一）信息化管理意識欠缺。當今社會，科學技術發展的日新月異，特別是計算機，網絡技術在檔案領域的廣泛應用，使的檔案管理的方法和手段也隨之發生了根本性的改變，從傳統的紙質檔案管理向紙質檔案及電子檔案管理并重的新模式邁進，并向網絡化管理方向發展，思想觀念的陳舊使部分檔案工作者滿足于傳統的檔案管理方式，即使裝備了現代信息設備，也僅僅將其視為對傳統工作方式的補充。有些人對檔案信息化的認識仍然停留在較低的層次，沒有將電子文件看作我國重要的戰略信息資源，尚未意識到檔案信息網絡安全的重要性、緊迫性。對具體到自身工作環境中應當怎樣預防、發現和應對網絡信息安全風險往往無所適從，信息化管理的意識相對比較緩慢。

（二）信息化管理專業基礎知識相對薄弱。信息技術的日新月異，已經掌握的技能方法如果不及時更新就會很快就會過時。檔案工作者不是信息技術專業人員，信息安全意識的缺乏使他們雖然意識到自身信息安全技能的不足，但由于缺乏強制性的提升專業水平的制度要求和定期的培訓機制，使他們的信息安全能力與實際工作要求的差距越來越大。對于老的檔案管理者雖然掌握了檔案管理知識，但是缺乏信息技術能力，不少掌握信息技術的年輕檔案工作者有的雖然掌握信息技術，但是又缺乏檔案管理知識，而有的年輕的檔案管理者由于在待遇、職稱、前景等問題上的偏差認識而主動改行從事其他工作，使得整體信息技術水平偏低的檔案部門更加缺乏掌握信息技術的人才。

(三)信息化管理制度不健全。目前，我國還未全面實施檔案工作者從業資格制度等準入制度，因此缺乏對新進的檔案工作者的計算機能力、信息安全素質等方面的的限制。這使得各級檔案部門在選拔培養檔案干部時只能由主管機關、主管領導來掌握調入人員的各項素質要求，而缺乏明確的專業指向性。對于己經從事檔案工作時間較長的老同志，他們的年齡、專業和其他原因造成其自身現代信息技術能力比較欠缺，相對來將他們的信息安全素質的不足就更加明顯。同時檔案工作者技術職級晉升的各項考試中，缺乏有關信息安全技能方面的考核內容，因此部分人事管理部門缺乏提高和激發檔案工作者自身信息安全素質的主動性的激勵機制。

三、提高檔案工作者信息安全素質的對策

（一）加強檔案管理者對工作的敏銳感、責任感。隨著信息化時代的到來，新領域、新門類、新載體檔案不斷涌現，給檔案工作者在素質上提出了更高的要求，同時，我們深刻認識到檔案管理工作歷來是一項重要的基礎性工作，檔案工作的責任感即檔案工作者要認識到檔案事業發展的必要性，要把工作的著力點轉向未來，深化服務意識，樹立以服務促管理，以管理完善服務的觀念，充分發揮檔案管理的綜合功能，更新服務觀念，拓展服務領域，改革服務方式，大膽探索，努力實踐，使檔案管理工作真正成為促進經濟發展和社會全面進步的重要保證。

（二）加強檔案管理專業技能培訓。對全體檔案工作者進行信息安全素質教育。無論是新入的人員或是已經從業多年的老檔案管理者都應根據掌握的檔案管理知識的不同進行相關培訓。其次，檔案工作者的工作崗位、職責和承擔的任務不相同，進行培訓時應當對檔案工作者區別對待，從培訓的時間、內容、考核等多方面體現出培訓差異。

檔案工作者在掌握了信息安全技術后，應當明確自己承擔的社會責任和義務，遵守國家的相關法律法規，自覺抵制違法行為，尊重他人的知識產權和個人隱私，合理地使用信息安全技術，提高信息檔案管理質量。

（三）完善檔案信息管理制度。目前，我國雖已頒布了一些涉及信息安全的標準和規定，但這些標準和規定都還處于探索階段，其中直接與檔案工作者信息安全素質要求相關的內容幾乎沒有，這使得對實際問題的解決缺乏針對性和規范性，從根本上無法改變我國檔案工作者信息安全素質的現狀，因此首先應該建立健全檔案信息安全的標準和規定，完善檔案管理工作者的準入制度，結合我國檔案管理工作的實際情況，選撥綜合信息素質水平較高的人員進入檔案管理隊伍，其次，將信息素質考核納入到檔案工作者專業技術職務調整的政策規定中.將信息安全素質方面的內容加入到各級職稱考試當中，用以引導和督促檔案工作者積極主動地學習檔案信息管理的相關內容。同時，根據實際情況，以崗位不同的工作內容為依據，在法規制度的具體管理實施中應充分考慮到崗位的差異，細化具體操作，以便于具體實施。

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【關鍵詞】普通高校；學生檔案；管理

在市場經濟及人才市場的影響下，高校畢業生由最初的統一分配轉變為“雙向選擇”，學生在畢業之時自主進行選擇，或升學或創業或就業。選擇多樣化增加了檔案管理的難度。另一方面，大多數學生無檔案意識，在離校前不關心自己的檔案去向，投遞信息變化后不能及時告知檔案管理人員造成檔案無法寄出。普通高等學校學生檔案如何高效、有序管理是現在高校面臨的普遍問題。

一、高校學生檔案管理存在的問題

（一）歸檔內容不全。學生管理工作中，教職工普遍沒有檔案管理知識，學生檔案中多數只裝入學生基本的檔案內容。學生檔案記載了一個人成長發展的過程，它包括了在校期間的生活學習情況，如高考記錄、學員鑒定、成績總表、畢業生登記表、入團入黨材料等等，但是學生在校期間獲得的獎勵、懲處等材料大多沒有裝入學生檔案。學生個人在簡歷中填寫的獎懲情況缺少支撐材料，其他關于學生創新能力、實踐能力、技術能力等材料也沒有裝入其中。

（二）管理手段落后。高校在校學生檔案的管理，多為各院、系、部自行管理，班主任或輔導員為直接管理者，每個學生的檔案為手工操作管理，在增加內容或信息變動時不能及時反映。管理手段落后，缺乏專業性、技術性。現有的檔案管理方式與現代化的高等教育快速發展相比已越來越不適應。

（三）畢業生檔案滯留現象嚴重。學生在校期間沒有受到關于檔案知識的教育，對檔案的內容、功能、管理、寄存等認識模糊，學校在學生畢業時也不告知檔案去向。就業時到需要檔案的單位才去了解自己的檔案在何處、該如何提取等問題。剩余的就成了“棄檔族”，造成了人、檔脫離的現象，檔案滯留現象嚴重。

（四）檔案意識不強。1.教職工檔案意識不強。大多從事學生管理工作的教職工沒有檔案管理方面的專業學習，學校統一通知要給學生裝檔案的材料就統一給每一位學生裝入檔案袋中。屬于“批量生產、批量管理”，沒有注意個別學生其他需裝入檔案袋的材料，造成學生檔案不完整、不齊全。2.學生檔案意識不強。由于現在就業方式的改變，很多用人單位只和學生簽訂勞動合同，注重的是畢業證、學位證等，而戶口和檔案要掛靠到人才交流服務中心；一些畢業生沒有固定在一個單位工作，流動性大，畢業后沒有完整的工作記錄，檔案長期放置學校或人才交流服務中心而無法建檔。有的學生畢業前的實習單位和正式畢業后的單位有變動，不及時告知學校，造成檔案投遞無法寄出，或原單位收了檔案沒有轉遞到新單位，造成檔案丟失。

二、普通高校學生檔案管理問題的成因分析

（一）學生檔案管理崗位職責不清。檔案管理人員時常變動，人員變動過程交接不清楚，崗位職責落實不到位。輔導員或班主任檔案管理知識欠缺，致使管理檔案存在漏洞較多。學生流動性強，信息更新、處理不及時。

（二）學生就業方式多樣化。畢業生擇業方式多樣化，檔案的投遞需要機要局進行轉遞，但是機要局規定接收機要件的單位必須是縣團級以上的黨政機關和企事業單位的教育、人事部門，這就對檔案投遞產生了不小的限制。

（三）檔案管理不受重視。檔案管理規定要確保庫房有防火、防潮、防盜、防光、防塵、防鼠、防高溫等措施，庫房要安全、堅固。保持庫房的清潔，溫度控制在14攝氏度到24攝氏度，相對濕度控制在45%-65%。但是在很多高等院校中，學生檔案堆放的庫房通常較潮濕、清潔工作不到位、無防火防潮等設備。無專門的學生檔案管理經費，使檔案工作處于無發展狀態，與日趨高速發展的教學管理不相適應。

（四）學生個人不重視。根據《高等學校學生檔案管理辦法》（試行）中的第七章第二十九條第四小條規定：學生個人不能查閱自己的檔案材料。學生從建檔之初就從來沒有看見過自己的“神秘”檔案，不能引起學生足夠的重視。還有的學生認為自己畢業后所從事的工作或單位不需要檔案，自己的檔案記錄“不漂亮”，更不愿意把檔案轉走，使其成為“無頭檔案”。

三、學生檔案管理探究

（一）將學生檔案管理知識納入學生入學教育中。在學生進入高校時，組織學生學習個人檔案中涉及的檔案內容和分類；檔案的管理范圍、檔案的利用制度、學生檔案的轉遞等相關學生檔案管理制度、章程。一是讓學生知道檔案的重要性，引起足夠重視，二是讓學生知道在校期間哪些材料需要裝入檔案中，提前做好準備，主動將材料交到學生檔案管理老師處，信息變動時及時進行報告，畢業時將檔案轉到單位或人才服務交流中心，保證檔案的安全、不丟失。

（二）明確檔案管理人員的工作職責。學生檔案管理實行統一管理，由至少2名專人負責，在其中1人變動時保證檔案工作的連續性。每年進行一次登記和統計，并認真核實，發現問題及時解決。

（三）保障檔案管理建設經費。檔案管理要求嚴格的庫房管理條件，要保證檔案庫房達到要求，就必須保障經費。除檔案工作所需硬件設備外，檔案庫房還必須配備加濕機、除濕機、空調、滅火器等設施設備，有條件的學校還應該配備密集架進行檔案存放。

（四）學生信息數字化。在學生畢業前夕應將學生在校的德、智、體主要表現和學生歷年成績輸入計算機，在紙質檔案投遞出去以后保證學校留存學生的個人信息，若學生檔案因各種原因丟失學校可以提供補辦檔案業務。 （下轉第133頁）（上接第148頁）

（五）遺留檔案的處理及時處理。大多數學生在畢業之后能順利地將檔案轉遞到學生工作的單位或人才服務中心，除此之外還有退學、因故死亡、休學等其他學生在尚未畢業就終止學業的，其檔案應分類管理，不能直接投送到人才服務中心。

【參考文獻】

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人事檔案管理是一項事關事業單位發展和有序運行的管理工作，能夠充分考量單位用人情況、單位自身的科學發展水平、事業單位的精神文明建設程度，因此掌握新時期人事檔案管理方法能夠在一定程度上促進事業單位對內部情況的統籌計劃和控制，進行科學的決策，從而更全面地發展。

1.人事檔案管理的內容及意義

人事檔案管理無論是在企業還是在事業單位都有其存在的必要性，主要是對員工主要的工作經歷、學習經歷、政治面貌、職業素養及思想品德等個人情況做詳細地記錄與備份，一般用于員工的個人發展和職業規劃，往往根據員工在職過程中做出的業績與所犯的錯誤隨時跟進信息，作為員工轉正或提升的依據[1]。人事檔案管理是建立在信息真實而全面的基礎上，在檔案管理過程中進行嚴格地審查，能夠強化對員工信息的了解，作出分析，更好地實行人才管理。人事檔案是一項寶貴的資料，事業單位加強人事檔案的管理，能進行更合理地人員分配和利用，充分發揮出人才的作用。從某種意義上說，檔案資料是事業單位的一種隱形的財富，但其價值并不能直接顯現，而是通過信息的轉換和分配，來促進事業單位在發展上有個質的飛躍，突破原有的局限性，實現科學發展。

2.當前事業單位人事檔案管理的情況

2.1管理制度有很大漏洞

目前，很多事業單位在進行人事檔案管理時，都沒有相關的制度依據，也不夠重視檔案的作用，所以整體管理局面比較混亂。就住房公積金管理中心對人事檔案的管理來說，國家還沒有一個統一的管理方法，有些管理條例也沒做出明文規定，使得全國各地住房公積金人事檔案管理都處于自行管理的混亂狀態，各個地方的管理都各不相同，這種不規范的現象不利于以后進行數字化信息統一管理，也不利于事業單位的穩步發展。

2.2管理手段比較陳舊

目前很多事業單位在管理人事檔案時手段和方法都比較落后，仍然沿用傳統的人工管理，沒有及時引進現代信息數字化管理的技術，使得整個管理水平都偏低，因為信息量的不斷擴大，人工管理的效率提不上去還常出現錯誤。例如某住房公積金管理中心缺乏專業檔案管理人員，管理設備陳舊，管理人員在收集、整理和分類檔案信息時，操作不規范，檔案存放比較分散，保護措施又不到位，甚至出現信息的丟失，這些都將嚴重影響事業單位的公信度，不利于今后檔案信息數據庫的建立。

2.3管理信息時目的不明確

人事檔案資料是一種無形的單位財富，加強對檔案信息的有效管理，可以促進事業單位的發展和穩定[2]。但在實際管理工作中，管理人員并沒有對檔案管理的價值充分認識。比如，一些事業單位只知道怎樣去收藏和保管好所有檔案信息，卻忽視對這些信息的有效利用，為事業單位科學決策提供依據，如果檔案信息只具有收藏價值，那其存在就沒有意義。所以事業單位需要改變這種重收藏，輕使用的局面，真正發揮檔案信息的價值。

2.4專業管理人員的缺乏

人事檔案的管理是交到管理人員的手中，其對信息的處理和利用非常重要。但就目前來看，專業管理人員非常缺乏。專業的管理人員必須同時具備專業的管理知識，還需要有較高的素養，實際情況往往只具備其一，所以管理不能到位，而且有些管理人員工作態度首先就不端正，即使有專業的管理知識和技能，仍然不能達到較高的工作效率。

3.創新改革方式

3.1創新檔案管理意識

在凡事都講求創新的現代社會，事業單位的檔案管理工作要想開展得更有效，就要創新意識和觀念。首先，單位領導就要樹立重視檔案管理的思想，提高事業單位全體工對檔案工作的認識，從而發揮其工作積極性；其次，定期開展相關教育宣傳活動，讓更多員工從思想上接受熏陶，從而更加全面認識檔案管理工作；最后要實行檔案管理工作責任制，每個員工都有自己需要全權負責的領域，一旦工作出現紕漏，就會影響員工的工作績效，這樣有利于加強員工的責任感，，從而對工作更加盡心盡力。

3.2完善制度建設

一套完整的管理制度有利于解決工作中的大小事宜。事業單位的檔案管理也要創新管理手段，建立科學的現代化的管理制度，保證各項管理工作能夠有條不紊地進行，加強管理制度的實施效果考核，隨時監督控制制度的實施情況，碰到特殊情況也可及時調整策略，在單位內建立合適的獎懲機制，來調動管理人員的工作熱情，使其積極主動地參與到管理工作中去，能夠在工作中抓住核心內容，確定工作方向，并學會及時總結經驗，提高檔案信息的準確性和真實性。

3.3加強專業管理人員的培養

硬件的管理手段是可控因素，但專業管理人員卻是不可控因素。所以只有過硬的專業知識技能和高水平的專業素養同時配備，才能真正促進管理工作的有效進行。首先，事業單位的領導要重視人才的引領作用，雙管齊下，一邊加強對單位現有人才的培養，一邊尋找新的人才，加以引進。不光注重管理知識和技能的培訓，還要對管理人員素質進行測試，對達不到要求用的堅決不予重用。對于新入職員工，要強化崗前培訓的力度，在培訓過程中嚴格觀察，有不適應崗位要求的也要及時調整，保證所有進入到單位內的管理人員都要絕對到位。在這個過程中，還要注意培訓內容的全面性和專業性，使得管理人員能夠靈活處理好各種復雜問題，將檔案管理工作落實到位。

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關鍵詞：高校；檔案管理；素質；提升途徑

中圖分類號：G271 文獻標識碼：B 收稿日期：2015-11-02

高校檔案是歷史文化、科技知識等各種信息的載體，用它獨特的記錄方式與真實性為在校師生查閱各種知識方式與學習提供服務。各高校的檔案中更詳細記錄了本校的發展歷程，讓歷代師生可以從中了解自己學校的發展史。

當今社會電子科技飛速發展，各種信息的傳播速度得到了大大的提升。各高校的檔案管理者要想在校師生更及時地得到新的信息資料，就必須具備各種電子科技產品的使用知識，才能確保在第一時間收集到最新的信息資料，更新本校的檔案記錄，更好地為學校做出應有的貢獻。

因此，當今社會對于各校檔案管理者的要求已不僅局限于自身素質的提高，還包括提升檔案工作管理意識及具備與現代科技社會中的虛擬網絡相結合的專業知識等。[1]對于如何提升高校檔案管理人員自身的各項素質，筆者認為主要有以下幾個途徑。

一、提高高校檔案管理人員的檔案管理意識

提高檔案管理人員的素質首先要提高檔案管理人員的檔案管理意識。檔案管理人員要從根本上認識到檔案管理對于學校發展的重要性，端正自己的思想，用嚴謹的工作態度去對待檔案管理工作。

在以往的高校檔案管理中，許多管理者沒有意識到檔案管理的重要性，忽視了自己的本職工作，認為檔案管理只是像圖書館一樣將各種檔案進行分類管理，供師生方便閱讀就是自己的工作，從而忽視了對檔案內容的管理，也沒有及時對檔案內容進行刪減與更新。在當今信息飛速發展的時代，這樣的做法顯然是無法跟上社會的發展節奏的。同時，一些高校的檔案管理人員并不具備專業的檔案管理知識，沒有認識到檔案的存在是為高校師生更好地學習提供服務的，只是對檔案進行了簡單的分類與管理，不能及時更新資料信息，造成了高校檔案信息資料的遲滯甚至是落后。為了適應新時代社會發展形勢，高校的檔案管理人員必須從提高自己的管理意識出發，具備專業的檔案管理知識，積極參加再培訓活動，在一次次的學習中提高自己對于高校檔案的管理意識與管理能力。此外，因為高校大部檔案仍是紙質檔案，一旦損毀或丟失，就會造成無法挽回的損失。這就要求高校的領導階層也要提高自己對于檔案的重視程度，對檔案管理人員提出明確的衡量標準，而不要盲目地以數量來補充檔案資料，以提高檔案管理人員對管理質量的重視，確保高校的檔案管理工作穩步進行。[2]

二、提高高校檔案管理人員的檔案管理能力

在提高檔案管理人員自我管理意識的同時，還要注重對檔案管理人員管理能力的培養。檔案是高校內師生了解并學習各種信息資料的來源。高校必須確保并維護檔案的記錄性與真實性，這是不容許出現任何失誤的。因此，高校檔案管理人員要有專業的檔案管理能力，懂得檔案管理學、科技管理等各種專業知識。在傳統的檔案管理工作中，檔案管理者只是對各種信息資料進行收集、整理、分類等，大多以圖書的形式進行分類保存。但在當今的信息時代，這樣的做法已經無法跟上信息更新的節奏。這就要求檔案管理人員具備專業的檔案管理知識的同時，還要具備相應的電子科技產品使用知識。與現代社會相結合，將各種科學技術品融入到檔案管理中。運用各種多媒體設備以及互聯網絡及時對新的信息資料進行收集、整理與分類，并運用電子文件進行分類儲存，方便管理，更方便師生進行針對性的查閱與學習。讓高校檔案更好地為師生服務。同時，因為科技飛速發展，信息時代各種新的信息資料層出不窮，這就要求檔案管理人員要不斷提升自己的綜合能力，學習各種領域的專業知識，進行各種培訓，充實自我，以確保對各種新的信息資料搜集的準確性以及及時性。[3][4]高校領導應鼓勵并督促檔案管理人員經常參加各種專業知識的培訓，不斷提高他們的綜合管理能力。并引導管理人員之間相互探討，相互學習，在共同探索中一同進步。此外，要設立健全的管理監督機構，對不同的檔案管理人才進行合理的分配，相互監督，以確保高校檔案的管理工作順利進行，穩步發展。

三、提升高校檔案管理人員的創新能力

提升高校檔案管理人員素質的另一種重要途徑是提升檔案管理人員的創新能力。在信息時代的背景下，以往傳統的檔案管理方式都將被逐步淘汰，這就要求檔案管理人員要有自我創新意識，以確保高校的檔案管理工作持續穩步發展。高校領導應設立相應的獎懲機制，并定期進行考核，以鼓勵檔案管理人員進行自我創新。以往傳統的檔案管理方式把管理人員的管理方式束縛在簡單對“死資料”的管理與檢查上，沒有充分認識到檔案存在的意義是服務于在校師生，造成了大多數檔案管理人員沒有主觀的創新意識，無法對檔案的各種信息資料進行充分的開發利用。新時代的檔案管理人員應培養主觀創新意識，在提高自己綜合能力的基礎上，充分利用檔案中的各種信息資料，結合學校的校慶活動等各種場合，主動創新，讓檔案中的信息資料與學校舉辦的活動相結合，充分發掘利用檔案中信息資料存在的意義；也可以與校內各部門合作，把具有代表意義的各種信息資料以海報或雕塑等形式展現于校園的各個角落，[5][6]讓高校檔案的信息資料更好地為師生服務。檔案管理人員自身的創新意識的培養是一個長期的過程，需要工作人員在各種實踐中不斷摸索，更需要高校領導的鼓勵與支持。只有檔案管理人員自身的積極性提高了，才能確保創新意識的形成和創新能力的提升。

四、結語

高校檔案擁有高校發展歷史的詳細記錄，是一所高校教育事業穩步發展的基礎。高校檔案存在的意義是提供各種服務，服務于高校師生，服務于學校；以各種詳盡的信息資料為依據，為學校的教育提供輔助服務。為了更好地發揮高校檔案的作用，就需要高校的檔案管理人員不斷提高自身的素質。除筆者在文中所提到的幾方面，還有更多的關于自身素質提高的方式可以采納，這就需要檔案管理人員在今后實踐的管理工作中自己去不斷探索與發現，以確保高校的檔案管理工作可以跟上社會的發展節奏，不斷改革與創新。

參考文獻：

[1]袁 冰.西北高師人事管理人員素質現狀分析及對策研究[J].陜西師范大學學報（哲學社會科學版），2003，（S1）.

[2]盧 杰.論檔案管理人員繼續教育的科學性[J].淮北煤炭師范學院學報（社會科學版），2003，（3）.

[3]張 巖.淺談高校檔案管理人員的素質及其提高對策[J].赤峰學院學報（自然科學版），2015，（1）.

[4]李 君.從重藏輕用到藏用皆重――當前信息化時代高校檔案館職能的轉變[J].辦公室業務，2012，（1）.