電子文件與電子檔案管理精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來(lái)了七篇電子文件與電子檔案管理范文，愿它們成為您寫作過(guò)程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

1 當(dāng)前紙質(zhì)文件檔案管理現(xiàn)狀與問(wèn)題分析

由于大量的會(huì)員加入進(jìn)青少年體育俱樂(lè)部，信息的采集、歸檔、管理，就對(duì)俱樂(lè)部會(huì)員的檔案管理工作提出了更高更新的要求。

電子文件是近幾年才出現(xiàn)的新生事物，對(duì)它在檔案管理中的功用，人們還未能充分的運(yùn)用。從運(yùn)動(dòng)員加入俱樂(lè)部的自然信息、每日訓(xùn)練情況、參賽成績(jī)，到運(yùn)動(dòng)員以后的去向，都是采用紙質(zhì)文件記載。這樣，日積月累，形成了大量的文件檔案。對(duì)日常的保管、整理、查找、添加新的信息等等都造成了大量的人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。這樣的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展及社會(huì)對(duì)其新的需求。

2 如何實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的轉(zhuǎn)化

以往，人們習(xí)慣于紙質(zhì)文件的采集、歸檔、整理，對(duì)檔案管理人員技術(shù)水平要求不高，只要避開天災(zāi)人禍，遵守管理和保護(hù)的要求，就能長(zhǎng)期保存。而電子檔案則不同，當(dāng)使用先進(jìn)電子設(shè)施將信息記錄于存儲(chǔ)載體后，就對(duì)檔案資料進(jìn)行全方位，多層面的管理。這在很大程度上解決了檔案管理上信息共享，自動(dòng)化處理的一些新技術(shù)的要求。

由于大量的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)入了我們的生活辦公領(lǐng)域，為我們提供了檔案電子化管理的先決條件，我們要及時(shí)地把原有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，把新產(chǎn)生的信息直接用電子文件形式歸類存檔。避免電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存模式，這既提高了工作效率，又節(jié)省了資源。

3 新管理模式的探索與實(shí)踐

提高電子文件生成與日常管理意識(shí)，利用現(xiàn)代高新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的多功能開發(fā)利用與管理。我館青少年體育俱樂(lè)部檔案從2005年開始，就對(duì)電子檔案管理模式進(jìn)行了探索與思考，并做了以下幾方面嘗試：

1）在電子檔案的管理過(guò)程中我們還明確了責(zé)任到部門責(zé)任到人要求，要求電子檔案的形成、管理、運(yùn)輸?shù)热粘?的監(jiān)督、指導(dǎo)保管等工作有業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。并要求業(yè)務(wù)人員熟練的掌握計(jì)算機(jī)以及軟件、硬件的系統(tǒng)，保證電子檔案能夠有效的識(shí)讀。并要求管理人員一定要具備計(jì)算機(jī)專業(yè)反面的知識(shí)，熟練的掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作技能。并能組織、編寫、歸檔電子文件的各種檢索工作，并要積極主動(dòng)的提供服務(wù)，以確保能充分發(fā)揮電子檔案的作用；2）對(duì)在冊(cè)的所有體育俱樂(lè)部會(huì)員及運(yùn)動(dòng)員進(jìn)行全方位的信息采集并形成完整的電子文件。經(jīng)本人確認(rèn)無(wú)誤后，輸入電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)立案，減少了傳統(tǒng)檔案的管理，錄入環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了電子文件從登記，立卷到歸檔，錄入的一體化管理；3）為了使電子檔案的管理能夠生動(dòng)、具體、可視化，我們還采用了圖像和影像的形式管理電子檔案。我們都把每次的賽會(huì)都要用相機(jī)拍攝下來(lái)形成照片，并用計(jì)算機(jī)的輔助設(shè)備把獲取的圖像文件制作完成，保存到電子文檔里。有時(shí)還用攝像機(jī)把賽事攝錄下來(lái)，經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)處理之后獲得動(dòng)態(tài)的圖像文件，按文件的格式形成文本文件，圖像文件、影像文件等，保存到電子檔案中，以備以后活動(dòng)時(shí)查找和使用；4）對(duì)每天來(lái)館活動(dòng)與訓(xùn)練的會(huì)員及運(yùn)動(dòng)員實(shí)行每人一張電子信息卡，對(duì)活動(dòng)內(nèi)容，訓(xùn)練項(xiàng)目及時(shí)間進(jìn)行日常管理，實(shí)時(shí)有效地掌握會(huì)員及運(yùn)動(dòng)員的訓(xùn)練狀況和身體適應(yīng)能力，為下一步編制訓(xùn)練計(jì)劃提供第一手資料；5）實(shí)現(xiàn)與各省級(jí)和國(guó)家級(jí)訓(xùn)練單位的并機(jī)聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)資源共享，及時(shí)有效地掌握各級(jí)訓(xùn)練單位的運(yùn)動(dòng)員的比賽成績(jī)及科學(xué)的訓(xùn)練方法和先進(jìn)的管理模式。克服過(guò)去閉門訓(xùn)練，賽不出好成績(jī)的窘狀；6）對(duì)運(yùn)動(dòng)員的未來(lái)去向?qū)嵭懈櫣芾恚暾赜涗浟嗣课贿\(yùn)動(dòng)員從選才、訓(xùn)練、參賽等一系列運(yùn)動(dòng)生涯。包括一些影像資料的存檔，都為我們?nèi)蘸蟾?jìng)技體育發(fā)展提供了詳實(shí)的資料，這是原有紙質(zhì)檔案所做不到的。

4 電子檔案進(jìn)入體育俱樂(lè)部的成果

1）使青少年體育俱樂(lè)部的教學(xué)工作和日常工作能夠正常化、規(guī)范化的開展。避免賽會(huì)和訓(xùn)練活動(dòng)在場(chǎng)地和時(shí)間上出現(xiàn)矛盾，有利于宏觀調(diào)整俱樂(lè)部的教學(xué)訓(xùn)練工作；2）電子檔案的建立把青少年體育俱樂(lè)部的活動(dòng)宗旨，訓(xùn)練理念用互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)式，傳輸給全市的青少年和俱樂(lè)部的會(huì)員。可以及時(shí)有效的開展俱樂(lè)部的日常訓(xùn)練和各項(xiàng)賽事活動(dòng)；3）電子檔案的綜合運(yùn)用，能夠?qū)⒔叹殕T零散的訓(xùn)練材料系統(tǒng)化，將比賽的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)理論化，克服了過(guò)去教練員訓(xùn)練計(jì)劃混亂，丟失，賽后總結(jié)不及時(shí)全面的現(xiàn)象。同時(shí)，隨著檔案內(nèi)容的增加，也豐富了體育教練員以及管理人員的知識(shí)，為開展體育科研活動(dòng)指明了方向，并提供了大量的經(jīng)驗(yàn)資料；4）使用電子檔案管理俱樂(lè)部有利于提供體育俱樂(lè)部開展各項(xiàng)體育活動(dòng)，促使俱樂(lè)部的各項(xiàng)體育活動(dòng)能夠長(zhǎng)期、規(guī)范的開展下去。從而不斷豐富了全市青少年體育活動(dòng)，另一方面有利于俱樂(lè)部的教練員們組織開展各項(xiàng)體育教學(xué)工作。

5 加強(qiáng)體育俱樂(lè)部電子檔案管理

1）提高電子檔案管理意識(shí)

電子檔案與紙質(zhì)檔案一樣，同樣涉及到安全歸檔、管理、利用等問(wèn)題，與原有紙質(zhì)檔案具有同等作用，甚至一定程度上超出原有紙質(zhì)檔案的功能。

2）對(duì)電子檔案實(shí)行系統(tǒng)化管理

青少年體育俱樂(lè)部電子檔案的生成是整個(gè)體育系統(tǒng)電子檔案形成的源頭，檔案管理工作必須從源頭做好，對(duì)生成的電子檔案實(shí)行科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，保證歸檔后的電子化檔案完整、有效、真實(shí)。

3）加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的培訓(xùn)

加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。培養(yǎng)一支具備電子數(shù)字化檔案管理，信息處理，傳輸能力的后備人才隊(duì)伍，是我們現(xiàn)今社會(huì)檔案管理的當(dāng)務(wù)之急，檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)電子化檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

4）加強(qiáng)檔案的日常管理

要把日常收集來(lái)的檔案材料，進(jìn)行科學(xué)的分析，整理和分類之后。完整系統(tǒng)的建立起來(lái)，做到電子檔案管理科學(xué)化、系統(tǒng)化、完整化。運(yùn)用它來(lái)指導(dǎo)開展俱樂(lè)部的日常工作，督促體育教練員們不斷提高業(yè)務(wù)水平和能力，更有效的提高體育俱樂(lè)部管理人員的業(yè)務(wù)水平，充分發(fā)揮了電子檔案在體育俱樂(lè)部管理的綜合優(yōu)勢(shì)。

參考文獻(xiàn)

篇(2)

Abstract:The thesis illustrates the definition and characteristics of the electronic document, and then describes the influence of electronic document on records management. The strategies that we should adopt are proposed to point out the significance of the records management.

關(guān)鍵詞:電子文件;檔案管理;影響;對(duì)策

Key words:electronic document;record management;strategies;significance

中圖分類號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1006-4311(2010)04-0102-01

1 電子文件定義及其特點(diǎn)綜述

(1)電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件,它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用;(2)電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞;(3)電子文件的利用是可共享的,也不再受時(shí)間和距離的影響;(4)電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同,它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高,而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

2 電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

2.1 傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象,而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后,電子文件取代了以往的文字材料,它是由擬稿者直接寫在磁盤上,并在磁盤上進(jìn)行修改,一經(jīng)形成后,馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中,由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐,已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則,如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn),也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn),文件形成后,由文書部門收集立卷后,交檔案部門管理,一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生,隨時(shí)更改,存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此,它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔,必須以磁盤或光盤的形式移交,歸檔范圍也不能只是“辦理完畢,具有保存價(jià)值”的文件,還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2.2 由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性,其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化,原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大,要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論,文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限,而電子文件一方面由于制作方便,將產(chǎn)生比以往更多的文件,另一方面由于用戶的需要,信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充,因此很難劃定固定的保管期限,況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。

3 電子文件對(duì)檔案學(xué)理論的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上,另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上,如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等,都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性,才使得檔案區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等其它信息,而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中,電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行,它便于修改、便于復(fù)制的特性,使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本,沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別,也沒(méi)有正本與副本的差異,甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件,這樣文件是檔案的前身,檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等,便成為檔案界的一系列新課題。

檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對(duì)象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象,電子文件出現(xiàn)以后,檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化,其理論研究的對(duì)象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視,原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充,原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。

4 檔案界所應(yīng)采取的對(duì)策

4.1 做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作,實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域,對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo),保護(hù)電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō),通過(guò)采取技術(shù)處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu),保證電子文件的可靠性,使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

4.2 解決好電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長(zhǎng)期保存,因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi),不怕外界磁場(chǎng)的影響,不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是,由于電子文件形成的時(shí)間短,缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證,所以,電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前,對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件,需要定期進(jìn)行復(fù)制,以防止信息損失。

4.3 使檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的,隨著人們對(duì)利用服務(wù)工作的重視,使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個(gè)平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況,隨著電子文件的介入,檔案種類在增加,其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性。因此,在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上,又增加了一項(xiàng)檔案信息載體內(nèi)容,就構(gòu)成三維空間,形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

4.4 檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化,首先要有現(xiàn)代化的人,管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平,不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看,許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才,其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低,甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備,仍不能充分發(fā)揮作用,就談不上檔案信息電子化了。可以肯定,加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革,多途徑、多層次培養(yǎng)人才,是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。

篇(3)

【關(guān)鍵詞】電子文件；應(yīng)用；電力公司檔案管理

前言

電力在我國(guó)的城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中扮演著極其重要的角色，我們必須要著重發(fā)展電力資源，從而為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供源源不斷的發(fā)展動(dòng)力。因此如何完善對(duì)電力公司的檔案管理，正確的利用電子文件記錄電力公司的應(yīng)用流程，成為電力行業(yè)發(fā)展的一個(gè)急需解決的問(wèn)題。電力公司不斷的對(duì)檔案管理中電子文件的應(yīng)用做出改革，利用現(xiàn)代信息技術(shù)和科學(xué)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)電力單位檔案管理工作實(shí)施新的條例。檔案管理逐漸轉(zhuǎn)向電子文件應(yīng)用方面，主要利用數(shù)字化和信息化來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行集中管理。下面主要對(duì)檔案管理中電子文件的應(yīng)用流程作出分析。

1電子文件收集

我們?cè)趧?chuàng)建電力公司的檔案管理過(guò)程中，要充分利用信息化時(shí)代帶來(lái)的電子文件檔案管理應(yīng)用功能。首先應(yīng)在平時(shí)的管理工作中，對(duì)日常的電子文件進(jìn)行收集積累。每當(dāng)電力公司完成一項(xiàng)任務(wù)或者是企業(yè)發(fā)展走向一個(gè)新的領(lǐng)域時(shí)，要及時(shí)的將發(fā)展過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)保存下來(lái)。這種檔案管理主要是利用電子文件進(jìn)行實(shí)時(shí)收集。在平常的管理工作中大多管理者會(huì)使用電腦等信息化設(shè)備來(lái)對(duì)電力公司的日常任務(wù)做出規(guī)范，對(duì)未來(lái)的發(fā)展方向做出有效引導(dǎo)。而這些信息的發(fā)出全部是依靠電子文件進(jìn)行操作，電子文件成為傳播的載體。因此我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理中，首先要及時(shí)的對(duì)檔案的電子文件進(jìn)行收集。將其他格式的電子文件載體轉(zhuǎn)化為檔案管理中的電子化信息元素，確保檔案管理中的電子文件不遺漏，不遺失，保障檔案管理的安全性。電子文件在整個(gè)電力公司檔案管理發(fā)展過(guò)程中的作用不可忽視，我們必須要加強(qiáng)電子文件收集能力。

2電子文件初步鑒定

電力公司的檔案都是一些較為精密的電力數(shù)據(jù)和電力統(tǒng)計(jì)，我們?cè)谶M(jìn)行電子文件初步鑒定時(shí)必須認(rèn)真鑒定電子文件的真實(shí)性和正確性。確保電子文件要符合電力公司的數(shù)據(jù)信息發(fā)展規(guī)律。首先要確保電子文件的內(nèi)容和平時(shí)電力公司的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)完全吻合，完全是對(duì)以前的發(fā)展過(guò)程中電子文件進(jìn)行的復(fù)制歸檔。要使電子文件的內(nèi)容結(jié)構(gòu)和背景信息與原始信息進(jìn)行初步鑒定，確認(rèn)與形成的原始狀況保持一致。電子文件的真實(shí)性得到證明之后，我們要開始鑒訂電子文件的完整性。一個(gè)不完整的電子文件不能有效的說(shuō)明電力公司的發(fā)展軌跡，無(wú)法使電力公司的發(fā)展?fàn)顩r用數(shù)據(jù)表達(dá)出來(lái)。因此一定要對(duì)電子文件的完整性進(jìn)行鑒定，確保電子文件的可靠性。最后還要鑒定電子文件的有效性。檔案管理中一定要存在檔案人個(gè)人資料，以便確保檔案的有效性。檔案管理需要的是還原真實(shí)的原始材料，建立完善的管理技術(shù)系統(tǒng)。我們要致力于電子文件的正確鑒定，使電力公司能在以后的發(fā)展中正確調(diào)用電子文件檔案。

3電子文件存檔

電子文件存檔是電力公司單位檔案工作的重要內(nèi)容，促使電力公司的檔案管理得以健康發(fā)展。電子文件存檔主要包括文本型電子文件存檔，音頻型電子文件存檔和圖像型電子文件存檔，這三種方式的電子文件存檔是電力公司目前主要的存檔方式。下面我們主要對(duì)電子文件存檔工作作出分析。

3.1文本型電子文件存檔

文本型電子文件是電力公司檔案存檔的主要方式，在檔案管理中起著重要作用。隨著計(jì)算機(jī)的迅速發(fā)展，越來(lái)越多的電力公司開始利用計(jì)算機(jī)的快捷性原理，編寫文本文件來(lái)進(jìn)行檔案收集和存檔工作。文本型電子文件就是利用數(shù)字，文字和符號(hào)表達(dá)式的綜合運(yùn)用，從而形成一個(gè)完整的文本文檔，然后文本文檔進(jìn)行分類整理。在電腦網(wǎng)盤上選擇一個(gè)存放電子文件的系統(tǒng)盤，并將企業(yè)重命名為檔案的主要標(biāo)題。然后再在主目錄里設(shè)置各種分目錄，開始將對(duì)應(yīng)的文本型電子文件存放到相應(yīng)目錄中。文本型電子文件存檔后，越來(lái)越多的應(yīng)用型數(shù)據(jù)會(huì)被存入到大型數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。文本型電子文件存檔是目前檔案管理最常用的一種方式，因此我們必須要加強(qiáng)對(duì)電力公司電子文件存檔的管理。

3.2音頻型電子文件存檔

音頻型電子文件是以聲音和視頻等方式來(lái)記錄各種信息的電子文件檔案。電力公司在管理和施工活動(dòng)中，經(jīng)常會(huì)利用各種出聲音文件和視頻文件對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)。這種電子文件具有更加直觀和真實(shí)的感覺，具有極其強(qiáng)大的說(shuō)服力。音頻型電子文件的存檔要遵循嚴(yán)格的存檔規(guī)范，不能將不完整的聲音文件和視頻文件存檔到檔案中。因?yàn)殡S著電力公司的發(fā)展可能會(huì)導(dǎo)致檔案管理過(guò)程中，一些人會(huì)利用職務(wù)之便，隨意改造個(gè)人檔案。從而對(duì)電力公司的檔案管理造成損害。音頻型電子文件的存檔最后要將不同的電子文件進(jìn)行分類，同時(shí)對(duì)每個(gè)音頻進(jìn)行編號(hào)。按照編號(hào)的順序進(jìn)行電子檔案存檔，將整理好的電子文件集中拷貝到U盤或者是電腦盤中，然后將其存檔到檔案。同時(shí)也要對(duì)電子檔案進(jìn)行多次保存，確保電力公司不會(huì)因?yàn)閿?shù)據(jù)丟失而造成巨大損失。音頻型電子文件在電力公司檔案管理也使用的較為廣泛，我們要開始加強(qiáng)音頻操作基礎(chǔ)知識(shí)。

3.3圖像型電子文件存檔

圖像型電子文件的存檔和音頻型電子文件的存檔有著很大的相似度，都是利用特殊的載體來(lái)記錄各種信息的電子檔案。電力公司在平時(shí)的管理中，要把平時(shí)的圖像利用信息化設(shè)備儲(chǔ)存下來(lái)。圖像文件能使調(diào)用者直觀地了解檔案中的數(shù)據(jù)信息，從而迅速完成檔案查詢。要對(duì)圖像進(jìn)行時(shí)間順序編號(hào)，在不同的圖像下方添加備注，以便后來(lái)的調(diào)用查閱。隨著手機(jī)的廣泛應(yīng)用，越來(lái)越多電力公司職員開始利用手機(jī)進(jìn)行保存數(shù)據(jù)。他們?cè)谄綍r(shí)往往是往往習(xí)慣使用手機(jī)對(duì)平時(shí)的檔案進(jìn)行拍照，然后上傳到個(gè)人空間像冊(cè)。這種圖像會(huì)在他們的個(gè)人設(shè)備上長(zhǎng)久的保存下去。因此這種文件存檔方式穩(wěn)定性也極高。圖像對(duì)于加強(qiáng)圖像電子文件的發(fā)展也尤為重要，促進(jìn)了電力公司的檔案管理工作。

4電子文件的檔案審核

電子文件存檔后，已經(jīng)形成了一個(gè)完整的電子檔案。電力公司往往會(huì)將檔案歸納總結(jié)，全部核定封裝成為公司的檔案手冊(cè)。在最后的管理工作中，歸檔單位要嚴(yán)格按照歸檔的項(xiàng)目類型對(duì)其檔案進(jìn)行鑒定與檢查。這是檔案管理工作中做的最后一次修改，只有在各部門審核合格后才會(huì)將檔案投入使用。如果各部門發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容和格式中還存在錯(cuò)誤，要及時(shí)的與相關(guān)部門進(jìn)行溝通。最后審核合格后將檔案上交給管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)再次進(jìn)行核查，如若無(wú)誤后，將審核結(jié)果填入歸納檔案中。這是電子文件投入使用的最后一個(gè)步驟，只有在這一過(guò)程驗(yàn)收合格后，才能將電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案。電子文件的檔案審核工作在電子文件的檔案管理中起著最后的決定性因素，我們一定要重視電子文件的檔案審核工作。

5結(jié)束語(yǔ)

電子文件具有極其強(qiáng)大的快捷性和穩(wěn)定性，電子文件的使用對(duì)于檔案管理工作的實(shí)施起著關(guān)鍵性作用。電力公司可依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行分類總結(jié)，從而提取符合電力公司發(fā)展的文件。在檔案管理過(guò)程中，要尤其重視各種電子文件的應(yīng)用流程，處理好各種電子文件間的關(guān)系，確保電力公司能夠建立完善的檔案管理制度。

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篇(4)

關(guān)鍵詞 信息時(shí)代 電子檔案 傳統(tǒng)檔案 管理

伴隨著計(jì)算機(jī)電子技術(shù)的高速發(fā)展，辦公的自動(dòng)化以及網(wǎng)絡(luò)化也逐漸的普及和成熟，以前的許多要靠人工處理的工作都可以直接通過(guò)計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)來(lái)處理，在文件處理的整個(gè)過(guò)程中幾乎可以實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化，同時(shí)伴隨著無(wú)紙化辦公的普及大量的電子文件也就應(yīng)運(yùn)而生。通過(guò)對(duì)電子文件的形成過(guò)程分析，如果對(duì)電子檔案的管理還是采用傳統(tǒng)的檔案管理方式就顯得不合時(shí)宜。

一、電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的對(duì)比

1.電子檔案管理的歸檔方式和時(shí)間與傳統(tǒng)檔案管理不同。電子文件在其形成過(guò)程中需要進(jìn)行隨時(shí)的數(shù)字簽名、信息認(rèn)證以及加密保護(hù)，以確保電子文件在處理和傳輸過(guò)程中準(zhǔn)確無(wú)誤，同時(shí)對(duì)檔案部門接收到的電子文件的原始性以及真實(shí)性予以保證。電子檔案的歸檔可以在文件辦理好之后隨時(shí)進(jìn)行，或者也可以采取周期性的定時(shí)統(tǒng)一歸檔方式，電子文件形成后可以由該部門通過(guò)傳輸或備份的方式交給檔案管理部門，同時(shí)檔案管理部門對(duì)電子檔案進(jìn)行編號(hào)和設(shè)置訪問(wèn)限制級(jí)別，為今后查找檔案的人員提供便利。

2.電子檔案的分類和編號(hào)管理與傳統(tǒng)檔案有所不同。對(duì)于電子檔案的分類，檔案管理部門是在接收到電子文件后當(dāng)即就對(duì)每一個(gè)文件編制一個(gè)文件號(hào)，同時(shí)將文件相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)也設(shè)置好，并且在歸檔的同時(shí)對(duì)主題詞進(jìn)行標(biāo)引以及著錄。隨著技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，電子檔案的管理也引用了先進(jìn)的檢索工具，這樣用戶只要有電子檔案的文件號(hào)或者關(guān)鍵詞，就可以調(diào)閱相關(guān)的各類電子文件，這樣在很大程度上降低了檔案管理工作者的工作強(qiáng)度。

3.電子檔案管理的保管方式與傳統(tǒng)的檔案管理不同。相對(duì)與傳統(tǒng)的檔案而言電子檔案的文件載體容易老化一些，同時(shí)隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展也會(huì)涌現(xiàn)出更多的電子文件載體，這些都在一定程度上對(duì)電子文件的長(zhǎng)期可讀性產(chǎn)生影響。有鑒于此，檔案管理部門要盡量對(duì)能夠統(tǒng)一格式存儲(chǔ)的電子檔案進(jìn)行適當(dāng)?shù)母袷睫D(zhuǎn)換，以利于今后對(duì)電子檔案的利用。

二、電子檔案的管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題

1.電子文件比較容易被修改。由于電子文件沒(méi)有特定的字跡，因此在修改之后也找不到一絲修改過(guò)的痕跡，這不像紙質(zhì)文件，可以通過(guò)字跡來(lái)分辨出文件是否已經(jīng)修改過(guò)了。同時(shí)，電子文件在網(wǎng)絡(luò)上傳輸時(shí)，也有可能會(huì)遇到非法截獲或更改，這在防范上也是有一定難度的。

2.界定電子文件的原件比較困難。電子文件的制作是在計(jì)算機(jī)平臺(tái)上完成的，它是通過(guò)不同的媒介或網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行傳播的，可以同時(shí)在多個(gè)計(jì)算機(jī)上對(duì)同一個(gè)電子文件進(jìn)行展示，這也使得不同時(shí)間、不同地點(diǎn)、不同的人所得到的相同內(nèi)容的文件就沒(méi)有區(qū)別了，不像紙質(zhì)文件可以很直觀地分辨出哪一個(gè)是原件哪一個(gè)是復(fù)印件。

3.為適應(yīng)信息時(shí)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案的格式也要經(jīng)常的變換。在人們?nèi)孢M(jìn)入信息時(shí)代以來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)無(wú)論是軟件還是硬件都在以非常快的速度變換著。因此，需要長(zhǎng)期存儲(chǔ)的電子文件檔案進(jìn)行格式和結(jié)構(gòu)上的變換，這和電子文件的最初形式也存在一定的區(qū)別。另外，由于目前的技術(shù)有限，還沒(méi)有普及電子文件的簽署技術(shù)，也就是說(shuō)還不能在每一份電子文件上進(jìn)行蓋章和簽名。這也在一定程度上使得電子文件是否為原件的判斷比較困難。

三、對(duì)電子檔案管理進(jìn)行優(yōu)化的策略

1.建立健全電子檔案管理的制度。為了更好的做好電子檔案管理工作，檔案管理部門應(yīng)該專門建立和健全電子檔案管理制度，并將該項(xiàng)制度納入到信息管理的科學(xué)工作程序中去。與此同時(shí)，對(duì)電子文檔的管理工作要定期地進(jìn)行自查、總結(jié)以及考核。電子文件的歸檔及管理工作應(yīng)該要用電子文件形成部門、檔案管理部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門這三者結(jié)合的方式來(lái)進(jìn)行。

篇(5)

［關(guān)鍵詞］信息技術(shù)；醫(yī)院；電子檔案管理

當(dāng)前社會(huì)進(jìn)入信息化時(shí)代，信息技術(shù)已滲透至人們工作生活的方方面面，極大地推動(dòng)了社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，這也為提升醫(yī)院電子檔案管理工作的質(zhì)量及效率提供了契機(jī)。但信息技術(shù)在給醫(yī)院電子檔案管理帶來(lái)極大便利的同時(shí)，也產(chǎn)生了形式多樣且規(guī)格各異的電子文件，那些具備一定保存價(jià)值及利用價(jià)值的電子文件被加以歸檔，形成電子檔案。加強(qiáng)電子檔案的管理工作，是提高醫(yī)院管理效率的必然要求，也是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的根本項(xiàng)目。

1信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的價(jià)值

1.1提升醫(yī)院電子檔案的管理水平

醫(yī)院借助信息化技術(shù)，對(duì)具有重要憑證性、依據(jù)性和參考利用價(jià)值的醫(yī)院電子文件的形成、收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及編研等一系列操作實(shí)行全過(guò)程管理與監(jiān)控，可保證管理工作的連續(xù)性。根據(jù)電子檔案中的不同類型，諸如文字型文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、音頻文件、圖像文件、視頻文件、計(jì)算機(jī)程序以及多媒體文件等，采取與之相符的管理方式及管理規(guī)則，可有效提高醫(yī)院電子檔案的管理水平。

1.2提高醫(yī)院電子檔案管理的靈活性、時(shí)效性

醫(yī)院借助信息技術(shù)，可以靈活地對(duì)電子文檔進(jìn)行修正或更改，使檔案電子管理工作更具靈活性，將其有效的存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，與此同時(shí)，借助光盤、U盤等存儲(chǔ)載體，還可對(duì)電子文檔進(jìn)行移交、轉(zhuǎn)借。借助信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，能夠有效實(shí)現(xiàn)資源共享，方便獲取并分享電子檔案及相關(guān)信息，檔案管理人員還可根據(jù)實(shí)際需要，及時(shí)獲取有效檔案信息，并加以整合，提升檔案管理的時(shí)效及效率。

1.3完善醫(yī)院的信息化建設(shè)

信息化時(shí)代中，電子檔案在醫(yī)院檔案的重要性日益凸顯，應(yīng)用信息技術(shù)亦是醫(yī)院整體信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。通過(guò)建立并不斷完善醫(yī)院檔案管理的信息化平臺(tái)，并借助信息技術(shù)，統(tǒng)籌安排醫(yī)院信息及電子檔案工作，可促進(jìn)醫(yī)院各部門的協(xié)調(diào)管理，提高醫(yī)院管理效率，實(shí)現(xiàn)電子文檔的全文檢索，大大提升查檔的效率。且在利用及完善的過(guò)程中，還能及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的不足，予以修正，為醫(yī)院的信息化建設(shè)提供有力的保證。

2醫(yī)院電子檔案管理在應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)存在的問(wèn)題

信息技術(shù)在應(yīng)用過(guò)程中，難免會(huì)存在一定的問(wèn)題。只有加強(qiáng)對(duì)這些問(wèn)題的重視，不斷改進(jìn)，才能切實(shí)將信息技術(shù)有效地應(yīng)用于醫(yī)院電子檔案管理中。使用信息技術(shù)管理醫(yī)院電子檔案，大多采用批量處理的方式進(jìn)行操作，批量處理在大大提升工作效率的同時(shí)，也容易因?yàn)樾⌒〉氖д`造成嚴(yán)重的不良后果，加之文件大多涉及內(nèi)容較廣，涵蓋方向較雜，需要工作人員及時(shí)更新電子文件，以避免出現(xiàn)電子文檔丟失遺漏等問(wèn)題。電子文件需借由信息技術(shù)進(jìn)行多元化轉(zhuǎn)變，才能由原本復(fù)雜的結(jié)構(gòu)、不一而足的形態(tài)、雜亂的存儲(chǔ)方式，轉(zhuǎn)變?yōu)榭蓺w檔、利用的電子文檔，而電子文件在多元化轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，時(shí)常會(huì)受到外界非正常因素的影響，而出現(xiàn)文檔丟失的情況，造成不必要的損壞，破壞了電子檔案的完整性，影響了檔案管理工作順利開展。計(jì)算機(jī)開放性的特點(diǎn)使信息技術(shù)在表現(xiàn)出巨大優(yōu)越性的同時(shí)，也存在較為突出的信息安全、網(wǎng)絡(luò)安全等問(wèn)題。應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院電子檔案管理也勢(shì)必會(huì)存在一定的安全隱患，諸如計(jì)算機(jī)遭受病毒侵害、醫(yī)院網(wǎng)站受到惡意攻擊等，易造成電子文檔遭受損壞，因而對(duì)文檔的安全性有著較高的要求，其安全隱患問(wèn)題不容忽視。此外，利用信息技術(shù)管理醫(yī)院電子檔案，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，檔案管理人員要具備專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)能力、嫻熟的電子信息技術(shù)操作能力、豐富的文化涵養(yǎng)等，才能適應(yīng)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)整理以及難度較大的管理工作。

3信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的有效應(yīng)用

3.1完善電子檔案管理體系

優(yōu)質(zhì)可行的管理體系是將信息技術(shù)有效應(yīng)用于醫(yī)院電子檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，可規(guī)范電子檔案形成、收集、歸檔等整個(gè)流程，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)電子信息技術(shù)應(yīng)用。醫(yī)院電子檔案管理體系應(yīng)結(jié)合醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際情況加以構(gòu)建和完善，以充分發(fā)揮電子檔案服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于醫(yī)院的功能。一是充分借鑒并利用現(xiàn)代管理學(xué)中科學(xué)的理論及方法，形成切實(shí)可行的醫(yī)院電子檔案科學(xué)管理理論，并在實(shí)踐的過(guò)程中加強(qiáng)總結(jié)、發(fā)展，形成科學(xué)、合理的現(xiàn)代化檔案管理體系。二是采取責(zé)任制體系，通過(guò)完善的管理制度、健全的管理機(jī)制，明確檔案工作職責(zé)和任務(wù)，使醫(yī)院電子文件的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性，嚴(yán)格落實(shí)規(guī)章制度，將電子檔案管理工作的全過(guò)程納入到管理體系程序中，與相關(guān)人員的崗位職責(zé)進(jìn)行掛鉤，提升管理人員對(duì)醫(yī)院電子檔案管理有關(guān)規(guī)章制度的理解，落實(shí)責(zé)任分工，明確檔案管理的責(zé)任歸屬，實(shí)現(xiàn)各個(gè)環(huán)節(jié)的有章可循，有據(jù)可查，落實(shí)到人，有效規(guī)范電子檔案管理行為，形成齊抓共管，有效管理的良好格局。三是構(gòu)建行之有效的獎(jiǎng)懲制度，給予工作表現(xiàn)優(yōu)異、成果顯著的檔案管理人員獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)表現(xiàn)不佳的人員予以適當(dāng)?shù)亩酱伲诔浞痔岣呗毠へ?zé)任心的同時(shí)，增強(qiáng)其工作積極性，從而更好的完善醫(yī)院電子文檔管理體系。

3.2建設(shè)電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

建設(shè)電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是醫(yī)院電子檔案管理的重要舉措，是實(shí)現(xiàn)電子檔案信息有效和快速歸檔、提升其利用率的關(guān)鍵。檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)不僅要考慮當(dāng)前電子檔案的需求，還需為以后的電子檔案更新做好充足準(zhǔn)備，保證有較高的性能，還應(yīng)便于反復(fù)修改。一是做好電子文件的收集工作，及時(shí)收集草稿性電子文件和輔電子文件，并將電子文件生成的軟硬件環(huán)境和元數(shù)據(jù)的管理也納入收集范圍中，采取建立電子文件臺(tái)賬的方法，使每份電子文件均在《電子文件登記表》中登記。電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。做好電子文件的前期控制，并定期或不定期對(duì)醫(yī)院工作相關(guān)的電子文件加以收集、登記和備份，及時(shí)保存并登記、更新操作環(huán)境及數(shù)據(jù)，以保證電子文件收集的時(shí)效。二是做好電子文件的歸檔工作，在確定電子文件歸檔范圍的基礎(chǔ)上，歸檔的范圍應(yīng)包括醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各種載體電子文件，具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。歸檔的時(shí)間也需保證連續(xù)性，同時(shí)將保存電子文檔的防磁柜溫度及相對(duì)濕度控制在合理范圍內(nèi)，為避免電子文件在長(zhǎng)時(shí)間保存過(guò)程中可能存在的儲(chǔ)存錯(cuò)誤，歸檔的電子文件應(yīng)一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)于加密電子文件，應(yīng)在解密后再制作拷貝，保證其安全性，對(duì)需要永久保存的電子文件，應(yīng)制作成紙質(zhì)版本予以歸檔。三是利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正電子檔案管理中存在的不足，不斷豐富醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中檔案信息資料存儲(chǔ)的內(nèi)容，及時(shí)更新并補(bǔ)充信息內(nèi)容，滿足使用者對(duì)電子檔案信息的利用要求。為避免兼容器問(wèn)題及數(shù)據(jù)流失，可在進(jìn)行數(shù)據(jù)資源管理時(shí)，將系統(tǒng)設(shè)置成自動(dòng)備份保存模式，最大限度減小損失，防止黑客襲擊，保證電子檔案數(shù)據(jù)安全。四是實(shí)現(xiàn)文檔一體化，將檔案管理與文件管理有機(jī)的整合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)文件檔案的統(tǒng)一與控制，借此清晰記錄并有效反映電子文件形成和辦理的全部動(dòng)態(tài)過(guò)程、相關(guān)的背景信息，保證電子文件的原始性和可靠性。

3.3檔案隊(duì)伍專業(yè)化

檔案管理人員是開展檔案工作的行為主體，通過(guò)建立檔案專家人才庫(kù)，提高檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)，可實(shí)現(xiàn)依法治檔，進(jìn)而使檔案人才培養(yǎng)模式進(jìn)一步創(chuàng)新。只有現(xiàn)代化培訓(xùn)手段得到廣泛利用，檔案專業(yè)隊(duì)伍規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)和整體素質(zhì)得到顯著提高,才能有效利用信息技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院電子檔案管理，并充分發(fā)揮其價(jià)值。一方面，通過(guò)考察、培訓(xùn)等培養(yǎng)教育方式，強(qiáng)化檔案干部培訓(xùn)，包括專業(yè)檔案理論知識(shí)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子文件知識(shí)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)知識(shí)、基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)操作運(yùn)用能力等素質(zhì)。醫(yī)院可在充分考察本院實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，詳細(xì)分析醫(yī)院對(duì)電子檔案管理的需要，并根據(jù)實(shí)際，制訂合理的電子檔案管理人員培訓(xùn)計(jì)劃，定期對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)考核，或是組織其外出學(xué)習(xí)考察，認(rèn)真學(xué)習(xí)電子檔案管理方面的新知識(shí)、新規(guī)定和新要求，還可邀請(qǐng)行業(yè)專家前來(lái)醫(yī)院，傳授電子檔案管理的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)及研究成果，通過(guò)形式多樣的活動(dòng)，不斷提升醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能及管理綜合能力，提高電子檔案的管理水平，使檔案管理人員在充分了解部門需求的基礎(chǔ)上，正確高效地開展電子檔案管理工作。另一方面，可創(chuàng)新人才競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，營(yíng)造人盡其才的積極氛圍，促進(jìn)檔案管理人員自我提升。并將競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制引入醫(yī)院電子檔案管理中，在電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中開展效率競(jìng)爭(zhēng)、時(shí)間競(jìng)爭(zhēng)和服務(wù)競(jìng)爭(zhēng)，使電子檔案管理的工作氛圍充滿活力和生機(jī)，這不僅能充分調(diào)動(dòng)起檔案管理人員的工作積極性，還能促使其不斷進(jìn)取，努力提升自身的專業(yè)水準(zhǔn)及各項(xiàng)素質(zhì)，以滿足醫(yī)院電子檔案管理的發(fā)展需要。

4結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前社會(huì)已進(jìn)入信息化時(shí)代，利用信息技術(shù)加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理工作，不僅是時(shí)展的需要，也是提升醫(yī)院檔案工作效率，推進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要保障。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院電子檔案管理也體現(xiàn)出日新月異的特點(diǎn)，相關(guān)人員應(yīng)正確認(rèn)識(shí)信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的價(jià)值，充分了解醫(yī)院電子檔案管理在應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)存在的問(wèn)題，從完善管理體系、建設(shè)電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、提高檔案管理人員素質(zhì)等方面著手，不斷改進(jìn)醫(yī)院電子檔案管理工作，以切實(shí)提升其利用率，推進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

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篇(6)

關(guān)鍵詞：檔案 管理 信息化 建設(shè)

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）11（a）-0231-01

隨著社會(huì)快速的發(fā)展，檔案信息化管理工作是檔案管理事業(yè)的未來(lái)趨勢(shì)，能夠提升服務(wù)社會(huì)的能力和水平。一些檔案部門在近些年大力的發(fā)展檔案管理信息化建設(shè)，希望能夠同步于社會(huì)的發(fā)展需求。特別是一些計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用較多的單位管理工作，在這些管理活動(dòng)中，電子文件的優(yōu)點(diǎn)得到了大家的認(rèn)可，也有取代紙質(zhì)文件的趨勢(shì)，那么怎么樣提升信息化檔案管理建設(shè)速度，就是關(guān)鍵。

1 當(dāng)前的檔案管理信息狀態(tài)

因?yàn)楝F(xiàn)代技術(shù)的廣泛應(yīng)用，辦公實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化和無(wú)紙化，檔案的形式也有了較大的不同，像是一些文件的起草、簽發(fā)、歸檔都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)以及通訊線路完成，因此，這樣的檔案形式就需要是能夠進(jìn)行機(jī)讀的檔案形式，這樣的檔案利用和以往的紙質(zhì)檔案利用存在較大的差異性。這些差異性說(shuō)明檔案工作人員所面對(duì)的檔案既有紙質(zhì)的也有機(jī)讀的。將檔案信息為有需要的群體和組織進(jìn)行提供是檔案工作的職責(zé)，可是在提供這些檔案信息的時(shí)候，應(yīng)該要保證檔案的真實(shí)性和有效性，那么讓機(jī)讀的檔案符合這些要求，是我們檔案工作者需要考慮的問(wèn)題，而且，檔案信息電子化是檔案利用的必然發(fā)展方向。

2 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

2.1 建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)

建立檔案數(shù)量化應(yīng)用平臺(tái)。為檔案的利用提供渠道，建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)以及公眾服務(wù)網(wǎng)，讓這些網(wǎng)的作用得以發(fā)揮，讓其可以為檔案工作的宣傳和服務(wù)提供幫助。加速檔案文件信息標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，積極的準(zhǔn)備各項(xiàng)硬件設(shè)施，提供硬件保障，加強(qiáng)研究檔案管理軟件設(shè)計(jì)，為檔案信息的交換和資源共享提供條件和基礎(chǔ)，通過(guò)一系列的策略來(lái)確保這些檔案資源的真實(shí)性和安全性。

2.2 加強(qiáng)電子文件的管理是做好檔案信息化的關(guān)鍵

（1）電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文檔，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求。無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。

（2）電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門之間相互協(xié)作，形成互補(bǔ)，讓電子文件歸檔可以成為有機(jī)的整體，提高電子檔案的質(zhì)量。

（3）完善電子檔案歸檔工作的技術(shù)處理。電子檔案這種新型的檔案形式必然會(huì)涉及到電子檔案歸檔這個(gè)內(nèi)容，檔案工作人員應(yīng)該要對(duì)目前的文件工作進(jìn)行研究，接收和處理大量的電子文件，為這些電子文件的原始信息進(jìn)行保護(hù)，對(duì)其來(lái)源和去向了解清楚。借助技術(shù)手段來(lái)將歸檔的電子文件標(biāo)注為“只讀性”文件，禁止文件的修改，對(duì)文件的原始性給予保障，讓其可以發(fā)揮出紙質(zhì)文件的作用。

（4）處理好電子檔案的存儲(chǔ)問(wèn)題。電子檔案都是以電子材料來(lái)作為存儲(chǔ)介質(zhì)，一般都是可以保存非常長(zhǎng)的時(shí)間的。從這些載體中取出信息是不需要接觸的，因此，不會(huì)磨損。電子文件的介質(zhì)通過(guò)密封保存，不會(huì)受到外界環(huán)境的干擾，可是因?yàn)殡娮游募d體的發(fā)展比較快，讀取設(shè)備的更新也比較快，需要定期的進(jìn)行文件轉(zhuǎn)換和復(fù)制，避免信息的無(wú)法使用和失效。

3 檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施

3.1 做好歸檔工作，提升管理水平

依照檔案管理的需求，為不同載體檔案進(jìn)行處理和轉(zhuǎn)換，讓其能夠在不同的讀取設(shè)備上都能夠使用，讓電子文件的價(jià)值得到保留，實(shí)現(xiàn)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性。使用先進(jìn)電子文件管理技術(shù)，提供科學(xué)的管理方法，讓電子管理水平得到提升，滿足電子文件應(yīng)用的需求。

3.2 建立高水平的檔案管理隊(duì)伍，提升管理人員的水平

檔案管理人員需要從以往的雜業(yè)特點(diǎn)進(jìn)行轉(zhuǎn)化，提升其專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理現(xiàn)代化管理工序比較有序，人在管理過(guò)程中的決定性因素比較大，因此，需要對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行建設(shè)，提升檔案管理隊(duì)伍的整體水平。檔案管理領(lǐng)域目前比較少有復(fù)合型人才，一般都是專精于計(jì)算機(jī)或檔案管理的，因此，對(duì)于兩者兼會(huì)的人才比較渴求；為檔案管理隊(duì)伍提升提供條件，提供一些崗位來(lái)讓檔案人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，豐富他們的知識(shí)面，提供工作指導(dǎo)；建立良好的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，調(diào)動(dòng)管理人員的積極性，人都有惰性，需要通過(guò)管理機(jī)制的設(shè)置和崗位調(diào)配來(lái)激發(fā)他們的積極性，發(fā)揮出每個(gè)檔案管理人員的作用。

篇(7)

一、電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

1、電子文件檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑裕梢赃_(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過(guò)遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。

二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析

從目前來(lái)看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問(wèn)題：

1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計(jì)算機(jī)上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對(duì)電子文件沒(méi)有采取很好的保護(hù)措施，甚至隨意對(duì)其進(jìn)行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)處理完畢的有價(jià)值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項(xiàng)工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對(duì)電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問(wèn)題。如有許多單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒(méi)有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡(jiǎn)單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，電子文件就會(huì)遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問(wèn)題，因此極不安全。

3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對(duì)其價(jià)值的斷定和對(duì)其真假進(jìn)行鑒定的一項(xiàng)工作。對(duì)于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來(lái)說(shuō)，就是解決文件的去留問(wèn)題。然而，現(xiàn)在有些單位對(duì)歸檔電子文件的真假與價(jià)值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計(jì)算機(jī)上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒(méi)在價(jià)值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來(lái)了諸多不便。

4、人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識(shí)，而且要有較好的計(jì)算機(jī)操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計(jì)算機(jī)信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進(jìn)了現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。

造成上述問(wèn)題的原因主要有兩個(gè)方面

1、思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對(duì)象，自從計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認(rèn)識(shí)它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的意義認(rèn)識(shí)不足，這些人觀念陳舊、意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對(duì)電子文件的優(yōu)點(diǎn)視而不見，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計(jì)算機(jī)操作，總是按老的一套來(lái)對(duì)待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來(lái)了影響，這是原因之一。

2、管理工作滯后問(wèn)題。目前，計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國(guó)家對(duì)電子文件的歸檔管理還沒(méi)有具體法律法規(guī)，許多單位對(duì)電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對(duì)紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對(duì)電子文件歸檔進(jìn)行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒(méi)有考慮到計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，因此，操作起來(lái)不順暢、不方便。管理工作嚴(yán)重滯后于計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之

三、提高單位電子文件管理水平的對(duì)策

把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長(zhǎng)期保存，使人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。如何提高單位電子檔案管理水平，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：

1、從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手

在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對(duì)后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因?yàn)椋绻麘?yīng)該收集歸檔的文件而沒(méi)有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用。“對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對(duì)草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對(duì)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索要求時(shí)，或者從保留文件重要修改過(guò)程的信息考慮，則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時(shí)收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系，尤其是對(duì)無(wú)紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。必要時(shí)，應(yīng)在收集積累過(guò)程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失。”

2、嚴(yán)格電子文件的歸檔管理

電子文件歸檔，是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，經(jīng)過(guò)整理確定檔案屬性后，從電子計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上，拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上，以便長(zhǎng)期保存的工作過(guò)程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)或記錄有歸檔的標(biāo)識(shí)即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲(chǔ)載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認(rèn)證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求，首先從歸檔時(shí)間上看，文書檔案一般應(yīng)以一個(gè)年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲(chǔ)載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進(jìn)行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺(tái)服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實(shí)性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn)，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔的同時(shí)，應(yīng)注意對(duì)電子文件的運(yùn)行環(huán)境、使用的操作平臺(tái)、設(shè)備要求等進(jìn)行說(shuō)明，必要時(shí)運(yùn)行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。

3、健全電子文件管理的檢查審核制度

2001年10月16日，國(guó)務(wù)院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強(qiáng)化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對(duì)文書、檔案部門進(jìn)行管理檢查，重點(diǎn)檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過(guò)程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>

4、規(guī)范公文制作和控制程序

對(duì)形成的新的公文檔案要指定一個(gè)終端（專人或部門），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來(lái)源的檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對(duì)文件處理過(guò)程中的各類修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進(jìn)行刪除處理。

5、加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施管理

要積極開辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問(wèn)權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對(duì)濕度保持在35-40%之間，同時(shí)強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過(guò)程中安全、穩(wěn)定。

6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)

電子檔案管理是一個(gè)新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。就目前各機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到干部隊(duì)伍中來(lái)，如電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、接受過(guò)大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才，對(duì)此類人才可以經(jīng)過(guò)短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學(xué)歷達(dá)到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對(duì)他們系統(tǒng)的進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、電子計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字通信技術(shù)進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識(shí)技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。

參考文獻(xiàn)：