工程項目檔案管理精品(七篇)

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篇(1)

工程項目檔案是企業(yè)工程項目建設(shè)過程中所有步驟和環(huán)節(jié)的全面記錄文件或資料，能夠準(zhǔn)確的反應(yīng)工程進(jìn)展與完成的真實狀況，在維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益方面發(fā)揮著關(guān)鍵的作用，因此工程項目檔案管理工作是企業(yè)基本管理的重要組成部分，具有突出的作用。針對工程項目的特征而言，工程項目檔案管理具有三方面的基本內(nèi)容，即綜合文件資料類檔案的管理、工程施工及水電、設(shè)備安裝文件資料檔案的管理、工程竣工驗收文件檔案的管理。

2工程項目檔案管理中存在問題

2.1市場經(jīng)濟(jì)體制下的工程項目檔案管理工作缺乏系統(tǒng)研究

無論是從我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢還是從國際市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢來看，市場經(jīng)濟(jì)體制已經(jīng)成為我國各行各業(yè)從事經(jīng)濟(jì)活動的基本依據(jù)。對于工程建設(shè)領(lǐng)域而言，工程項目建設(shè)所涉及的工程招投標(biāo)制度、監(jiān)理制度、工程竣工驗收備案制度、市場稽查制度等正在逐漸向市場經(jīng)濟(jì)體制靠攏，并在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動下日趨完善，進(jìn)而使得有形建筑市場正在加強(qiáng)，以及與政府監(jiān)管機(jī)構(gòu)的智能分離。雖然工程項目檔案內(nèi)容、形式、載體等都相應(yīng)的發(fā)生了變化，但與之對應(yīng)的檔案管理制度、法律法規(guī)、管理機(jī)制等方面還為與之改變，這使得在實際的工程項目檔案管理工作中，缺乏依托市場經(jīng)濟(jì)的系統(tǒng)研究。

2.2缺乏有效的檔案管理組織

工程項目建設(shè)具有一定的特征，對于多數(shù)工程項目而言其施工點較多，并且持續(xù)時間較長，施工隊伍的流動性也強(qiáng)，這對工程項目檔案建設(shè)提出了一系列的難題。并且多數(shù)工程項目并沒有專門的檔案建設(shè)、管理及組織機(jī)構(gòu)，國內(nèi)市場上也沒有與之配套的專業(yè)檔案管理組織，這使得工程項目檔案管理過程中缺乏組織性、規(guī)范性。工程項目檔案管理缺乏有效的檔案管理組織主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是檔案資料流向制度不健全，導(dǎo)致在整個工程期間，檔案人員流動造成檔案失去管理，交接不暢；二是工程項目的檔案工作人員流動性較大，沒有固定的檔案管理人員，檔案管理人員的職責(zé)不清。

2.3工程項目檔案管理意識及工作不到位

在整個工程施工過程中，無論是領(lǐng)導(dǎo)層還是檔案管理工作人員，對工程項目檔案管理工作重要程度的認(rèn)知不高，缺乏思想上的普遍認(rèn)識，使得工程項目檔案管理缺乏應(yīng)用的重視，造成檔案管理工作的不到位。工程項目檔案管理工作不到位的主要表現(xiàn)為：一是工程項目檔案管理工作人員不能按時完成工程竣工檔案，進(jìn)而使得工程無法向城建部門報備；二是工程檔案資料缺失、數(shù)據(jù)失真，工程項目的復(fù)雜性、多樣性、真實性等特點，要求工程檔案建設(shè)及管理過程必須非常專業(yè)和嚴(yán)禁，而管理意識的不到位就容易造成檔案失誤現(xiàn)象，進(jìn)而造成檔案材料失真、工程檔案與實施不符等問題，最終導(dǎo)致工程不能通過審查驗收。

2.4缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍

從我國工程項目建設(shè)上來看，并沒有專業(yè)的檔案管理工作人員，在工程項目中從事檔案管理工作的多為知識層次較低、工作經(jīng)驗較少或者工程技術(shù)人員兼職等形式，檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)不合理，缺乏專業(yè)的檔案管理知識和技能，對工程檔案管理工作較為陌生，甚至不熟悉檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度與程序，這使得工程項目檔案管理工作不夠?qū)I(yè)，影響了工程最后的竣工驗收。

3提高工程項目檔案管理工作水平的建議

3.1加強(qiáng)工程項目檔案立法及監(jiān)督指導(dǎo)，健全管理工作體制

隨著國家與社會對檔案價值認(rèn)知的提高，國家逐漸重視檔案管理工作，并頒布了檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，使得檔案管理體制也日趨完善。從國家宏觀層面看，工程檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)、制度體制等已經(jīng)逐步得到完善，使工程項目檔案管理工作有法可依、有制可循，但從目前的工程項目檔案管理工作來看，最大的問題時檔案管理制度的貫徹實施，因此需要加強(qiáng)工程項目檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)，一方面可加大宣傳力度，使建筑企業(yè)真正認(rèn)識到工程項目檔案管理的重要性，進(jìn)而認(rèn)真開展檔案工作，另一方面從政府相關(guān)部門開始提高重視，認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)募訌?qiáng)工程項目檔案的依法治檔，使工程項目檔案管理法制化、規(guī)范化。

3.2轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念加強(qiáng)檔案過程管理

從領(lǐng)導(dǎo)層到工作層轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，加強(qiáng)檔案管理人員的崗位責(zé)任與考核，實施相應(yīng)的獎懲制度，將檔案管理制度納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、項目法人責(zé)任制。工程項目檔案管理過程的具體實施可采取以下措施：1）每項工程開始前即介入檔案工作，并制定嚴(yán)格檔案管理職責(zé)，做到檔案管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行；2）在工程項目建設(shè)的進(jìn)程中，工程技術(shù)人員對工程進(jìn)行質(zhì)量檢測的同時，要求檔案管理人員必須隨同并做檔案記錄和驗收檔案；3）每個工程項目驗收時，做到項目驗收與檔案驗收的同步進(jìn)行。

3.3強(qiáng)化工程檔案管理專業(yè)隊伍建設(shè)

從目前的工程項目檔案管理情況來看，多由工程技術(shù)人員從事檔案工作，他們對檔案管理缺乏認(rèn)知與業(yè)務(wù)技能，這就需要對其進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。具體實施的話，可通過多種渠道，采取多種方式實現(xiàn)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，包括檔案管理的法律法規(guī)、管理制度、業(yè)務(wù)流程、檔案整編知識與技能、檔案材料收集、整編要求、檔案移交、竣工檔案驗收等內(nèi)容進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。

3.4加強(qiáng)工程檔案的現(xiàn)代化與信息化管理

篇(2)

關(guān)鍵詞：建筑工程；施工資料；檔案；管理

一、目前我國建筑工程項目施工資料檔案管理所存問題

近年來，隨著我國信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，國民經(jīng)濟(jì)經(jīng)濟(jì)水平的提高，在建筑行業(yè)上所實施的管理也更為嚴(yán)格，同時建筑市場也開始向規(guī)范化與信息化方向發(fā)展，但是在其發(fā)展的過程中，在施工資料檔案管理方面仍舊存在以下幾點問題：第一，施工綜合管理資料原件不夠齊全，同時工程項目的質(zhì)量驗收資料也不是很齊全；第二，施工驗收資料的格式與工程項目竣工文件的編制等不夠規(guī)范；第三，在施工原始資料的書寫上不是很規(guī)范，在交接工程資料的時候不夠及時；第四，在施工記錄資料的填寫與記錄評價上存在著一個普遍的現(xiàn)象，即信息不夠真實，未按照相關(guān)的規(guī)定要求來實施一定的計算工作，為實施檔案的審核以及歸檔工作，最終使得檔案管理水平和質(zhì)量一直得不到提高。

二、加強(qiáng)建筑工程項目施工資料檔案管理的相關(guān)措施

（一）事前管控

所謂事前管控就是指從施工資料的形成開始進(jìn)行管控，著重控制檔案資料的來源，并把好質(zhì)量這一關(guān)。在該階段進(jìn)行管控時，首先應(yīng)該構(gòu)建一個健全的質(zhì)量管控制度，在組織上確保該項工作得以正常且有序的實施，具體措施主要如下：

第一，前期管控。首先應(yīng)該進(jìn)行工程項目編碼的區(qū)分，編制相應(yīng)的編碼系統(tǒng)，明確工程項目中單元工程、單位工程以及分部工程等；其次，制定統(tǒng)一質(zhì)量驗收表格與記錄表格，確定工程項目中各種信息記錄表格的統(tǒng)一格式，在確定以后不可隨意進(jìn)行更改，以免對工作帶來一些不必要的麻煩；最后，進(jìn)行施工資料檔案范圍以及要求的編制，并確定資料的收集方式以及整理方式等。

第二，構(gòu)建完善的管控結(jié)構(gòu)以及制度。首先進(jìn)行資料檔案管理機(jī)構(gòu)的構(gòu)建，制定相應(yīng)的管理制度，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與管控工程項目施工資料檔案各項業(yè)務(wù)工作；其次，構(gòu)建相應(yīng)的管控網(wǎng)絡(luò)，確定管控人員，把工作具體落實到每一位工作人員的身上，同時還要確定管理工作的具體程序，構(gòu)建相應(yīng)的考核獎懲機(jī)制；最后，進(jìn)行崗前培訓(xùn)機(jī)制的構(gòu)建，加強(qiáng)檔案管理人員管理技能的培訓(xùn)與教育。

第三，在建筑工程項目施工之前，管理部門應(yīng)該基于事前所制定的計劃方案，加強(qiáng)實施檔案管理工作重要性的宣傳，在管理人員在資料收集工作與整理工作時，應(yīng)該實施監(jiān)督、指導(dǎo)以及檢查。同時還應(yīng)下發(fā)關(guān)于施工資料管理細(xì)則的宣傳單，通過這種方式使參建單位與工作人員能夠重視施工資料檔案管理工作，繼而為該項工作的實施創(chuàng)設(shè)一個良好工作環(huán)境。

（二）事中管控

第一，建筑工程項目施工之前，應(yīng)該收集工程項目施工審批表、施工圖紙、施工組織設(shè)計、施工許可證以及相關(guān)的地質(zhì)勘查報告等各種資料，通過對施工圖紙的了解與熟悉，將施工中所需的各種材料送至實驗室進(jìn)行檢驗，并在施工之前，取出各種施工材料以及配合比檢驗的相關(guān)報告，對各施工方案以及施工組織等進(jìn)行圖紙的會審，明確施工單位的資質(zhì)。同時還應(yīng)和建設(shè)單位進(jìn)行配合，做好相應(yīng)的開工報告以及報建資料，并將材料報告送至監(jiān)理部門。在施工中若需要進(jìn)行塔吊工作，則應(yīng)報送相應(yīng)的塔吊施工方案，并根據(jù)質(zhì)檢部門的相關(guān)要求，收集各種安全資料。

第二，收集并整理施工過程中各分部工程的相關(guān)資料，其主要包括以下幾個方面：一為收集并整理施工試驗資料，做好施工的記錄工作以及工程隱蔽驗收的記錄工作，在工程項目施工之前，應(yīng)該按照施工組織的具體要求，對施工原材料進(jìn)行試驗，并做好相應(yīng)的計劃方案；在隱蔽工程的驗收記錄中，可借助于表格把隱檢的項目、具體內(nèi)容、意見、項目質(zhì)量情況以及相關(guān)的復(fù)查意見等記錄好，但凡隱蔽工程驗收質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的，不可實施下一道工序，由于施工記錄是對工程項目整個施工過程所進(jìn)行的記錄，因此在該環(huán)節(jié)中，其記錄必須要完整且詳細(xì)。二為設(shè)計變更資料的收集與整理，在該過程中，應(yīng)該注意兩個方面的內(nèi)容，即采取分專業(yè)整理的方式與注明好圖紙中所修改的內(nèi)容。三為做好工程項目中各分部項目施工質(zhì)量資料的收集、編寫以及整理工作，由于分部項目質(zhì)量驗收在基于分項工程驗收合格所實施的，因此在這一環(huán)節(jié)中，主要的任務(wù)就是檢查主體結(jié)構(gòu)功能以及質(zhì)量等是否滿足施工規(guī)定，可通過施工單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位以及設(shè)計單位等來共同進(jìn)行驗收，從而確保資料的完整性。

第三，收集與整理施工日志，做好相應(yīng)的技術(shù)交底工作。在技術(shù)交底工作中，不僅要確定工程項目安全要求以及質(zhì)量需求，同時其交底的內(nèi)容應(yīng)滿足相關(guān)的法規(guī)以及工程項目施工要求，做好相應(yīng)的記錄工作，通過書面的形式來進(jìn)行簽字，完整地將技術(shù)交底工作資料歸入到工程項目資料檔案中去。在施工日志資料收集與整理過程中，應(yīng)逐日進(jìn)行填寫，確保其可將施工現(xiàn)場的實際生產(chǎn)狀況準(zhǔn)確且真實地反映出來。此外，在工程項目驗收過程中，還應(yīng)收集并整理施工竣工記錄，進(jìn)行竣工圖的編制，查看資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性，對于所存問題應(yīng)該及時提出相應(yīng)的整改策略，并且限期進(jìn)行整改。

（三）事后管控

在該環(huán)節(jié)中，主要包括兩個方面的內(nèi)容，即資料的歸檔以及移交。在建筑工程項目施工資料檔案歸檔中，必須要確保其可將工程項目整個建設(shè)過程所產(chǎn)生的文件資料準(zhǔn)確且真實地反映出來，所歸檔的這些文件必須要通過分類收集與整理，繼而將其組成為滿足要求的相應(yīng)案卷。在進(jìn)行工程資料移交時，應(yīng)該基于工程項目具體的規(guī)范要求，結(jié)合施工當(dāng)?shù)貦n案管理的規(guī)定來實施移交工作，從而確保施工資料檔案管理的完整性、及時性、準(zhǔn)確性以及真實性。

近幾年，隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的加快，在建筑工程項目施工資料檔案管理上，開始廣泛應(yīng)用電子檔案管理的方式。因電子文件具有信息可變性、信息存儲高密度、信息非人工識讀性以及系統(tǒng)依賴性等特征，對此，在管理過程中，還應(yīng)確保電子文件的可讀性、安全性、系統(tǒng)性、原始性、完整性以及真實性等。同時在管理過程中，還要對數(shù)據(jù)壓縮、電子文件格式轉(zhuǎn)換以及文件圖片處理等進(jìn)行不斷地規(guī)范，繼而進(jìn)一步提高電子文件管理水平。

結(jié)束語

綜上所述，建筑工程項目施工資料檔案管理工作是一個比較復(fù)雜的工程，所涉及到的人員、內(nèi)容以及部門等均較多，因此在管理過程中，為了確保施工資料檔案的準(zhǔn)確性以及真實性，必須要對工程項目進(jìn)行全過程的跟蹤監(jiān)督管理，同時還要構(gòu)建相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，完善相應(yīng)的管理制度，加強(qiáng)管理人員技能的培訓(xùn)，強(qiáng)化對施工過程的管控，把好工程項目竣工驗收這一關(guān)，從而保障施工資料檔案的準(zhǔn)確性與完整性。

參考文獻(xiàn)：

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篇(3)

關(guān)鍵詞:建設(shè)工程；檔案管理

1 現(xiàn)狀分析

對任何一個工程單位而言,不論是設(shè)計單位還是施工單位及監(jiān)理單位,其資料室已成了圖紙資料庫,過去的圖紙資料堆得四處皆是,個別已是塵埃滿面。如何利用計算機(jī)及電子文檔將各種資料、圖紙實行數(shù)字化統(tǒng)一管理,這是很多單位所共同關(guān)心的問題。隨著計算機(jī)的發(fā)展和普及,目前多數(shù)設(shè)計單位的計算機(jī)出圖率已達(dá)到100 % ,即所有工程圖均為Windows98、Word 、Excel 等電子文件。但大多數(shù)單位未對這些圖檔進(jìn)行統(tǒng)一管理,在設(shè)計單位分散在各設(shè)計人員手中或各科室里的資料數(shù)不勝數(shù)。因此在工程建設(shè)過程中有數(shù)量眾多的施工往來文件、合同、實驗資料和竣工文件等資料,如果能將這些文件資料無紙化統(tǒng)一管理,那將會為各單位節(jié)約許多開支,也會減少各單位對這些資料進(jìn)行人工管理的苦惱,更不會有丟失資料的擔(dān)心,而且查找文件即方便又快捷。在施工監(jiān)理單位也存在類似的問題。為解決上述問題,結(jié)合監(jiān)理工作的需要,我公司在“西部交通建設(shè)科技項目”、“兵團(tuán)國家級貧困團(tuán)場扶貧公路建設(shè)項目”等工程中不斷的總結(jié)經(jīng)驗,實驗研究出了一整套有關(guān)設(shè)計圖及竣工資料數(shù)字化統(tǒng)一管理模式及管理系統(tǒng)。

就我個人認(rèn)為該系統(tǒng)能很好地解決圖檔管理中所遇到的各種問題。針對設(shè)計和施工單位(含監(jiān)理和業(yè)主) 工作內(nèi)容和重點的不同,將其分為設(shè)計施工檢測管理和竣工圖輔助制作及管理系統(tǒng)兩大部分。

2存在問題的主要原因

2. 1重建設(shè)、輕管理、檔案意識淡薄

有的工程管理部門和工程專業(yè)人員重工程實體,輕工程資料,只重視搶工期,忽視工程資料與工程實體同步管理。認(rèn)為只要工程項目迅速建成投入使用就行,對工程項目竣工檔案資料是否完整準(zhǔn)確的歸檔漠不關(guān)心,忘記了竣工檔案是企業(yè)必要的技術(shù)儲備,是一種潛在的生產(chǎn)力這樣一個極為重要的問題。

2. 2對檔案工作缺乏正確的認(rèn)識

有人認(rèn)為,工程項目竣工檔案材料的收集歸檔完全是檔案部門的事,這種認(rèn)識誤區(qū),是造成工程竣工檔案材料收集不齊全、不完整、不準(zhǔn)確的另一個原因。檔案管理工作不是一項孤立的工作,它與企業(yè)經(jīng)營有著千絲萬縷的聯(lián)系。尤其是收集歸檔工作,檔案材料能否收集齊全完整并保證其準(zhǔn)確性,不僅取決于檔案管理人員的主觀努力程度,而且與企業(yè)各部門在處理業(yè)務(wù),形成文件材料行為規(guī)范程度有著直接的聯(lián)系。如果各業(yè)務(wù)部門在編制或?qū)彶槲募D紙資料時不注意其質(zhì)量,使用中不維護(hù)它的安全,辦理完畢后又不注意收集和積累,而單憑檔案部門事后去找、去要、去收集,那么要使工程項目檔案資料歸檔齊全將是一句空話。

2. 3工程項目竣工檔案歸檔制度不健全

例如,有的工程在制定項目計劃時未將竣工檔案資料歸檔工作列進(jìn)去,有的工程項目驗收時不吸收檔案部門參加,有的施工單位在竣工驗收時不向工程管理部門提交竣工檔案,沒有將竣工檔案的形成、歸檔納入工程管理業(yè)務(wù)范圍。由于歸檔制度不健全,曾出現(xiàn)工程實體完工,施工單位走人,工程管理班子解散,交工資料成堆,造成檔案人員有啥清理啥的局面。

2. 4對檔案管理制度執(zhí)行不力

有些規(guī)章制度必須在各業(yè)務(wù)部門的大力支持和密切配合下才能得到真正的貫徹執(zhí)行。例如,公司制定了關(guān)于工程交工資料不完整、不準(zhǔn)確,工程項目就不能驗收,工程項目竣工資料不歸檔,財務(wù)部門不能結(jié)算等規(guī)定。但在實際工作中,有些單位認(rèn)為檔案工作是檔案部門的事,與本單位無關(guān),無視檔案工作的規(guī)章制度,有法不依,有章不循,該把關(guān)的不把關(guān)或是把關(guān)不嚴(yán),使部分規(guī)章制度形同虛設(shè)。

2. 5沒有形成一個良性的歸檔渠道

如有的建設(shè)項目主管部門、施工單位與檔案部門配合不緊密,管理上出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象,有些甚至出現(xiàn)相互推諉,在檔案資料歸檔過程中只是處于施工單位交什么,工程部門收什么,工程管理部門交什么,檔案部門就收什么,在檔案資料的接收上留下漏洞。

2. 6檔案人員業(yè)務(wù)水平參差不齊

竣工檔案資料應(yīng)該是由專人跟蹤負(fù)責(zé)的一項工作，可是由于很多單位對于檔案資料收齊的重要性不理解甚至于有時覺得是可有可無所以在檔案資料員的配備上出現(xiàn)了很大的流動性和不專業(yè)性。其實按照正規(guī)的要求，應(yīng)該是每個建設(shè)方、施工方都應(yīng)該配有一至三名經(jīng)過專業(yè)檔案資料管理培訓(xùn)后考試合格取得檔案員上崗證的工作人員。可是，就現(xiàn)在而言這一點幾乎是沒有幾個單位能夠做到的，這樣就造成了很多重要檔案資料應(yīng)檔案人員的不專業(yè)管理而流失，而這些寶貴資料的流失是隨時有可能給我們將來的生活、建設(shè)，甚至于財產(chǎn)生命造成不可挽回的損失。

3解決問題的主要措施

以上問題是在工程項目檔案管理方面存在的突出問題。如何才能保證工程項目竣工檔案資料及時、準(zhǔn)確地歸檔,筆者認(rèn)為應(yīng)努力做好以下幾方面的工作:

3. 1重視并提高檔案管理意識

各級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門要切實重視檔案管理工作,檔案專業(yè)部門和人員要進(jìn)一步明確職責(zé)范圍,如參加生產(chǎn)調(diào)度會,參加產(chǎn)品鑒定會和基建工程竣工驗收,參加設(shè)備開箱等。

3. 2成立重大工程項目竣工檔案歸檔工作協(xié)調(diào)小組

工程項目從立項、評估、設(shè)計到施工、竣工、交付使用,其檔案資料的形成、積累、歸檔是一個復(fù)雜的過程,在這個過程中,涉及到若干部門,眾多的環(huán)節(jié)和許多專業(yè),要保證施工檔案完整準(zhǔn)確及時地歸檔,就應(yīng)當(dāng)有一個協(xié)調(diào)的機(jī)制。筆者認(rèn)為,一個比較大的工程項目,應(yīng)當(dāng)成立竣工檔案協(xié)調(diào)小組,一般應(yīng)由計劃部門、基建部門、財務(wù)部門、檔案部門、施工單位、使用單位等組成,以協(xié)調(diào)各方面的工作,保證工程項目竣工資料歸檔工作的順利進(jìn)行。

3. 3進(jìn)一步健全檔案管理制度

首先要從業(yè)務(wù)考核入手,將工程項目檔案歸檔管理納入計劃管理,并對工程項目竣工檔案的歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間以及歸檔職責(zé)都做出明確的規(guī)定,并通過建立崗位職責(zé)把歸檔任務(wù)納入各業(yè)務(wù)部門和有關(guān)人員的工作標(biāo)準(zhǔn)之中,使歸檔工作制度化、程序化。其次是要把提交合格的交工資料列人工程承包合同,列入創(chuàng)優(yōu)工程評審條件并認(rèn)真實行預(yù)留交工資料保證金制度,第三是要認(rèn)真執(zhí)行制度。制度的保證作用,不僅要看到制度本身是否完善,更重要的是看能否貫徹執(zhí)行。

3. 4加強(qiáng)跟蹤指導(dǎo)

跟蹤指導(dǎo)是檔案部門在收集工程項目竣工檔案中掌握的第一手資料,也是使竣工資料達(dá)到規(guī)范化的必要條件。工程檔案產(chǎn)生于施工現(xiàn)場,貫穿于工程項目的招標(biāo)、投標(biāo)、施工和竣工的整個過程。檔案部門要根據(jù)年度計劃內(nèi)容制定出跟蹤指導(dǎo)計劃,在工程項目施工開始就要派專人進(jìn)行跟蹤,對該項工程竣工檔案交付驗收提出明確要求,切實做到對工程竣工檔案跟蹤管理的有效控制。同時,在跟蹤指導(dǎo)的過程中要積極主動與工程管理部門、施工單位搞好配合。檔案部門在跟蹤指導(dǎo)中應(yīng)注意以下問題:第一,檔案部門應(yīng)擺正服務(wù)的指導(dǎo)思想,工程中主動配合,做到參與而不代替。要注意做好組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、監(jiān)督工作;第二,擺正工程管理與檔案工作的關(guān)系。從基本建設(shè)和工程施工角度來看,工程管理與檔案工作應(yīng)是主從關(guān)系,現(xiàn)場檔案工作從屬于工程管理,是工程管理的一個組成部分,它貫穿于工程的全過程。

3. 5積極參與管理

一是工程項目立項時,檔案部門要與有關(guān)部門協(xié)商,將竣工檔案的歸檔工作列進(jìn)去,并提出具體要求;二是鑒定施工合同時,要將竣工檔案歸檔的責(zé)任、時間、案卷的質(zhì)量要求等寫進(jìn)合同中,以保證竣工檔案完整、準(zhǔn)確、及時地歸檔;三是要嚴(yán)格按照工程合同履行歸檔手續(xù),用經(jīng)濟(jì)手段保證竣工檔案的歸檔工作;四是在施工過程中,注意加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作,及時發(fā)現(xiàn)和解決問題;五是在每個單項工程完工后,應(yīng)與工程管理部門在驗收工程的同時驗收竣工檔案,從根本上解決竣工檔案滯后性的問題;六是檔案部門要搞好竣工資料的驗收。驗收時要逐卷逐張進(jìn)行核對,其方法是以案卷目錄對照每張圖紙、文字材料,以變更通知對照圖紙修改部位;以國家科技檔案案卷標(biāo)準(zhǔn)對照案卷質(zhì)量;以工程項目竣工檔案資料歸檔細(xì)則對照形成的全部竣工檔案。七是竣工驗

收時對檔案的抽檢,一般千卷以上抽查15% ,千卷以內(nèi)抽查30% ,抽查時重點放在對初驗中發(fā)現(xiàn)的問題是否糾正。

3. 6嚴(yán)把審核驗收與財務(wù)結(jié)算關(guān)

工程項目竣工檔案資料的審核與驗收是竣工檔案歸檔前的最后一項工作,它將預(yù)示著整個工程結(jié)束。在審核驗收時,檔案部門要指導(dǎo)施工單位及時做好交工資料的系統(tǒng)整理工作。將交工文字資料按單位工程分專業(yè)整理,遵照各專業(yè)施工文件的歸檔內(nèi)容及先后排列順序整理整齊,裝訂成冊,按檔案要求編寫頁碼,編制交工資料目錄,填寫交工資料的成冊封面。為了對交工資料的完整準(zhǔn)確負(fù)責(zé),交工資料封皮上應(yīng)設(shè)有施工單位、負(fù)責(zé)人、編制人和驗收單位、負(fù)責(zé)人、資料審核人的蓋章和簽字處。竣工圖成套性強(qiáng),施工單位應(yīng)按單位(或單項)工程分專業(yè)整理,每一套竣工圖(含其全部重新編號的變更文件) ,按圖紙目錄的順序排列。交工資料整理好后,分別填寫交工資料交接清單一式兩份,同交工資料一齊交工程項目管理部門審查。交工資料是在工程施工過程中形成積累和編制的,建設(shè)單位從事施工管理的專業(yè)技術(shù)人員是審查交工資料內(nèi)在質(zhì)量的“法定”權(quán)威,而檔案人員則側(cè)重從工程檔案管理的角度檢查交工資料的質(zhì)量。在單項工程交工驗收前,建設(shè)單位工程管理部門負(fù)責(zé)組織和落實交工資料的交接及審查工作,工程管理技術(shù)人員按規(guī)定和分工逐份審核資料,合格后在交工資料封面上簽字、蓋章并完善資料交接手續(xù)。工程竣工資料的最后驗收是由計劃、工程管理、設(shè)計、質(zhì)量監(jiān)督及檔案管理部門參加,負(fù)責(zé)驗收每個工程的實體和交工資料,通過系統(tǒng)工程竣工檔案驗收并確認(rèn)合格后,方能最終在工程竣工驗收證書上簽字蓋章。

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對檔案專業(yè)人員來說，做好工程項目檔案管理是一項很有挑戰(zhàn)性的工作，這既有工程項目本身專業(yè)性、復(fù)雜性的原因，也有檔案專業(yè)人員自身的原因。

一是“檔案員”代替不了“資料員”。在工程建設(shè)項目中，“五大員”是必備的，且需具有相應(yīng)的資格證書。所謂“五大員”，即“資料員、施工員、安全員、材料員、質(zhì)檢員”，其中，對資料員的一般要求如下：必須具備一定的建筑專業(yè)知識、檔案專業(yè)知識及操作計算機(jī)建筑應(yīng)用軟件的能力；能看懂一般工業(yè)與民用建筑施工圖，能編制修改工程竣工圖；了解各種施工技術(shù)并正確填寫各種施工記錄、隱蔽工程記錄及竣工技術(shù)資料表格等。根據(jù)以上要求，檔案專業(yè)人員從事“資料員”工作往往是不能勝任的。在實際工作中，檔案員除了具體的組卷整理工作外，更注重的是宏觀上的管理，即規(guī)章制度的建立和執(zhí)行。而資料員則更注重微觀上的效果，即直接形成和掌握現(xiàn)場施工技術(shù)資料。資料員兼職檔案員的工作容易，而檔案員兼職資料員的工作則難，專業(yè)的差異和工作重點的不同，造成檔案專業(yè)人員在進(jìn)入工程項目檔案管理這個行業(yè)時顯得尤為困難，而做好工程項目檔案管理工作更是難上加難。

二是檔案專業(yè)人員在工程項目檔案管理中“話語權(quán)”不足。在工程建設(shè)項目中，檔案管理的難點和重點是如何保證文件材料的形成質(zhì)量，在檔案專業(yè)術(shù)語中叫做“前端控制”。在實際工作中，由于檔案員不了解施工技術(shù)規(guī)范和要求，對資料員形成的施工技術(shù)資料只是被動接收，前端控制原則往往也只體現(xiàn)在對紙張、字跡的要求上，對施工技術(shù)資料的內(nèi)容則缺乏判斷能力，從而也使得檔案工作人員的專業(yè)水準(zhǔn)大打折扣，也直接導(dǎo)致了“檔案員”這一職位的可有可無，用人單位往往直接以“資料員”取而代之。在薪酬待遇上，資料員也會高出檔案員許多，在崗位定義上，資料員為“技術(shù)類”，檔案員則為“文職類”。種種的差異，導(dǎo)致檔案員在工程項目檔案管理中“話語權(quán)”不足，縱然有“三納入、四參加”制度作為保障，但也經(jīng)常淪為簽字、蓋章的工具。

在工程項目檔案管理中，檔案員往往會淪為弱勢群體，歸根結(jié)底，還是由專業(yè)的差異性決定的。要想認(rèn)真做好工程項目檔案管理工作，在熟知檔案管理知識的同時，檔案工作人員一定要了解工程建設(shè)項目的基本知識，對工程施工技術(shù)資料的內(nèi)在質(zhì)量要有基本的判斷能力，把檔案管理專業(yè)知識融入工程項目檔案管理之中，苦練內(nèi)功。只有這樣，檔案專業(yè)人員才能變被動為主動，打破工程項目檔案管理工作的困境，不斷提高自身的專業(yè)能力和管理水平。

（摘自《檔案界》網(wǎng)站 作者單位：珠海中冶基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投資有限公司）

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1 強(qiáng)化管理，把好制度建設(shè)關(guān)。一是根據(jù)國家、省、市有關(guān)要求，將重點建設(shè)項目檔案管理工作真正納入規(guī)范化管理軌道，并將重點建設(shè)項目檔案管理列入重點工程的考核、獎勵辦法之中。二是工程項目的各參建和管理單位要建立、健全各項檔案管理制度。規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行；在實踐中認(rèn)真總結(jié)檔案管理工作，建立和落實崗位責(zé)任制，完善《大型水利工程文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限表》等制度。建立內(nèi)部管理參建單位對工程項目檔案管理，年初有計劃，年終有總結(jié)，獎優(yōu)罰劣。

2 廣開渠道，把好檔案收集關(guān)。大型工程項目資料的種類、名目繁多，形式多樣。要制定明確的歸檔范圍和收集重點，以便把有價值的文件收集齊全。

2.1 協(xié)作左右，建立網(wǎng)絡(luò)。結(jié)合工程管理單位自身的管理體制、組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置和檔案材料的形成規(guī)律，建立縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系。各部門應(yīng)配備兼職檔案信息員，形成左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，專職檔案管理人員應(yīng)與各部門信息員經(jīng)常聯(lián)系，加強(qiáng)對收集工作的檢查指導(dǎo)，隨時收集與定期收集相結(jié)合。

2.2 主動服務(wù)，盡職盡責(zé)。檔案管理人員應(yīng)主動上門，跟蹤收集，把握資料收集的主動權(quán)，收集反映主要活動和歷史面貌的重要材料。階段工作或年度工作結(jié)束后，專職檔案管理人員應(yīng)主動上門將文件材料收集歸檔，對大量分散的檔案資料進(jìn)行加工、分析、鑒別、集中歸檔，找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù)。

3 把握環(huán)節(jié)，把好檔案質(zhì)量建設(shè)關(guān)。工程項目檔案質(zhì)量是全面反映工程質(zhì)量的重要依據(jù)，是工程驗收的必備條件，是日后維修、改建的重要依據(jù)。

3.1 主動介入。要了解基本建設(shè)每個程序包括的內(nèi)容，提前制定工程檔案的收集范圍和收集要求；掌握工程項目建設(shè)每個階段所形成的文件材料，主動了解工程進(jìn)展情況，跟蹤現(xiàn)場；對工程檔案工作進(jìn)行全過程的監(jiān)督指導(dǎo)，從源頭上把好工程質(zhì)量關(guān)；要積極督促配合設(shè)計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)等部門對工程檔案把關(guān)。

3.2 科學(xué)組卷。一個有機(jī)聯(lián)系的案卷中，文字材料排列在前，圖樣在后；文字材料按依據(jù)性文件—管理性文件—基礎(chǔ)性文件—設(shè)計文件—施工文件—竣工文件順序排列；組合案卷時，按內(nèi)容、重要程度、時間排列，并適當(dāng)考慮文件材料的數(shù)量和案卷厚度。

3.3 整理立卷。工程項目從提出到項目竣工一般有準(zhǔn)備、設(shè)計、施工和竣工驗收階段。在立卷工程中，也基本照這四個階段進(jìn)行整理立卷，區(qū)別對待。也可按文書檔案、工程檔案、會計檔案、聲像圖片檔案、電子檔案和實物檔案歸類。對施工圖按照“一張施工圖（設(shè)計圖）對應(yīng)一張竣工圖”的原則，并對其分別編號，獨立成卷。圖紙如有變更，應(yīng)標(biāo)注變更依據(jù)和必要的說明，重視圖片、聲像、電子檔案的收集整理。

3.4 梳理查卷。做好“兩查三看”。一查立卷歸檔情況；二查檔案出、入庫是否實行登記制度等。一看是否齊全完整，是否按時歸檔，看實際檔案數(shù)量與目錄是否相符；二看各門類檔案實體是否收集齊全并集中統(tǒng)一管理；三看檔案案卷是否有卷內(nèi)文件目錄，目錄與檔案實體名稱是否一致，是否缺件、缺頁等。

4 認(rèn)真仔細(xì)，嚴(yán)把檔案利用關(guān)。檔案管理人員要對不同層次的利用人員規(guī)定不同的審批手續(xù)，確定不同的利用范圍，使利用工作有章可循。做到不失密、不泄密。要經(jīng)常檢查檔案利用制度是否齊全，是否進(jìn)行檔案利用登記；檔案利用場所是否安裝監(jiān)控設(shè)備；檔案利用是否有批準(zhǔn)手續(xù)、登記手續(xù)；已有縮微膠片、復(fù)制件或數(shù)字化檔案是否仍提供原件利用。

5 完善設(shè)施，把好軟硬設(shè)施關(guān)。一是規(guī)范設(shè)立檔案室。二是將檔案管理的相關(guān)制度上墻，整理好的各門類檔案入庫、上架保管。三是購置安裝、標(biāo)準(zhǔn)擺放檔案密集架，合理安排檔案庫房結(jié)構(gòu)，做到辦公、利用、庫房“三分開”；配齊檔案柜、防磁柜、空調(diào)等設(shè)備設(shè)施，達(dá)到防塵、防光等“十防”要求。四是做好檔案庫房安全工作。

篇(6)

關(guān)鍵詞：電網(wǎng)建設(shè)；檔案管理；問題；措施

中圖分類號： U665 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

在電網(wǎng)建設(shè)過程中涉及到很多重要的資料，包括設(shè)計、施工、運維、管理等各個方面，范圍很廣，而且具有很高的專業(yè)性，加強(qiáng)對檔案的管理是保證電網(wǎng)建設(shè)工程質(zhì)量的重要途徑，并為以后的投資建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營等活動提供專業(yè)的服務(wù)。

1電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理的必要性

電網(wǎng)建設(shè)項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收合格的項目，不得進(jìn)行或通過項目竣工驗收，而且對于輸變電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)和優(yōu)質(zhì)工程評優(yōu)，檔案都考核、評選的指標(biāo)之一。面對著電網(wǎng)大建設(shè)、大發(fā)展的新形勢，為了確保電網(wǎng)建設(shè)項目從立項開始直至竣工驗收及試運行全過程的順利進(jìn)行，必須切實加強(qiáng)項目檔案管理工作。在新的形勢下，為了確保電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理工作能夠適應(yīng)項目建設(shè)發(fā)展的新，更好服務(wù)于公司的“兩個轉(zhuǎn)變”、服務(wù)于堅強(qiáng)智能電網(wǎng)的建設(shè)，必須在進(jìn)一步提高對電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理意義認(rèn)識的基礎(chǔ)上，采取更為有效的措施，實現(xiàn)項目檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，達(dá)到齊全、完整、準(zhǔn)確的要求。

2 電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理的思考

2.1 應(yīng)進(jìn)一步提高對電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理的認(rèn)識

2.1.1 電網(wǎng)建設(shè)項目檔案是指電網(wǎng)建設(shè)項目在立項、審批、采購（含招投標(biāo)）、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、監(jiān)理、竣工驗收及試運行全過程中的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等不同形式和紙質(zhì)、光盤等不同載體的全部文件，也就是說，電網(wǎng)建設(shè)項目檔案的形成牽涉到上述的各個單位或部門，確保這些文件材料全部歸檔，不僅僅是檔案管理人員的責(zé)任，而且與這些文件材料形成的單位、部門和人員密切相關(guān)，最為關(guān)鍵的應(yīng)是提高相關(guān)人員對檔案管理的認(rèn)識，將其納入項目管理程序，納入“項目法人制、招投標(biāo)制、合同管理制、工程監(jiān)理制”管理[2]。

2.1.2 為了提高相關(guān)人員對檔案管理工作的認(rèn)識，各級檔案管理部門以及項目檔案管理部門有責(zé)任進(jìn)行檔案管理意義的宣傳和進(jìn)行電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理專業(yè)知識的培訓(xùn)。這種宣傳與培訓(xùn)的對象不應(yīng)只限于檔案管理人員，應(yīng)擴(kuò)展到相關(guān)單位或部門的主管人員以及相關(guān)的工作者，使檔案意識深入到檔案管理的各個環(huán)節(jié)，貫穿檔案管理的全過程，讓大家意識到檔案管理是全員參與，人人有責(zé)；每個部門、每個工作環(huán)節(jié)都在檔案管理過程中發(fā)揮不可替代的作用，都在影響著檔案管理的質(zhì)量，以更好地實現(xiàn)檔案管理的全過程控制和全員參與意識。

2.2 必須明確項目檔案歸檔時間 國家電網(wǎng)公司及下屬單位的項目建設(shè)職能部門，在完成各自職責(zé)范圍內(nèi)工作后1個月內(nèi)，向項目法人和建設(shè)管理單位移交項目歸檔文件。①參加項目建設(shè)的各施工、監(jiān)理、調(diào)度等單位需將施工過程中形成的文件材料，按規(guī)范整理，項目檔案在竣工投產(chǎn)后1個月內(nèi)移交到建設(shè)管理單位。②設(shè)計單位必須按項目檔案的管理和工程進(jìn)度同步的要求，將通過審查、審批后的可研、初設(shè)、施工圖設(shè)計的文件材料整理組卷，1個月后向建設(shè)管理單位移交。在項目竣工投產(chǎn)后，設(shè)計單位根據(jù)竣工圖的編制要求進(jìn)行項目的施工圖編制，并在兩個月內(nèi)將竣工圖提交施工、監(jiān)理單位審核簽章。③采購機(jī)構(gòu)（招標(biāo)機(jī)構(gòu)）、物資采購供應(yīng)單位在完成環(huán)評、水保、設(shè)計、監(jiān)理、施工、設(shè)備（材料）等招投標(biāo)及簽訂合同、技術(shù)協(xié)議、設(shè)備監(jiān)造等工作后1個月內(nèi)，將形成的文件材料移交到物資管理部門（招投標(biāo)管理中心），由物資管理部門（招投標(biāo)管理中心）按要求，組織有關(guān)單位整理、組卷并向項目法人移交或向項目法人委托的建設(shè)管理單位移交。

2.3 明確責(zé)任，各負(fù)其責(zé)

電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理涉及項目建設(shè)的全過程，貫穿項目建設(shè)的始終，也就是說項目建設(shè)的全過程也是檔案管理的全過程。項目法人負(fù)責(zé)建設(shè)全過程的組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和服務(wù)性工作，管理或全權(quán)委托建設(shè)管理單位負(fù)責(zé)項目檔案管理工作。當(dāng)項目范圍涉及兩個或兩個以上建設(shè)管理單位時，項目法人應(yīng)明確一個建設(shè)管理單位，其他建設(shè)管理單位為配合協(xié)調(diào)方，負(fù)責(zé)其管轄范圍內(nèi)的檔案工作。電網(wǎng)建設(shè)項目法人負(fù)責(zé)建設(shè)項目檔案全過程的組織管理，并按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、層層負(fù)責(zé)的原則，建立自上而下的分級管理體系。建設(shè)管理單位、各參建單位及物資采購、供應(yīng)部門應(yīng)遵循“誰形成，誰負(fù)責(zé)”的原則，完成各自職責(zé)范圍和合同規(guī)定的整理、歸檔及項目檔案的編制、移交工作，確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

落實責(zé)任，首先要明確責(zé)任，必須使有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門及工作人員明確自己在檔案的形成、積累、整理和歸檔工作中的責(zé)任。一提到檔案工作，人們往往單純認(rèn)為這只是檔案部門或檔案管理人員份內(nèi)的事，卻忽略了自身的責(zé)任。為了治療這種通病，正如前面所提到的，必須加強(qiáng)對有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)及工作人員的宣傳和檔案管理知識的培訓(xùn)，不斷提高其對檔案管理工作的認(rèn)識，只有涉及檔案管理的所有部門、所有人員明確了責(zé)任、負(fù)起了責(zé)任，才能保證順利地完成檔案的形成、收集、整理和歸檔等各項工作，才能確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效保管、利用。

2.4 應(yīng)建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制

為了確保電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理工作與項目建設(shè)同步進(jìn)行，各參建單位能認(rèn)真地履行自己在檔案管理方面的職責(zé)，必須建立相應(yīng)的電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理工作監(jiān)督機(jī)制。一方面，監(jiān)理單位應(yīng)切實把檔案管理工作納入到監(jiān)理范疇中，承擔(dān)起對設(shè)計、施工單位的檔案管理日常監(jiān)督工作；另一方面，按照《管理辦法》的規(guī)定，項目法人負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)各參建單位的檔案管理工作，或委托建設(shè)管理單位債權(quán)負(fù)責(zé)檔案管理工作，項目法人或建設(shè)管理單位應(yīng)對各參建單位的項目檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)；同時檔案管理部門應(yīng)對項目法人或建設(shè)管理的項目檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。

2.5 應(yīng)做好項目檔案驗收工作

項目檔案驗收時項目竣工驗收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進(jìn)行項目竣工驗收。①國家發(fā)展改革委組織驗收的項目，由國家發(fā)展改革委向國家檔案局提出驗收申請，并由國家檔案局組織檔案的驗收。②各區(qū)域電網(wǎng)公司、省電力公司組織驗收的項目，由各區(qū)域電網(wǎng)公司、省電力公司的檔案管理部門提出驗收申請，由省檔案局負(fù)責(zé)組織項目檔案的驗收，驗收結(jié)果報國家電網(wǎng)公司備案[4]。項目檔案專項驗收由建設(shè)管理單位提出申請，申請報告的主要內(nèi)容應(yīng)包括：①項目建設(shè)及項目檔案管理概況；②保證項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)所采取的控制措施；③項目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況；④竣工圖的編制情況及質(zhì)量情況；⑤檔案在項目建設(shè)、管理、試運行中所起的作用；⑥存在的問題及解決措施。

項目檔案專項驗收前，項目法人或建設(shè)管理單位應(yīng)組織設(shè)計、施工、監(jiān)理、運行等單位的負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員，根據(jù)國家有關(guān)項目檔案驗收的要求進(jìn)行自檢，并在項目投產(chǎn)后3個月內(nèi)向項目檔案專項驗收組織單位報送項目檔案驗收申請表。凡檔案驗收不合格的建設(shè)項目，驗收組應(yīng)提請項目法人或建設(shè)管理單位于項目竣工驗收前，限期對存在問題進(jìn)行整改，并安排項目檔案的復(fù)查工作。整改后復(fù)查仍不合格的，項目檔案驗收不予通過。

3 結(jié)語

電網(wǎng)建設(shè)項目檔案記錄了電網(wǎng)整個項目的建設(shè)過程，既是工程建設(shè)的真實反映，又是工程竣工驗收的重要依據(jù)，做好檔案管理可以為以后的新項目提供最有價值的參考依據(jù)，因此加強(qiáng)檔案管理對電網(wǎng)工程建設(shè)具有非常重要的意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]DA/T28-2002《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》.

[2]國家電網(wǎng)辦[2010]250號文《國家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理辦法（試行）》.

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1.檔案管理規(guī)范化意義

檔案是相關(guān)人類文化成果的積淀，是連接古往今來的紐帶。而工程項目的檔案不僅是工程項目的智慧結(jié)晶，也是項目施工企業(yè)的歷史記錄。在未來出現(xiàn)問題時，檔案管理能通過提供相關(guān)證據(jù)和憑證，準(zhǔn)確判斷出癥狀所在。工程項目檔案真實準(zhǔn)確地反映了施工過程中的詳細(xì)流程，并在一定程度上保證了工程的質(zhì)量安全和人員安全，對于工程事故分析、責(zé)任認(rèn)定以及管理辦法等都有十分重要的意義。工程項目的檔案管理還能為日后研究提供借鑒和經(jīng)驗，增強(qiáng)工程項目人員的自身素質(zhì)，實現(xiàn)對檔案規(guī)范化管理。通過對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，可將檔案中所涉及的工程、科技成果轉(zhuǎn)化成推動工程設(shè)計行業(yè)的實際生產(chǎn)力。

2.檔案管理規(guī)范化辦法

（1）加強(qiáng)管理人員專業(yè)水平。工程項目往往工期較長，工程人員較多，涉及專業(yè)范圍較廣，形成的檔案材料內(nèi)容不可避免地紛繁復(fù)雜，稍有疏漏，就對檔案管理工作造成較大損失。為保證檔案資料覆蓋全面、資料內(nèi)容準(zhǔn)確規(guī)范，首先需要加強(qiáng)檔案管理人員的相關(guān)能力。因而，在日常檔案管理工作中，檔案工作人員必須具備相關(guān)專業(yè)技術(shù)水平，經(jīng)常補(bǔ)充學(xué)習(xí)檔案管理工作的新知識新方法，并能應(yīng)用現(xiàn)代化信息手段，對檔案實行高效率的整理工作。其次是檔案工作人員需要經(jīng)常與各部門保持溝通聯(lián)系，對各個部門需要收集的材料了然于胸，并熟悉各個部門的主要工作流程，了解不同部門檔案管理要求，確保檔案在歸檔時分類正確，并對各部門人員進(jìn)行檔案管理的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其對檔案法律法規(guī)的了解和檔案管理的責(zé)任意識。對施工過程中的各種圖紙、文字等材料進(jìn)行規(guī)范化操作培訓(xùn)，明確各部門檔案收集、整理責(zé)任，優(yōu)化檔案管理模式，形成自上而下，從整體到局部的檔案管理工作流程，確保檔案管理的規(guī)范性，加快檔案管理效率，提高檔案準(zhǔn)確性與真實性。

（2）建立健全檔案管理規(guī)范化制度。工程項目檔案的特點決定了檔案管理的難度，首先是工程項目檔案反映的是工程施工過程中形成的工程詳細(xì)數(shù)據(jù)的匯總，是在日后進(jìn)行維護(hù)管理、改建拆除等所必須具有的參照標(biāo)準(zhǔn)，收集數(shù)據(jù)的詳實程度與豐富程度都是海量的，并且在數(shù)據(jù)圖紙等的規(guī)范性和準(zhǔn)確性要求都較高。其次是工程項目檔案的形成過程與工程施工密切相關(guān)，在不同階段檔案管理方式又有不同，工程項目的施工由眾多不同專業(yè)構(gòu)成，如水電、機(jī)電、建筑、勘探、設(shè)計、施工等，這使得檔案類別具有復(fù)雜多樣性，檔案管理需要各個階段不同部門分工完成，這就要求各部門間的溝通協(xié)作能力有較高要求。因而必須形成一套符合工程項目自身特色的檔案管理辦法和制度，依照相關(guān)法律規(guī)范對檔案實行規(guī)范化管理，并遵照國家檔案收集要求，建立合理歸檔制度，明確各部門檔案歸檔要求，實行全面交叉覆蓋制，各部門檔案歸各部門分別收集，然后進(jìn)行匯總，從而降低檔案管理難度。

3.檔案管理規(guī)范化措施

首先應(yīng)明確檔案管理人員的職責(zé)，由單位主管領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)檔案管理工作，逐級向下實現(xiàn)檔案管理責(zé)任制，把檔案管理制度的建設(shè)和辦法的實行落實到個人。通過成立檔案工作委員會的方式，指導(dǎo)、檢查檔案管理部門的工作情況，制定檔案工作規(guī)劃，確保檔案管理工作與其他工作同步進(jìn)行，為工程設(shè)計單位的檔案管理日常運行提供質(zhì)量保證。并設(shè)立專門檔案室，由專業(yè)人員負(fù)責(zé)對整個單位的檔案管理工作，從檔案歸檔、整理、鑒定工作到統(tǒng)計和保管利用方面全程進(jìn)行管控，從實際出發(fā)，對檔案的保管期限和使用類別等詳細(xì)檔案數(shù)據(jù)，編制索引工具。并充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和先進(jìn)軟件技術(shù)對檔案信息實現(xiàn)信息化、規(guī)范化管理，有目的、有計劃地加強(qiáng)對檔案工作人員的規(guī)范化管理培訓(xùn)工作，使其能系統(tǒng)性地掌握專業(yè)技術(shù)和先進(jìn)理念。構(gòu)建一個利于檔案管理工作發(fā)展的平臺，注重對檔案人員工作積極性的調(diào)動，通過組織交流溝通活動，建立起激勵表彰機(jī)制，促進(jìn)檔案人員的積極性。按績效對其進(jìn)行考核，實行有競爭力和吸引力的晉升競爭機(jī)制，保證檔案管理隊伍的穩(wěn)定和專業(yè)，使檔案人員的工作更具成就感，以跟上單位檔案管理規(guī)范化建設(shè)。

結(jié)語