檔案管理數(shù)字化精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理數(shù)字化范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

（一）檔案管理方法更加先進

檔案內(nèi)容的變革直接影響了檔案管理的方法，在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理工作人員只需要按照紙質(zhì)檔案的歸檔和保存方式進行檔案管理即可，可以說管理方法是不變的，但是在檔案數(shù)字化管理的過程中，與檔案存儲、檔案安全維護相關(guān)的管理行為需要工作人員能夠熟練操作并解決與計算機使用相關(guān)的問題，而這些技術(shù)又是完全不同的，例如歸檔和調(diào)取在計算機上的路徑截然不同，音頻、視頻與文檔形式的檔案資料整合所需要用到的軟件工具也完全不同。數(shù)字化的檔案管理辦法完全是基于計算機和網(wǎng)絡(luò)使用的，這是檔案管理方法與現(xiàn)代社會主流文化接軌的象征。

（二）檔案管理目的更加多元化

數(shù)字化檔案管理的第三個特征就是檔案管理目的更加多元化。以往的檔案管理主要目的在于通過提供以往工作記錄，協(xié)助單位預(yù)測發(fā)展目標(biāo)，為單位多種決策提供幫助和建議，但不能為普通職員提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，也不能通過檔案管理工作體現(xiàn)單位在同等社會組織中的地位，這主要是由于檔案資料共享和調(diào)取步驟繁瑣造成的檔案管理目的單一。而數(shù)字化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案異地調(diào)取，從網(wǎng)絡(luò)平臺上實現(xiàn)檔案共享亦非難事，這使得“方便個人調(diào)用檔案”、“實現(xiàn)服務(wù)性檔案管理”也成為檔案管理的目的，國家相關(guān)部門亦可通過對各單位檔案的綜合分析得出社會發(fā)展的基本面貌。

二、檔案數(shù)字化管理中容易產(chǎn)生的問題

檔案數(shù)字化管理的多種工作特點使得檔案管理工作面臨著種種問題，致使數(shù)字化檔案管理的進程發(fā)展受到阻礙，數(shù)字化檔案管理的實際效用的發(fā)揮不佳。要使數(shù)字化檔案管理工作在組織中發(fā)揮作用，就必須從發(fā)現(xiàn)管理問題入手進行分析，筆者根據(jù)多年工作經(jīng)驗，總結(jié)目前數(shù)字化檔案管理工作主要的問題包括以下三個方面。

（一）檔案工作人員的職業(yè)能力與數(shù)字化管理需求不匹配

現(xiàn)代檔案管理工作要求檔案管理人員擁有較高的信息技術(shù)知識，能夠妥善處理一些常見的信息文件問題，如及時處理電腦突然死機、硬盤突然崩潰的情況、對與公司機密相關(guān)的文件進行多重加密、定期、高效的對檔案文件進行檢查和整理等。而目前大多數(shù)單位的檔案管理工作人員都存在職業(yè)能力不足的問題，很多檔案管理工作人員年齡偏大，常年工作在傳統(tǒng)檔案管理的模式下，習(xí)慣于紙質(zhì)檔案的管理規(guī)則和辦法，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中能夠出色的完成工作，但對數(shù)字化檔案管理工作的職業(yè)能力水平相當(dāng)?shù)停@導(dǎo)致大多數(shù)檔案管理工作人員對數(shù)字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計算機操作，十分容易造成檔案的丟失；并且工作人員在管理思想方面還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，認為數(shù)字化檔案管理是“沒必要”的，這直接導(dǎo)阻礙了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。

（二）檔案資料的保管過程中的科技風(fēng)險難以避免

在現(xiàn)代化管理手段下，使用信息技術(shù)是檔案管理工作中必須的一個環(huán)節(jié)，而檔案管理中的信息技術(shù)漏洞十分容易導(dǎo)致檔案安全問題。首先，在檔案管理現(xiàn)代化過程中選用的檔案管理軟件本身有可能是開發(fā)不完善的，畢竟應(yīng)用于檔案管理的軟件是近幾年才開發(fā)出來的，軟件的穩(wěn)定性、對病毒甄別的能力都還在研究當(dāng)中，軟件自身的程序問題造成檔案丟失的狀況有可能發(fā)生；其次，員工在調(diào)用檔案的過程中，由于對檔案軟件操作的不熟悉以及對信息類檔案保密的忽視，經(jīng)常有對檔案資料保管不利的情況，例如于對檔案的隨意存放很可能導(dǎo)致檔案信息泄露，在檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^程中可能被盜取等；最后，由于互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)本身的漏洞和計算機編碼技術(shù)的高速發(fā)展，在不具備高級防護系統(tǒng)和專業(yè)的信息科技人才的情況下，檔案存儲和管理系統(tǒng)很容易被黑客入侵或者遭受網(wǎng)絡(luò)病毒的危害，惡意的網(wǎng)絡(luò)攻擊輕則導(dǎo)致檔案信息丟失，重則導(dǎo)致整個檔案管理系統(tǒng)的癱瘓，這對檔案保管來說是重大的威脅。

（三）檔案管理工作的復(fù)雜性容易導(dǎo)致程序問題

檔案管理工作包括收集資料、整理資料、歸檔和存儲多個步驟，而數(shù)字化檔案管理是基于電子信息科技的，收集資料、整理并且歸檔往往是在一個程序平臺上完成的，如果檔案資料的格式多樣，就必要進行二次加工，而再次錄入很容易引起人為的誤差，檔案的真實性也因此不能保障，這就要求檔案資料在文件格式和存儲形式上的統(tǒng)一；另外，由于檔案管理內(nèi)容繁復(fù)，工作人員比較多，不同工作人員對檔案歸檔和整理的次序如果不能協(xié)調(diào)統(tǒng)一，則很容易造成同一個檔案被重復(fù)錄入的情況，而檔案文件格式問題和系統(tǒng)中檔案重復(fù)錄入的問題很容易導(dǎo)致作為檔案管理工作必要支撐的管理軟件的崩潰。

三、完善檔案數(shù)字化管理的方法

（一）提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力

要提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力，首先要改變檔案管理工作人員的管理理念，這就要求檔案管理工作人員對工作形成科學(xué)的、先進的工作意識，即認識到在信息科技的條件下檔案管理工作的創(chuàng)新之處，認識到檔案管理工作的服務(wù)性特點，認識到職業(yè)能力對檔案管理工作的促進作用。首先應(yīng)針對年齡偏大的檔案管理工作人員進行計算機類的職業(yè)技能培訓(xùn)，使他們能夠熟練使用計算機進行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應(yīng)重視優(yōu)秀的人才的引進，以保證先進的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應(yīng)根據(jù)檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點，對在崗檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護檔案的安全穩(wěn)定。優(yōu)化檔案管理工作人員的年齡結(jié)構(gòu)和專業(yè)素質(zhì)是提高檔案管理工作人員職業(yè)能力的必要措施，重視到對檔案管理工作人員的職業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，如舉行“檔案服務(wù)大賽”等，使檔案管理工作人員對自己的工作充滿信心，從工作意識上形成正確的、積極的態(tài)度是提高他們職業(yè)能力的根本方法。

（二）完善檔案安全維護體系

應(yīng)建立健全安全技術(shù)防范系統(tǒng)，積極應(yīng)用各種先進的計算機加密、防入侵、防病毒等技術(shù)，照片修復(fù)技術(shù)，電子信息恢復(fù)技術(shù)，計算機處理錄音錄像技術(shù)等，為檔案安全提供技術(shù)支撐。另外，切實落實異地備份制度，對所有多套檔案或檔案復(fù)制件，一定要異地存放至少一套，以防重大災(zāi)害對檔案造成毀滅性損失。對重要的電子檔案，不但要同質(zhì)備份，而且要異質(zhì)備份，及時轉(zhuǎn)換成縮微品或紙質(zhì)檔案，以確保它們長久可讀。另外，檔案安全維護體系的建立還必須有財力和人力的支持，因此各單位需要在檔案安全維護上撥放一定的資金，用以專門更新檔案保密系統(tǒng)，或聘請計算機技術(shù)人員對單位檔案安全系統(tǒng)進行檢查和漏洞修補；有條件的單位可以自主培養(yǎng)或外聘計算機技術(shù)人才，專門負責(zé)數(shù)字化檔案管理中的檔案信息安全維護，以增強自身的檔案安全管理能力，除此之外，單位還應(yīng)該重視對員工的檔案安全維護教育，使調(diào)用檔案的員工在享受檔案服務(wù)的同時為檔案安全負起責(zé)任，從檔案使用和保管的細節(jié)方面入手，盡量降低檔案安全管理的風(fēng)險。

（三）制定標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作規(guī)則

目前現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作，各單位檔案部門應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同，造成數(shù)字化檔案信息共享困難，通用性、開發(fā)性差，導(dǎo)致檔案資源利用率不高，制約了檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。有的單位在投資使用一種檔案軟件不長時間，就發(fā)現(xiàn)一些問題，或重新編制，或干脆棄之不用，導(dǎo)致檔案建設(shè)資源的浪費，影響單位對檔案數(shù)字化建設(shè)的信心，也影響了檔案工作人員對數(shù)字化檔案管理工作的效率。為了保證數(shù)字檔案的兼容性和規(guī)范性，必須根據(jù)單位的實際情況，制訂統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范，使檔案數(shù)字化管理在實際應(yīng)用過程中少走彎路，如制定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程序，要求檔案管理工作人員將每日的工作內(nèi)容進行公示和集體檢查等，以保證檔案管理軟件的有效運行。結(jié)合行業(yè)、地域環(huán)境等實際制定并認真落實好《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案館工作標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案庫房管理制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責(zé)》等各種檔案管理制度，也是保證檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的基本方法。

四、結(jié)語

篇(2)

檔案管理數(shù)字化具有很多的有點和意義，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，檔案管理數(shù)字化可以使得檔案的儲存空間變得更加簡略，它可以節(jié)省很多文字信息的存放空間。我們可以利用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)存儲技術(shù)，將那些紛繁復(fù)雜的紙質(zhì)的檔案資料以數(shù)字化的形式放在計算機里面，這樣可以避免紙質(zhì)檔案的殘缺和破損；第二，檔案管理數(shù)字化可以提高我們的檔案信息管理的時效性，縮了我們在整理檔案信息資料時的加工時間；第三，檔案管理數(shù)字化把檔案信息的利用率迅速提升。現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)如此發(fā)達，檔案管理數(shù)字化可以將檔案信息和最新的科學(xué)技術(shù)連接在一起，同時在以先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)為基礎(chǔ)，可以充分得將檔案管理數(shù)字化的功能發(fā)揮出來。我們可以利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將整理的檔案信息的成果快速的發(fā)到各個部門，延展了我們的信息的可利用范圍；第四，檔案管理數(shù)字化可以縮短查找檔案信息的查找時間。傳統(tǒng)的手工檔案信息在檢索時，是需要大量的查找時間的，我們得先檢索檔案目錄，在進一步查找，這個過程中需要很多的時間和浪費人力。而在檔案管理數(shù)字化中，我們進入頁面，只需要搜索相關(guān)信息的關(guān)鍵詞就能快捷地找到相應(yīng)的檔案資料。

2、關(guān)于落實檔案管理數(shù)字化的方法問題

2.1既然檔案管理數(shù)字化能夠給我們的生活帶來這么多的方便和快捷，那么如何真正落實檔案管理數(shù)字化的方法就是我們面臨的重要問題。我們要保證檔案的原件處于安全狀態(tài)，同時要把檔案信息的利用率提高。這樣我們就得注重檔案管理數(shù)字化，這是比較基礎(chǔ)的工作。那么在進行檔案數(shù)字化的管理時我們需要從以下幾個原則上進行把握：第一，遵循方便利用的原則，這是數(shù)字化管理的主要目的和要求；第二，掌握排序的原則。在管理檔案數(shù)字化中，我們要提前建立好每個文件的相關(guān)的目錄數(shù)據(jù)庫，這是數(shù)字化工作得以開展的基礎(chǔ)，在目錄數(shù)據(jù)庫建立中，我們要注重質(zhì)量，準(zhǔn)確無誤地對檔案信息資料進行整理、著錄、分類以及編頁，這樣就能可以建立一個質(zhì)量很高的文件目錄和案卷目錄。同時我們也為檔案數(shù)字化打下了牢固的基礎(chǔ)，杜絕了數(shù)字化管理在源頭上的錯誤。這一定程度也決定了管理檔案數(shù)字化的勝負；第三，掌握復(fù)制克隆的基本原則。我們要在管理檔案數(shù)字化中注意信息的完整性，在進行縮微、鑒定整理、數(shù)字化以及仿真復(fù)制這些工作中，要進行合理安排和布局，不要出現(xiàn)掃描錯誤，不能多次重復(fù)掃描。當(dāng)然我們不能因為信息的敏感程度和重要程度不同而對有的信息進行刪除，這樣會造成檔案的不完整性，從而給檔案的利用帶來不必要的麻煩。要盡可能地保持檔案的原來面貌，減少損害檔案原件的可能性。

篇(3)

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；信息；檔案；新思路

一、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵

所謂數(shù)字化檔案管理是指對具有高度價值的圖像、文本、語音、影像、影視、軟件和科學(xué)數(shù)據(jù)等多媒體信息進行收集、加工、整理和保管并實施電子存取服務(wù)。數(shù)字檔案館是檔案信息化建設(shè)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，是信息化建設(shè)綜合實力的體現(xiàn)，是檔案館建設(shè)在信息時代的必然要求。隨著數(shù)字技術(shù)處理和內(nèi)容管理技術(shù)的飛速發(fā)展，新一代的檔案管理將是數(shù)字化全息檔案管理的方式。

二、數(shù)字化檔案管理的重要性

檔案信息數(shù)字化是隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。計算機的廣泛使用，使大量的數(shù)字檔案信息形成，同時也為檔案的數(shù)字化管理提供了可能。它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現(xiàn)資源共享。

而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費。數(shù)字化檔案管理還能使資料能及時歸檔，盡快提供利用。同時數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。從而提高了辦公效率。

數(shù)字化檔案管理的落實將促使與之相關(guān)的計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和方法的變革，最大程度地實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，進一步發(fā)揮和提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用。

檔案資料經(jīng)過數(shù)字化加工后，社會公眾(開放檔案)和各職能部門都能通過檔案管理系統(tǒng)即時查詢利用所需要的電子文檔原文信息，檔案利用不再受檔案原文不能共享的限制，也避免了傳統(tǒng)檔案利用方式對檔案實體多次輾轉(zhuǎn)造成的時間浪費和重復(fù)勞動，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。實現(xiàn)資源共享，提高工作效率

檔案因經(jīng)常外借翻閱易產(chǎn)生破損甚至丟失，給檔案的永久保管造成威脅。而檔案進行數(shù)字化加工后，可通過電子方式提供利用，減少了原件的使用頻率，有效地保護檔案實體的安全。

三、實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的新思路

（一）管理人員的素質(zhì)需提高

隊伍素質(zhì)的提高是有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)的必要準(zhǔn)備。由于檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，檔案信息呈爆炸式地增長，檔案利用的驟增，使檔案信息分析成為一

項非常重要的工作。沒有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人才，就不可能實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)。檔案工作者不僅要掌握傳統(tǒng)檔案管理知識，更要努力學(xué)習(xí)掌握計算機操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能。堅持用新思路、新體制、新機制、新方式進行培訓(xùn)，在短時間內(nèi)走出加快檔案數(shù)字化建設(shè)的新路子，不斷推進網(wǎng)絡(luò)信息共享，同時，堅持以人為本，全面提高素質(zhì)教育。有針對性地對廣大檔案工作者進行檔案知識的再培訓(xùn)、再教育，使廣大檔案工作者加強檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識的更新，樹立檔案數(shù)字化工作是第一要務(wù)的思想。從基本知識入手，全面細致掌握檔案工作中的每個環(huán)節(jié)和知識點，熟練運用現(xiàn)代化技術(shù)手段來管理檔案，早日實現(xiàn)數(shù)字化檔案室。

（二）數(shù)字化管理中需要個性化服務(wù)

數(shù)字化管理不能局限于單個檔案館管理系統(tǒng)，而是要集成全社會的資源構(gòu)成

強大的檔案管理資源體系，為用戶提供多樣化的動態(tài)性檔案管理服務(wù)。檔案管理要求根據(jù)用戶的實際任務(wù)搜集選擇各種信息，檔案管理強調(diào)利用自己獨特的檔案信息和能力為用戶創(chuàng)造價值，通過幫助用戶解決他們自身難以解決的問題來實現(xiàn)價值；通過直接介入用戶課題的最關(guān)鍵部分來提高服務(wù)價值。檔案工作人員通過發(fā)揮自主的管理能力、研究能力和創(chuàng)新精神為用戶提供創(chuàng)新性的服務(wù)，做好個性化服。

（三）實現(xiàn)檔案信息與社會信息相聯(lián)結(jié)

要建立檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息與社會信息的聯(lián)結(jié)，這既是提高數(shù)字化檔案利用率的要求，也是加強檔案數(shù)字化管理軟件發(fā)展自身的要求。在檔案信息網(wǎng)上設(shè)立站點或網(wǎng)頁，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)。打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。

同一種檔案在數(shù)字化后可以生成不同的格式，在實際工作中，采用最多的就是TIFF和PDF兩種格式。其中TIFF格式主要用于存儲生產(chǎn)圖紙等輸出精度要求較高的圖像文件；而PDF格式一般用于存儲輸出分辨率要求不高或者多頁的文字內(nèi)容較多的文件。

采用服務(wù)器、磁盤陣列、光盤等多種存儲方式對數(shù)字化后的文件進行安全存儲，依據(jù)檔案的類別建好相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，以文件的檔號為掃描后的圖像文件命名，再將文件存儲到對應(yīng)的目錄下。規(guī)范文件名稱及存儲邏輯結(jié)構(gòu)，便于對加工好的文件進行組織和掛接利用。

參考文獻

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篇(4)

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 存儲數(shù)字化

人們對工作效率的要求隨著社會的不斷進步而隨之提高，如何利用先進的信息技術(shù)推動檔案管理工作，從而提升檔案管理效率，是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中亟待解決的重要問題。目前數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)逐漸應(yīng)用于醫(yī)院的檔案管理工作中，形成一種新型的檔案信息管理形式，將檔案信息與計算機網(wǎng)絡(luò)加以連接，構(gòu)成多種形式的存儲，并能夠?qū)崿F(xiàn)不同時空間的信息資源共享。

一、醫(yī)院檔案管理存儲數(shù)字化中的問題

1.缺乏完善的信息化設(shè)施。當(dāng)前由于許多醫(yī)院缺乏對檔案管理的重視，沒有足夠的資金投入到檔案的數(shù)字化管理中，致使相關(guān)信息化設(shè)施配置不夠完善。對數(shù)字化設(shè)備的更新工作醫(yī)院往往會忽視掉，經(jīng)常因為相關(guān)設(shè)施配套不夠完善而影響到檔案管理數(shù)字化的存儲建設(shè)工作，也降低了工作的效率。通常情況下，醫(yī)院數(shù)字化存儲設(shè)備主要包括計算機、存儲服務(wù)器、放像機以及打印機等設(shè)備。由于缺乏完善的配套設(shè)施，會出現(xiàn)局域網(wǎng)速過慢、計算機性能落后、檔案信息遺失等問題，對醫(yī)院的檔案管理工作帶了一定的不利影響。

2.沒有明確的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前一些醫(yī)院沒有制定相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，各種檔案信息自收集、整理到存儲等環(huán)節(jié)都沒有規(guī)范的參照依據(jù)，容易造成檔案信息混亂的狀況。由于醫(yī)院檔案內(nèi)容龐雜，包含各類人群，他們的年齡、病癥各不相同，在檔案數(shù)字化存儲的過程中又有聲音、圖片、影像以及文字等多種形態(tài)的信息，如果沒有明確的檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，檔案的數(shù)字化存儲工作也就無法正常開展。

3.檔案數(shù)字化的存儲安全性較差。很多醫(yī)院對于檔案信息的存儲缺乏安全預(yù)防措施，造成醫(yī)院檔案信息泄露、遺失或被篡改等，給醫(yī)院的檔案管理工作帶來較大的損失。究其原因，一方面醫(yī)院對檔案管理的安全性缺乏足夠的重視，沒有制定相應(yīng)的安全管理制度，檔案管理工作中存在著一定的安全隱患，比如缺乏明確的責(zé)任機制、檔案管理人員安全意識不強等。另一方面，一些醫(yī)院的檔案管理工作缺乏信息保密意識，在網(wǎng)絡(luò)上病人的隱私信息，沒有有效的安全措施，對計算機病毒或黑客攻擊缺乏防備能力，導(dǎo)致信息被篡改或泄露。

二、強化醫(yī)院檔案管理存儲數(shù)字化的措施

1.健全醫(yī)院檔案管理制度。規(guī)范和完善醫(yī)院檔案管理制度，明確檔案管理存儲數(shù)字化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，從而為醫(yī)院管理決策與醫(yī)療護理等工作提供必要的參考依據(jù)。因此，要保障醫(yī)院檔案管理部門在進行檔案信息收集、整理與存儲時，各類信息資源的真實、有效，必須建立較為完整的、系統(tǒng)性較強的檔案歸檔制度和檔案目標(biāo)管理考核機制。充分利用數(shù)字化存儲系統(tǒng)中的檢索和排序功能，對檔案的存儲情況加以實時監(jiān)控，對其中的存檔錯誤或歸檔不及時等問題，要采取有針對性的措施加以解決。同時，檔案管理工作中要加強合作，有序安排各項工作，以免導(dǎo)致工作混亂或工作重復(fù)的情況。

2.強化相關(guān)設(shè)施的建設(shè)工作。數(shù)字化的硬件設(shè)施是順利開展檔案數(shù)字化存儲工作的必要保障，采用先進的信息化、數(shù)字化技術(shù)，結(jié)合醫(yī)院自身的檔案管理實際情況，建立靈活且全面的布線結(jié)構(gòu)以及先進的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)。配備足夠的計算機、放像機及存儲服務(wù)器等設(shè)備，建立各個部門間局域網(wǎng)共享機制，使醫(yī)院內(nèi)部資源實現(xiàn)動態(tài)鏈接，從而提升資源的利用效率。借助相關(guān)數(shù)字化存儲軟件，進行檔案管理中的頁面設(shè)計、域名申請和維護、存儲空間以及后臺設(shè)計等工作，提高檔案管理的工作效率。

3.加強檔案數(shù)字化存儲安全預(yù)防。檔案信息存儲的安全保護工作對保障檔案管理工作的有效進行具有極大的現(xiàn)實意義，需要加強對這方面的重視。第一，建立和完善相關(guān)安全保障制度，對內(nèi)部檔案管理人員的行為加以約束，并成立相應(yīng)的責(zé)任機構(gòu)，安排專門的責(zé)任人，將每項檔案管理措施落實到實際工作中。第二，加強對系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全的預(yù)防，包括IP地址安全、網(wǎng)關(guān)安全、服務(wù)器安全等內(nèi)容，積極采用數(shù)字認證、數(shù)字簽名等形式增強系統(tǒng)的安全等級，并對客戶端權(quán)限加以明確，從而有效避免非法修改、拷貝以及打印等行為。第三，定期對檔案信息資源進行全面的安全檢查，并對安全維護工作加以記錄，對相關(guān)數(shù)據(jù)及時備份，確保系統(tǒng)在任何時候都能滿足工作需要。

綜上所述，醫(yī)院要想更好地適應(yīng)時展的需要，就必須加強檔案管理數(shù)字化應(yīng)用。但在實際工作中存在著諸如存儲缺乏安全性、相關(guān)設(shè)施不完善等問題。通過對當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存儲數(shù)字化的研究，針對相關(guān)問題提出相應(yīng)的解決措施，對推動醫(yī)院檔案管理工作的開展具有極大的現(xiàn)實意義。

參考文獻

[1]譚新.淺析電子文件對檔案工作的影響及對策[J].黑龍江史志，2009（2）

[2]李巍.醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的途徑[J].蘭臺內(nèi)外，2010（2）

篇(5)

【關(guān)鍵詞】高校；數(shù)字化校園；人事檔案管理；模式

一、構(gòu)建基于高校數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)

（一）嚴(yán)格執(zhí)行信息化標(biāo)準(zhǔn)要求。數(shù)字化校園建設(shè)投入較大，影響較為廣泛，信息化標(biāo)準(zhǔn)要求較高。因此，構(gòu)建基于高校數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)，必須符合和遵守國家、教育部頒發(fā)的各類標(biāo)準(zhǔn)以及高等學(xué)校制定的信息化標(biāo)準(zhǔn)要求，滿足國家及省級教育管理部門管理、科研統(tǒng)計要求，以便規(guī)范地進行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的采集、存儲、傳輸、應(yīng)用。須嚴(yán)格參照教育行業(yè)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進行規(guī)范設(shè)計，如《教育管理信息高等學(xué)校管理信息》等。采用純B/S模式實現(xiàn)目前主流的技術(shù)與開發(fā)語言，基于WEB的多層體系結(jié)構(gòu)進行開發(fā)，流程化界面和向?qū)讲僮鲬?yīng)具有良好的可擴展性，依照安全要求設(shè)計合理的安全架構(gòu)。（二）滿足接入高校三大平臺的相關(guān)要求。人事檔案管理系統(tǒng)接入數(shù)字化校園，須集成到高校的三大平臺，滿足信息門戶集成、公共數(shù)據(jù)平臺集成、統(tǒng)一身份認證集成等功能。需要為門戶開發(fā)對應(yīng)的集成表現(xiàn)界面，并提供由該頁面鏈接進入人事檔案管理系統(tǒng)相應(yīng)框架的功能。可根據(jù)高校需要，從系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中抽取出需要共享的數(shù)據(jù)到公共數(shù)據(jù)中心，完成數(shù)據(jù)層的集成。須為信息門戶單點登錄開發(fā)相應(yīng)的接口程序，支持現(xiàn)有的高校統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)。

二、基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用

（一）人事檔案管理部門應(yīng)用基于高校數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)進行信息化管理。1.全面、準(zhǔn)確地采集人員的基本信息檔案。通過基于數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)，人事檔案管理部門原有的人事檔案數(shù)據(jù)信息可以導(dǎo)入系統(tǒng)之中，后續(xù)可單獨及批量追加信息，如教職工的專業(yè)技術(shù)職務(wù)、行政職務(wù)等的晉升、變更；并根據(jù)需要定義各種信息項目，便于增加、修改信息。高校教職員工也可登錄系統(tǒng)，上傳人事檔案相關(guān)材料，如各類學(xué)歷、學(xué)位、進修、培訓(xùn)、職稱、獲獎證書圖片等數(shù)字檔案，經(jīng)人事部門審核后存入管理系統(tǒng)。這種多途徑、多渠道的收集方式，促進了人事檔案信息更全面、準(zhǔn)確的收集。2.根據(jù)人員類別進行檔案的自動分類管理。高校因人事管理需要，對教職工進行分類管理，基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)可根據(jù)教職工的分類，可自定義不同的檔案類別，并能根據(jù)實際變化情況變更類別。如：在職正式、離退休、延長退休、干部、工人、技術(shù)合同、臨時合同等的分類，并可在各類別間進行變動，如在職變更為退休，在職變更為調(diào)動等，從而實現(xiàn)一鍵式分類，使人員的檔案管理更清晰明了、定位準(zhǔn)確、有序規(guī)范。3.合同檔案管理。在基于數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)中，可導(dǎo)入所需的合同內(nèi)容、格式，并可完成勞動合同的簽訂、變更、續(xù)簽、終止和解除等工作；系統(tǒng)可上傳保存合同數(shù)字圖片；篩選符合相應(yīng)條件的人員，批量打印合同、續(xù)簽合同、解除合同通知書等等。可在系統(tǒng)中靈活設(shè)置合同管理中的提醒條件，如合同到期、試用到期等。并能通過系統(tǒng)進行合同基數(shù)統(tǒng)計核算，使合同管理高效、完善、及時、準(zhǔn)確。4.年度考核檔案管理。年度考核流程通過基于數(shù)字化校園的人事管理系統(tǒng)與人事檔案管理系統(tǒng)對接，完成年度考核表的收集歸檔工作及年度考核數(shù)據(jù)匯總工作。5.進修培訓(xùn)檔案管理。教職工培訓(xùn)信息檔案可批量導(dǎo)入系統(tǒng)，也可單個錄入，可自定義參加培訓(xùn)人員姓名、編號、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)單位、培訓(xùn)起止時間等，教職工可登錄系統(tǒng)上傳培訓(xùn)結(jié)業(yè)鑒定表等相關(guān)數(shù)字圖片檔案，人事管理部門審核保存歸檔。還可運用系統(tǒng)按年度、項目匯總進修培訓(xùn)檔案信息，進行統(tǒng)計分析。6.自動生成各類人事檔案相關(guān)表格。錄入到系統(tǒng)中的人事檔案數(shù)據(jù)形成檔案目錄，職務(wù)職稱變動、工資變動均形成變動情況登記表。人事檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出，可制作生成名冊表、轉(zhuǎn)遞通知單等。7.統(tǒng)計分析?？蓪ο到y(tǒng)中教職工的相關(guān)檔案信息進行統(tǒng)計，如學(xué)歷、學(xué)位、職稱、年齡、工齡等各種信息結(jié)構(gòu)、變動情況的統(tǒng)計數(shù)據(jù)、圖表，生成相關(guān)報表等。（二）其他教職員工對基于高校數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)進行相關(guān)應(yīng)用。根據(jù)不同人員類別，在系統(tǒng)中設(shè)置不同的應(yīng)用權(quán)限，設(shè)定不同的操作及查閱范圍。1.校領(lǐng)導(dǎo)。在系統(tǒng)中可通過文字、數(shù)字圖片等瀏覽方式，查閱了解教職工的基本情況、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、個人簡歷、考核等檔案情況，及時、準(zhǔn)確地掌握相關(guān)信息，為學(xué)校工作決策提供參考。2.部門領(lǐng)導(dǎo)。在系統(tǒng)中可通過文字、數(shù)字圖片等瀏覽方式，查閱本部門教職員工基本信息、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、個人簡歷、考核等檔案情況；審核本部門教職工更新的信息和上傳的各類學(xué)歷、學(xué)位、進修、培訓(xùn)、職稱、獲獎等數(shù)字圖片檔案材料。為部門的管理、決策把關(guān)。3.教職工。在系統(tǒng)中可通過文字、數(shù)字圖片等瀏覽方式，查閱本人的基本信息、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、個人簡歷、年度考核結(jié)果等檔案情況；上傳更新圖文數(shù)字檔案材料，如學(xué)歷、學(xué)位、職稱、進修培訓(xùn)等。

三、基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的維護管理

制定基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)維護管理制度，以確保系統(tǒng)安全、高效運行。（一）維護計算機及網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)備，保證系統(tǒng)正常運行。定期檢查維護計算機及網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備，及時發(fā)現(xiàn)、維修處理硬件設(shè)備問題。做好設(shè)備故障處理預(yù)案并有效落實。（二）維護系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息。對基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的運行狀況進行嚴(yán)格的管理監(jiān)控。按不同的人員管理類別，合理設(shè)置不同的應(yīng)用權(quán)限。及時更新數(shù)據(jù)信息，及時審核教職工上傳的新的檔案信息材料，嚴(yán)格把關(guān)，確保檔案材料信息真實可靠、充實全面、實時更新。（三）維護系統(tǒng)安全。加強防火墻保護屏障。定期、不定期升級殺毒軟件、查殺計算機病毒、木馬等。根據(jù)人員類別的變動情況，及時變更系統(tǒng)中的類別管理，確保按人員類別進行使用權(quán)限的實時更新。

【參考文獻】

[1]沈錫臣,陳懷楚.高校信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范[J].清華大學(xué)學(xué)報(自然科學(xué)版),2003(4):529-531,556.

篇(6)

1.檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

1.1檔案數(shù)字化建設(shè)是信息時代的發(fā)展要求

隨著科技的進步以及信息時代的飛速發(fā)展。人們的生活、學(xué)習(xí)、以及工作都在這信息化浪潮中發(fā)生著巨大改變。辦公自動化水平的提升使無紙化辦公成為了必然，為適應(yīng)時代的發(fā)展需求，檔案管理從傳統(tǒng)的管理模式走向了信息化管理的發(fā)展道路。數(shù)字化建設(shè)比傳統(tǒng)的管理模式更加迅速和準(zhǔn)確。

1.2檔案數(shù)字化建設(shè)是社會發(fā)展的需要

檔案所包含的原始憑證是最真實可靠的記載，是國家信息資源的重要組成部分，具有很大的經(jīng)濟價值。當(dāng)今的人們已經(jīng)越來越開始關(guān)注獲取檔案信息的便捷性和時效性了。與傳統(tǒng)檔案載體相比較，數(shù)字化檔案的獲取更加方便快捷，而且不會損壞到原文件。所以順應(yīng)社會發(fā)展的實際需要，應(yīng)該盡快改變傳統(tǒng)的管理模式，加快檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，準(zhǔn)確及時的為各個領(lǐng)域提供便利，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

1.3檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢

檔案數(shù)字化建設(shè)之所以會成為檔案管理的必然，是由于傳統(tǒng)的管理和數(shù)字化管理存在著幾點顯著的差別。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體成本高、容量有限，而且一旦遭到破話，將難以得到恢復(fù)。而數(shù)字化檔案載體成本低、容量大，數(shù)字檔案可以通過備份避免檔案受到損害。再加上紙質(zhì)檔案工作繁瑣、浪費時間和精力，而數(shù)字檔案只需通過計算機就可以很方便的在很短的時間檢索到所需的內(nèi)容。最重要的差別是數(shù)字化檔案可以滿足人們在建筑設(shè)計和科研等方面的多維需求，這是傳統(tǒng)模式不能相比的。

1.4檔案數(shù)字化建設(shè)是開發(fā)和利用檔案信息資源的基礎(chǔ)

如果能將檔案的數(shù)字化工作做的出色，就能實現(xiàn)檔案信息資源的合理開發(fā)。開發(fā)檔案信息資源的目的是為國家更好的服務(wù)，達到社會資源共享的效果。檔案數(shù)字化建設(shè)之所以說是開發(fā)和利用信息資源的基礎(chǔ)，是因為數(shù)字化建設(shè)可以克服地域的限制，實現(xiàn)大規(guī)模檔案信息資源的服務(wù)和使用，確保檔案信息資源的準(zhǔn)確、時效性。因此，應(yīng)該加快檔案的數(shù)字化建設(shè)，使檔案信息資源得到最大限度的開發(fā)和利用，為社會主義現(xiàn)代化的建設(shè)事業(yè)服務(wù)。

2.提高檔案數(shù)字化管理的對策

2.1建設(shè)系統(tǒng)工程，實現(xiàn)信息共亨

檔案電子化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案管理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統(tǒng)。由于各大型機關(guān)、企業(yè)日常工作中，每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采取雙服務(wù)器、磁盤陳列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)上傳，達到資源共享的目的。

2.2提供科學(xué)技術(shù)保障措施

在技術(shù)上進行不斷改進和創(chuàng)新，技術(shù)創(chuàng)新要多樣化，譬如信息加密技術(shù)，數(shù)字簽名技術(shù)，防火墻技術(shù)，操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)，入侵檢測技術(shù)和長期可存取技術(shù)等。只有技術(shù)的不斷進步與不斷更新才能促進檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性，提供科學(xué)有效的技術(shù)保障，促進檔案數(shù)字化管理的順利進行。

2.3實現(xiàn)數(shù)字檔案統(tǒng)一管理

針對檔案數(shù)字化建設(shè)中的問題，要保障電子檔案的真實性與完整性，需要從管理的角度出發(fā)。主要包括對管理體系的加強、提升體系標(biāo)準(zhǔn)化、增強研究體系的支撐體系等。在管理制度上，也要從不同方面來完善。譬如，要改善人員安全管理制度，加強文檔管理，健全系統(tǒng)運行環(huán)境安全管理制度等。在建立檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系時，必須依據(jù)國家確定的國家信息化相關(guān)規(guī)定來制定，同時還要與行業(yè)和地方的相關(guān)政策、辦法相結(jié)合，使之形成嚴(yán)密的體系，從而使整個數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，步調(diào)一致，有利于部門之間、單位之間、系統(tǒng)之間，乃至整個城市、國家和國際之間的互通互聯(lián)。

2.4完善紙質(zhì)檔案規(guī)范處理

由于之前的檔案館存儲的文件等信息主要是紙質(zhì)文件、圖紙、照片和錄像帶等。所以，現(xiàn)在大部分檔案工作者首要的任務(wù)就是將這些檔案資源從各種不同的載體全部都轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案資源，從而實現(xiàn)網(wǎng)上數(shù)字信息的傳遞。首先，對提供利用率高的檔案信息，優(yōu)先進行數(shù)字化，將檔案信息的案卷級目錄、文件級目錄、摘要、提綱、重要數(shù)據(jù)等數(shù)字化。然后，利用相應(yīng)的設(shè)備，分階段依據(jù)不同的載體，采取不同的方式，著手實施必要的數(shù)字化處理。只有通過數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，才可使大量的館藏的固定化的信息被激活，使信息管理技術(shù)得到發(fā)展，從而適應(yīng)新世紀(jì)中高速高效的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

2.5加強數(shù)據(jù)系統(tǒng)設(shè)施建設(shè)

數(shù)據(jù)庫建設(shè)已成為信息資源開發(fā)的重要手段之一，其建設(shè)在數(shù)字化信息資源管理中有著舉足輕重的地位?；A(chǔ)設(shè)施的優(yōu)化，需要配備適應(yīng)數(shù)字檔案信息發(fā)展所需的軟硬件。檔案部門應(yīng)根據(jù)實際情況、配備適應(yīng)檔案數(shù)字化工作需要的辦公設(shè)備，保證能夠滿足檔案資料從輸入、存儲、管理到利用的數(shù)字化管理全過程的需要，努力實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用、技術(shù)和產(chǎn)業(yè)的良性互動，促進網(wǎng)絡(luò)融合，實現(xiàn)資源優(yōu)化配置和信息資源共享，充分利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)對檔案信息資源進行合理的組織與加工。同時，還要配置先進、適用和可靠的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件，從而提高檔案信息的有序性、完整性、可讀性以及安全性，此外，數(shù)據(jù)庫技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的完美融合極大地方便了檔案信息資源的開發(fā)利用，提高了開發(fā)效率。

2.6建立檔案安全保障體系

隨著科技的發(fā)展，社會上網(wǎng)絡(luò)犯罪的手段也愈加高端，如今網(wǎng)絡(luò)違法犯罪等問題日漸突出，譬如，計算機病毒、網(wǎng)絡(luò)攻擊、垃圾郵件、系統(tǒng)漏洞、網(wǎng)絡(luò)竊密和虛假有害信息等問題層出不窮。要利用殺毒工具、訪問級別控制、防火墻、加密技術(shù)和病毒防護技術(shù)等全面堵截，防止網(wǎng)絡(luò)文件被非法破壞。在加強軟硬件以及網(wǎng)絡(luò)安全維護的同時，也不能忽略自然因素對管理工作造成的影響。要采取有效措施，積極預(yù)防應(yīng)對地震、火災(zāi)、冰雪和洪澇等突發(fā)自然災(zāi)害對重要檔案造成的破壞，避免造成難以估量的損失。數(shù)字檔案的存放如果能存放在不同的地方，這樣會大大降低損失率。數(shù)字檔案在保管條件上要求高，在選擇存放地點時要多角度、全方位地考察，將檔案的安全風(fēng)險系數(shù)降到最低，確保數(shù)字檔案的安全管理。

篇(7)

一、高校檔案管理現(xiàn)狀

根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案主要記載著學(xué)校重要的教育歷史，具有很重要的價值，因此必須加大對檔案管理的重視。根據(jù)目前的情況來看，主要對其總結(jié)了以下這幾個方面特點:第一，學(xué)校每年都會“迎來送往”，送走很多畢業(yè)生。同時會招來很多新生，這對高校檔案的管理需要很大的工作量，既要對新入學(xué)學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)進行錄入，也要對畢業(yè)生的數(shù)據(jù)進行遷出或改動，此時檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量巨大、變動較為頻繁等一系列特點，再加上要對學(xué)生其他檔案的維護和保存，都需要耗費大量的人力物力。第二，檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，各個高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在各種差異性，導(dǎo)致各高校之間對于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這給提高檔案管理工作的效率帶來了障礙。第三，檔案數(shù)字化管理處理手段有待提高，由于目前的高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到了檢索、交換、備份等輔助功能。以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點，也是制約檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續(xù)就以上特點結(jié)合電子化檔案管理進行應(yīng)用分析。

二、檔案數(shù)字化管理的特點

過去傳統(tǒng)的檔案管理模式是在每個部門分出一個檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過去的高校檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用，但是就目前社會的管理模式來看，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然是無法滿足現(xiàn)狀的，因此必須在過去傳統(tǒng)的管理模式中，創(chuàng)建一種新的管理模式，那就是應(yīng)運而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開放性的管理體系，是對傳統(tǒng)檔案管理的一種補充及升華，使得檔案管理的質(zhì)量和效率得到進一步的提高。隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為高校檔案管理的一種發(fā)展趨勢，各種新型產(chǎn)品正不斷被研發(fā)出來并得到廣泛性地應(yīng)用，也使得檔案管理在模式上發(fā)生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數(shù)字化在高校中的管理功能也變得越來越強大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計算機緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機讀的形式，就這一點來說是和傳統(tǒng)的檔案管理存在很大的區(qū)別的。在信息的使用中，需要將有價值的信息在檔案信息這一系統(tǒng)中檢索出來，對此就必然要求檔案管理系統(tǒng)的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實性以及價值性。

三、電子檔案使用的途徑

電子檔案所具備的很多特點都是傳統(tǒng)檔案所不具備的，像查準(zhǔn)率以及查全率等等，這些都是傳統(tǒng)檔案對于現(xiàn)代化的電子檔案管理所不能比擬的，對此為了提高工作效率，應(yīng)充分利用電子檔案的優(yōu)勢，使其優(yōu)越性得到展現(xiàn)。當(dāng)前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點：

（一）提供拷貝

在對電子檔案進行使用的過程中，主要的一個途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個檔案部門可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉(zhuǎn)換為一種通用的格式，然后再讓使用者對檔案進行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設(shè)施條件，對此可以直接要求檔案管理部門將檔案打印出來。

（二）通信傳輸

通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門通過計算機將所使用的檔案進行相互傳輸，這是當(dāng)前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過程中沒有地域限制的特點，不需要檔案人員再為提取檔案專門跑一趟，有效節(jié)省了大量的人力以及財力。

（三）直接利用

所謂直接性地利用，是指利用檔案部門的計算機對電子檔案進行查詢，這樣一來可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統(tǒng)一時間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關(guān)的技術(shù)支持。

四、檔案數(shù)字化管理的重要作用

檔案數(shù)字化管理是一種現(xiàn)代化的信息管理模式，該模式是將原來紙質(zhì)記載的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息進行保存，這樣方便存儲和查閱，而且電子智能化的記載儲存有利于管理。數(shù)字智能化的管理模式能把相關(guān)的檔案按照不同的類別進行數(shù)字化儲存，還可以儲存音頻資料，對于及時的信息反饋還能做出詳細的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數(shù)字化的管理模式可以方便管理，在工作的過程當(dāng)中可以進行電子傳遞閱覽，可以節(jié)約時間，提高工作效率。利用數(shù)字化的管理模式搜集的數(shù)據(jù)，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開展。其次，在電子化的智能管理中，把相關(guān)的資料儲存在文檔的資料庫當(dāng)中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準(zhǔn)確性，不容易產(chǎn)生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節(jié)約了時間，提高了工作效率，這便是現(xiàn)代數(shù)字智能化管理模式的優(yōu)點。再次，數(shù)字智能化的管理模式可以隨時進行數(shù)據(jù)更新，保證資料的時效性，能方便員工的查閱和使用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載信息需要大量的人工進行統(tǒng)計和整理，現(xiàn)在的數(shù)字智能化的管理可以利用高科技的電子產(chǎn)品快速地完成工作，只要輕輕地點擊鼠標(biāo)就能夠完成整個的統(tǒng)計整理到儲存的過程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數(shù)字化的管理模式可以使整個的辦公流程順暢無阻，節(jié)省了很多的人力和時間，使材料的管理更加的科學(xué)化、系統(tǒng)化。所以，在社會快速發(fā)展的今天，高校檔案管理采用數(shù)字化的管理模式是符合時代需求的。然而目前，我國在運用數(shù)字化的管理過程當(dāng)中，還存在很多的困難沒有克服，還沒有熟練地掌握數(shù)字化的管理模式，需要進一步的學(xué)習(xí)與實踐。數(shù)字化的管理模式分為以下幾個工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現(xiàn)在的數(shù)字化管理模式當(dāng)中，利用科技化的電子產(chǎn)品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進行數(shù)字化的管理過程當(dāng)中，對相關(guān)的信息進行數(shù)字化的編碼，使相關(guān)的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當(dāng)中進行相關(guān)的檢查，去掉一些沒有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對于資料文件的管理至關(guān)重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認真對待。4、管理資料。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的保管有很多嚴(yán)格的要求，要保證紙質(zhì)資料環(huán)境的干燥、清潔等，要防止火災(zāi)的發(fā)生，防止被水淹沒，而數(shù)字化管理則不用擔(dān)心這些問題。現(xiàn)如今，數(shù)字化的檔案管理相對過去簡單多了，在對資料進行統(tǒng)計這個環(huán)節(jié)當(dāng)中，主要依靠高科技產(chǎn)品進行自動化的統(tǒng)計，可以節(jié)約時間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數(shù)字化的管理模式可以使數(shù)字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節(jié)省很多的時間、精力；在編排資料中，利用計算機的操作系統(tǒng)把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時還可以進行資料共享，促進高校之間的合作。然而在數(shù)字化的管理中，為保證資料不流失，就要對每一道操作程序進行加密處理，防止相關(guān)的資料泄露，造成不必要的損失。由于計算機系統(tǒng)比較復(fù)雜，在相關(guān)的操作過程當(dāng)中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸?shù)倪^程當(dāng)中，要進行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進行正當(dāng)?shù)牟僮?，這樣才能保證信息的安全。

五、如何規(guī)范檔案數(shù)字化管理

在檔案數(shù)字化管理模式當(dāng)中存在著很多的問題，涉及到電子科技產(chǎn)品的使用，電子科技產(chǎn)品是一個很復(fù)雜的產(chǎn)物，如果操作不當(dāng)就會對學(xué)校或者學(xué)生造成很大的損失，所以在進行數(shù)字化的信息管理的時候，要嚴(yán)格規(guī)范管理模式，制定一定的管理制度。

（一）加強檔案數(shù)字化管理，保障資料的安全

要想安全地管理學(xué)校內(nèi)部資料，就必須完善相關(guān)的管理體系，加強高校檔案的內(nèi)部管理，對學(xué)校內(nèi)部工作人員進行定期的培訓(xùn)，提高內(nèi)部人員的操作能力。在進行數(shù)字化的儲存模式當(dāng)中存在著很多的問題，在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)世界，安全隨時受到威脅，如果操作不當(dāng)或者沒有做好保密防范工作，隨時都有可能為學(xué)校帶來相當(dāng)大的損失。所以要定期對電腦系統(tǒng)進行升級管理，請專業(yè)的維修人員進行專業(yè)的維修工作，對于電腦要進行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數(shù)字化的管理順利地進行。

（二）規(guī)范操作，減少損失

以往在信息的管理過程當(dāng)中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會帶來相應(yīng)的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應(yīng)該對于信息進行嚴(yán)格的加密處理，不要把密碼告訴無關(guān)的人，應(yīng)該避免密碼被更多的人知道，所以應(yīng)該建立一個完整的管理體系，每個人都要認真地對待工作，對于信息要加強管理，對于資料的管理更加的嚴(yán)謹，在使用資料的過程當(dāng)中，要時刻注意網(wǎng)絡(luò)的安全，加強防范意識。

（三）對資料管理人員進行培訓(xùn)，加強工作的嚴(yán)謹性