部門合同管理精品(七篇)

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篇(1)

【關鍵詞】合同 企業(yè) 財務監(jiān)管 管理

一、緒論

當前經濟社會全面高度發(fā)展的形勢下，企業(yè)經濟往來大多通過經濟合同來實現(xiàn)，經濟合同的種類和數(shù)量也越來越多，企業(yè)必須加強對經濟合同的管理。合同管理的好壞直接影響企業(yè)的經濟利益，高水平高質量的合同管理勢在必行。但在企業(yè)合同管理實際過程中，財務監(jiān)管力度不夠，財務人員主動參與意識不強，財務報表與真實經濟業(yè)務脫節(jié)，合同管理效率低下，風險防范不足。為做好合同管理工作，企業(yè)必須高度重視財務監(jiān)管在合同管理中的重要性，加強財務部門在監(jiān)管合同簽訂到執(zhí)行等各環(huán)節(jié)的職能作用，從而把合同風險降低或進行有效規(guī)避，以便能有效提高合同管理的效率。加強對經濟合同中財務監(jiān)管職能，是財務部門必須履行的職能之一，有利于提高合同管理水平，有利于維護企業(yè)經濟利益，有助于提升企業(yè)的經濟利益。

本文主要關注財務監(jiān)管在合同管理中的重要性，通過對合同管理過程中存在的主要問題深入分析，提出完善合同管理方面的一些建議。

二、從財務監(jiān)管角度強化企業(yè)的合同管理

企業(yè)的經濟業(yè)務和往來事項大部分都是通過不同的合同來實現(xiàn)的，可見合同在公司開展的對外經營活動中起著重要作用，公司必須將“合同管理”作為公司最基本的管理制度之一，并圍繞合同的一系列具體環(huán)節(jié)，展開對合同的風險預防和實時控制活動[1]。

企業(yè)合同管理是指企業(yè)對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止是合同管理的內容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。合同管理一般可劃分為四個階段：合同準備階段，包括合同策劃、調查、初步確定準合同對象、談判、擬訂合同文本、審核等程序；合同簽署階段，包括正式簽署、將合同分送相關部門等程序；合同履行階段，包括合同履行、變更或轉讓、終止、糾紛處理等程序；合同履行后管理階段，包括合同歸檔保管、執(zhí)行情況評價等程序[2]。

加強財務部門對合同的監(jiān)管非常重要，不容忽視。一方面，財務部門進行業(yè)務核算和編制財務報表需要以企業(yè)簽訂的經濟合同為依據(jù)，屬于企業(yè)會計原始資料之一，加強合同的有效管理，充分發(fā)揮財務部門的監(jiān)管作用，是財務管理工作的一項非常重要的內容，可以實現(xiàn)財務部門對合同涉及的經濟事項的前、中、后不同階段的管理。此外，合同管理的主要目的是通過有效手段減少企業(yè)合同風險，提高合同管理過程中的效率，明確合同的管理責任，有效控制合同發(fā)生的費用，降低各項成本，最終提高企業(yè)的經濟效益。可見，合同管理是財務管理的重要組成部分之一，加強對合同的管理也是財務部門要履行的重要職能之一，有利于企業(yè)嚴格遵守內部控制規(guī)范，完成預期的經濟效益目標。

三、防范企業(yè)合同管理中財務監(jiān)管的缺位現(xiàn)象

在企業(yè)管理事務中，大部分企業(yè)都會專門設立相應的管理部門進行合同管理，但財務管理部門與合同管理部門之間缺乏有效溝通，無法做到信息資源共享，使得財務部門的合同監(jiān)管作用受到抑制和約束，合同管理的效率不高。財務部門出具的財務報表與企業(yè)實際發(fā)生的業(yè)務脫節(jié)，導致財務部門提供的各項數(shù)據(jù)難以為企業(yè)管理者和各級投資者提供有價值的參考信息。

在整個合同管理過程中，財務部門的管理人員主動合同管理的積極性不高。在一系列的合同管理過程中，從合同前期談判、到合同中期簽訂、合同過程履行，以及合同后期結算和合同保管等環(huán)節(jié)，財務人員往往沒有主動對合同進行監(jiān)管的意識，只是在合同履行后收到業(yè)務部門隨時傳來的結算單據(jù)，依據(jù)財務人員對合同結算單據(jù)的基本理解進行財務核算，簡單發(fā)揮報銷、結算、統(tǒng)計的作用，而不進行合同相關業(yè)務的學習和及時溝通。這種經濟信息的傳遞過程是不準確的，也不及時，加上財務人員對有些經濟業(yè)務性質不了解、對合同的具體執(zhí)行情況不清楚，導致財務核算滯后、財務數(shù)據(jù)也不夠真實，財務報表反應的情況與企業(yè)真實的經濟業(yè)務缺乏關聯(lián)性[3]。這種情況下，財務部分出具的數(shù)據(jù)不能給企業(yè)的經營管理者提供有用的支持，也不能為投資者提供有價值的參考信息。

為了改變上文描述的現(xiàn)狀，財務部門的管理人員要積極尋求各種方式方法，積極參與到企業(yè)的合同管理中來，確保財務管理部門在企業(yè)經濟正常運行過程中的知情權，發(fā)揮財務部門的監(jiān)管職能。財務管理人員要憑借自身對合同風險敏感的專業(yè)判斷力，準確而又及時的發(fā)現(xiàn)和評估潛在的合同風險，還要熟練運用各項會計制度和準則，利用相應的政策，采取有效措施把企業(yè)合同風險降低到可接受水平。因此企業(yè)的合同管理需要財務管理人員對合同進行全過程的跟蹤監(jiān)管，將財務監(jiān)管從企業(yè)合同協(xié)商、合同起草的初始環(huán)節(jié)就開始滲透進去，在合同的起草環(huán)節(jié)做好財務控制，事前防范，事中控制，事后補救，還要求財務人員全面更新經營管理觀念，努力改變財務工作環(huán)境，同時提升財務人員的自身綜合素質。

四、加強企業(yè)合同管理中財務監(jiān)管的關鍵職能

企業(yè)管理的一項重要內容就是合同管理，并且合同管理也是財務管理的一部分內容，財務管理的主要目標包括下面三項，一是優(yōu)化合同管理的流程、二是降低合同管理的風險、三是提高合同管理的效率。財務部門如何才能夠在企業(yè)經濟合同的管理中發(fā)揮監(jiān)管的重要作用值得深入剖析探討，本文就從合同管理的四個階段進行分析探討。

（一）合同訂立前重點做好風險防范

風險預測和風險辨析工作要在合同簽訂前完成，其要由財務部門配合相關部門來完成。財務管理部門的工作人員要認真分析即將進行的合同活動中可能存在的風險，并保持積極溝通[4]。在風險分析過程中財務管理人員要認真嚴謹，仔細調查合同簽訂關聯(lián)方的資信情況、財務情況、業(yè)務水平和履約能力，把可能涉及到的風險進行逐一的分析研判，確定可能發(fā)生風險的類型，制定有效的風險防范對策。合同本身就是合同風險一個重要的來源，財務部門需要注重相應細節(jié)，對合同中涉及財務的條款給予適當?shù)囊庖姟Ｘ攧杖藛T要重點關注合同標的是否符合企業(yè)業(yè)務范圍；合同中提及的經濟事項和相關數(shù)據(jù)是否符合企業(yè)的預算和利益；合同的格式和合同類型是否規(guī)范；合同內容和條款是否合理齊備。如合同價款的確定和支付結算方式、金額大小寫、產品和服務的數(shù)量、質量或技術標準、履約期限和地點、違約責任的歸屬、爭議的解決等。

（二）合同簽署階段重點監(jiān)管合同簽署權限及備案程序

強化財務管理部門對合同簽定階段的監(jiān)管，包括兩部分，一是合同正式簽署環(huán)節(jié)的管控，二是分送合同到相關部門環(huán)節(jié)的管控。財務人員應重點關注簽署的合同是否屬于經過審核管理程序同意簽訂的合同；是否超越合同簽署權限，嚴格執(zhí)行企業(yè)的授權審批制度，做到重大事項審批簽字有效，嚴禁未經授權擅自簽訂；簽署加蓋的合同印章是否與財務備案表中的印章一致。如存在授權委托的情況，財務部門還應該審查是否存在委托備案書，合同受托簽字人是否與委托備案書中受托人一致，是否超出委托事項范圍以及委托期限等細節(jié)。

完整合同需要專門編號并加蓋公章或合同專用章，合同管理部門應當?shù)谝粫r間將一份完整合同的原件或副本送財務管理部門備案。財務部門應履行同簽收制度，并指定專人負責合同的管理，對合同的管理實行責任追究制度。合同發(fā)生任何變更或達成解除協(xié)議的時候應該重新走審批流程并及時報送財務部門簽收登記備案。

（三）合同履行過程中及時結算并設定索賠工作流程

企業(yè)財務部門對合同簽訂部門送存?zhèn)浒傅暮贤瑧P注履行過程的各種情況，依據(jù)合同中的各項條款審核執(zhí)行結算業(yè)務，按照合同內容的要求，嚴格清理債權債務，做好合同款項的催收，對合同的履行情況進行及時評估。凡是沒有按照合同條款履約的，或者驗收未能通過的業(yè)務，財務部門有權拒絕撥款。

這包括兩個方面，一是要密切關注對合同生效后涉及的稅收政策、收入情況、費用情況、資金使用情況以及合同執(zhí)行情況，執(zhí)行嚴格的合同管理及審核流程。二是，在資金管理方面要遵循集中管理、統(tǒng)籌安排、綜合平衡和優(yōu)化投向的原則。資金管理需要由財務部負責和具體實施。對照合同履約的實際情況，把握好資金的使用和費用的結算等方面。對于合同款項的支付，要做到各項合同支出都必須履行計劃申報程序，并嚴格以批準的付款計劃為依據(jù)。

在企業(yè)合同有任何形式的變更或任何金額的索賠過程中，財務管理人員應發(fā)揮監(jiān)督檢查的重要職能。重點的監(jiān)督包括：第一，合同變更必須符合相應的程序，符合有關法律、法規(guī)和政策；第二，變更應通過協(xié)商達成書面協(xié)議，作為原始合同的補充，做好原始記錄、原始資料的保管；最后，嚴格按照變更后的合同內容和條款對相關費用進行審查，及時進行財務核算。需要強調的是，財務管理人員要提高合同變更后的索賠意識，明確合同變更和合同索賠職責，把合同監(jiān)管工作貫穿于企業(yè)經營活動的全過程。財務監(jiān)管還要制定合同變更以及索賠的操作流程和需要注意的事項，尤其是合同中重要條款的變更，要按照內控要求，履行企業(yè)內部的領導會簽和各級審批程序，做到有章可循，照章辦事。

（四）建立合同管理在履行后的保密及評價制度

送存財務部門備案的經濟合同要指定專人保管，并定期對合同進行編號、統(tǒng)計、分類和歸檔登記，以實現(xiàn)重要文檔的管理，同時還要注意財務人員職業(yè)道德，嚴禁以任何形式泄露合同涉及的商業(yè)秘密和技術秘密。此外，財務部門要制定合同執(zhí)行情況的評價制度，按照兼顧全面和突出重點的原則，定期對合同執(zhí)行情況進行分析評價，并實施責任追究制度，做好合同履行后管理階段的財務管控。

五、健全涵蓋財務監(jiān)管的企業(yè)合同管理體系

經濟合同的管理需要有內控和政策的支持，才能減少風險，達到合同管理的目的。同時一個健全的合同管理體系也離不開專業(yè)人才隊伍的參與。

（一）完善企業(yè)合同管理的組織架構

企業(yè)管理本身就是一個相互關聯(lián)的系統(tǒng)工程，各部門應保證充分溝通，密切配合，單純強調某一方面往往使管理失衡，進而影響全盤。企業(yè)應建立起由企業(yè)高層管理者主管、合同歸口管理部門統(tǒng)管、業(yè)務部門分管、合同管理人員專管、財務部門監(jiān)管的企業(yè)經濟合同管理風險評估和預防體系，并建立囊括企業(yè)合同審查制度、企業(yè)合同文檔管理制度、合同變更事項管理制度等在內的全面的完善的合同管理制度，從結構和制度層面進行規(guī)范，每個環(huán)節(jié)相互協(xié)調，如果企業(yè)簽訂合同的部門、執(zhí)行合同的部門、審批合同的人員，對合同的管理的流程沒有調整好，那么財務的監(jiān)管就會孤立無援，也就失去了財務監(jiān)管的基礎和存在的必要性。只有在完善的合同管理制度和嚴密的合同管理內控體系的支撐下，對經濟合同進行動態(tài)化管理，各部門相互協(xié)調配合，財務部門對合同管理的監(jiān)管作用才能得到充分的發(fā)揮。

（二）建設合同管理的專業(yè)化隊伍

企業(yè)合同管理部門中人員素質的高低會直接影響管理效率和質量。所以財務部門要做好合同管理工作，企業(yè)必須要高度重視包括財務人員在內的合同管理人員的繼續(xù)教育和專業(yè)培訓，可以采取的途徑有講座、培訓、技術交流會等。培訓內容涉及很多方面，例如，可以是強化與經濟合同有關的法律知識的培訓，如《合同法》等，通過培訓強化經濟合同管理人員的法律觀念和意識；也可以是加強對合同管理人員的業(yè)務水平、知識面的培養(yǎng)，提高其處理經濟合同中各種事務的能力，讓其進一步掌握專業(yè)知識，熟悉合同處理手段，以此強化其專業(yè)能力。總之，采取多項舉措加強隊伍建設至關重要，建立一支專業(yè)化的人才隊伍，切實保障企業(yè)合同管理體系的正常運行和高效執(zhí)行。

六、小結

合同是企業(yè)日常經營活動中必不可少的內容，加強合同管理具有重要意義。合同管理離不開財務監(jiān)管，加強財務管理部門對合同的監(jiān)管是財務部門的職能之一，這就需要企業(yè)的財務部門主動參與到合同管理中來，充分發(fā)揮財務的監(jiān)管職能作用，降低或規(guī)避合同風險，維護企業(yè)利益。在合同訂立前，財務部門要做好風險預測、風險辨析工作；在合同簽署階段，財務部門應對簽訂合同權限、合同印章使用管理、分送合同給相關部門等方面進行監(jiān)管；在合同履行階段，財務部門應嚴密P注合同實際履行情況，及時結算并清理債權債務，制定合同變更索賠工作流程和相關注意事項；在合同履行后管理階段，財務應做好合同的歸檔保管工作，建立合同管理及保密制度。加強財務在合同管理中的職能，除了在合同管理的四個階段進行監(jiān)管外，還需要企業(yè)依據(jù)實際情況建立健全企業(yè)合同的管理體系，做好包括財務人員在內的合同管理人員的培訓。相信有了財務部門的監(jiān)管，企業(yè)會更好的實現(xiàn)合同風險管理，避免企業(yè)合同執(zhí)行的潛在風險，并提高合同執(zhí)行水平，從而更好的維護企業(yè)的利益。

參考文獻

[1]楊林萍.關于會計人員對經濟合同的審計監(jiān)督之我見[J].財稅縱橫，2012，27：448-449.

[2]張桂祖.企業(yè)經濟合同內部控制管理初探[J].現(xiàn)代經濟信息，2014，（1）：67-69.

[3]李衛(wèi)花.工程財務管理如何加強合同管理[J].山西經濟管理干部學院學報，2011，（19）：50-52.

篇(2)

文章編號：1004-4914（2015）07-264-02

合同是企業(yè)對外經濟活動的橋梁，是企業(yè)獲取經濟利益的根本保證。當前企業(yè)合同管理中不同程度存在著職能定位不清、審核內容不明、業(yè)務發(fā)展模糊等弊端。本文就企業(yè)合同管理職能作進一步辨析，目的是澄清認識、明確定位、細化管理，促進合同管理健康發(fā)展，維護企業(yè)合法權益。

一、合同管理職能的特殊性

合同管理簡單說就是指企業(yè)為實現(xiàn)合同目的，結合本企業(yè)實際，對本企業(yè)一系列可能產生法律后果的“合同行為”進行審查、控制、監(jiān)督的過程。合同管理職能就是指企業(yè)從事合同管理的機構在合同運行過程中所應承擔的職責和所應發(fā)揮的作用。與企業(yè)其它管理職能相比，合同管理有自己的特殊性。

1.合同管理主體的特殊性。合同管理的主體是指企業(yè)內部按照職權分工做出合同管理行為的各有關部門。企業(yè)其它管理職能的主體通常只是一個部門。而合同管理主體是以合同管理部門為核心構建的一個系統(tǒng)性、綜合性整體，通常不是一個部門。

2.合同管理客體的復雜性。合同管理的客體，也就是企業(yè)合同管理主體的管理行為所指向的對象，即企業(yè)的“合同行為”。企業(yè)的合同行為是指企業(yè)內部相關部門為了企業(yè)的利益，以企業(yè)的名義，依照職權實施的與合同關系相關的磋商締約、實際履行、履行異動（變更、解除、轉讓等）、維權救濟等一系列行為的總稱。所有的合同行為都涉及到多個職能部門、多個相關崗位、多個時間接點，是一個動態(tài)與靜態(tài)結合的過程。企業(yè)其它管理職能行為相對簡單，涉及到上述情況的行為相對較少。

3.合同管理行為與法律后果的緊密性。企業(yè)合同管理直接作用于合同行為。合同運行過程中的各種合同行為其實質是民事法律行為，是企業(yè)為實現(xiàn)合同目的不斷設立、變更、處分自己民事權益的過程，隨時產生法律后果。企業(yè)其它管理職能通常只及于企業(yè)內部，不對外產生法律后果。

二、合同管理職能的主要內容

根據(jù)合同管理的內在邏輯，將合同管理職能進行歸納和劃分，有助于合同管理的專業(yè)化運作。合同管理職能就是管理主體對合同行為進行計劃、組織、領導（指導）、控制的過程。

1.計劃職能。計劃職能是管理者為實現(xiàn)組織確定的目標對工作進行的規(guī)劃和安排。合同管理的計劃職能主要表現(xiàn)為制定合適的合同管理制度。企業(yè)在制定合同管理制度時要根據(jù)企業(yè)現(xiàn)在所面臨的法律環(huán)境和現(xiàn)在所處的合同管理發(fā)展階段，確定企業(yè)合同管理的總目標和階段性目標，梳理合同管理業(yè)務，編制合同管理各個子項目的實施計劃，安排相應的組織保障、資源保障，確保合同管理各子項目的順利實施。合同管理制度要適度超前，體現(xiàn)對合同行為的引導。如果只是拘泥于現(xiàn)狀則不利于合同管理水平的提高，如果過度超前則會給合同管理帶來太大的阻力，不利于工作的開展。

2.組織職能。組織職能是管理者為實現(xiàn)管理目標和計劃而對各種管理要素的相互關系進行合理安排的過程。合同管理的組織職能主要表現(xiàn)為建立有效的授權管理體系，即給所有的合同行為設計組織結構、分配權力、明確責任、配置資源、建立有效的信息溝通網絡等。有效的授權管理體系應當同時包括合同簽訂授權管理體系和合同履行授權管理體系。合同行為是不同合同業(yè)務部門發(fā)起的跨部門、分階段實施的行為體系，組織協(xié)調難度較大。實際工作中要避免只注重合同簽訂授權體系的管理而忽視合同履行授權體系的管理；要授權給真正負責從事這項業(yè)務的相關人員，做到權責明確和權責相適應。企業(yè)的各級領導應當通過“合同管理”對合同行為進行指導與審核，少直接參與具體的“合同行為”。

3.領導（指導）職能。合同管理的領導（指導）職能主要是指對合同管理體系內相關成員的合同相關行為進行引導和施加影響的過程，使合同管理體系內的相關個體或者群體能夠自覺地為實現(xiàn)合同管理相關目標而努力。這個職能通常由兩方面組成。一是縱向的領導職能，主要指合同管理主體的部門負責人對本部門內部涉及合同事務的相關人員進行的指揮、激勵、考核等管理行為。二是橫向的指導職能，主要指合同管理部門的合同管理員對合同業(yè)務部門相關人員從事的合同行為進行的指導，即對合同磋商締約、實際履行、履行異動（變更、解除、轉讓等）、維權救濟等一系列行為（包括這些行為的準備階段）所進行的指導。

4.控制職能。控制職能是指在管理計劃的執(zhí)行過程中，由于管理環(huán)境的變化及其影響，使人們的活動或行為與組織的要求或者期望出現(xiàn)偏差，管理者采取糾偏措施，使管理計劃能按預定計劃進行，或者適當調整管理計劃從而達到預期目的。合同管理的控制職能主要表現(xiàn)為合同管理部門對合同的審查、檢查和評價。

合同審查主要包括合同的主體審查、合法合規(guī)性審查、商業(yè)性審查和表述性審查四個方面。主體審查是合同審查的前提。主體審查的內容主要包括合同當事人的民事主體、合同人、經營資質的符合性、信用審查與履行能力等問題。合法合規(guī)性審查內容主要是合同效力、合同內容、合同訂立程序與流程是否符合法律法規(guī)要求與企業(yè)內部相應的規(guī)章制度要求。商業(yè)性審查主要審查合同中約定的實現(xiàn)雙方合同目的的條款、明確雙方權利義務的條款、解決爭議的條款等是否清晰、明確、全面，是否具有可操作性，是否有利于實現(xiàn)企業(yè)權益最大化。表述性審查可能不直接涉及法律問題，但表述不精準的合同條款可能產生不利的法律后果，甚至有損企業(yè)利益。表述性審查應當做到使合同體例嚴謹、內容齊備、表達精準、版面美觀等。

合同管理部門通過對合同行為定期或者不定期的檢查和評價，開展持續(xù)性的合同糾偏，促使合同管理水平循序漸近、螺旋式提升。

三、加強合同管理部門的職能建設

企業(yè)合同管理職能建設工作的關鍵是加強合同管理部門的職能建設，加強合同管理部門的職能建設應當注意以下要點：

1.合同管理要有正確的思維定位。合同管理的宗旨是為企業(yè)實現(xiàn)合同目的。在合同談判和合同審查中要特別注意自己代表的是一方合同當事人，而不是處于“居中裁判”的地位。必須明白所代表的企業(yè)在合同談判中所要追求的合同目的，在法律障礙與合同目的之間尋找平衡，要促成交易而不能破壞交易。不要片面地追求所謂的合同條款上的平等，應當充分考慮企業(yè)的短期利益和長期利益、局部利益和全局利益的關系，追求一個效益、效率、權益、風險和企業(yè)形象的最佳組合。

2.合同管理部門業(yè)務要向縱深發(fā)展。傳統(tǒng)的合同管理部門僅僅滿足于合法合規(guī)性審查、項目談判和應對必要的訴訟等傳統(tǒng)業(yè)務，法務人員缺乏對企業(yè)管理運營的興趣，在企業(yè)職能部門中常常處于邊緣化的位置。我們要突破傳統(tǒng)法律思維局限，不只是關注傳統(tǒng)法律事務范圍內的事情，更多地關注與企業(yè)緊密相關的其它邊際法律事務。服務要盡可能包括但不限于法律，服務形式要多樣化，積極介入制度合法合規(guī)性審查、流程設計、合同信息化管控、紀檢監(jiān)察事務法治化運作等新領域，以傳統(tǒng)法律事務推動邊際法律事務的開展，以邊際法律事務帶動傳統(tǒng)法律事務的深化。

3.正確認識合同管理行為與合同行為的關系。合同行為主要由合同業(yè)務部門和財務部門完成，合同管理部門通常不是合同行為的直接參與者。合同管理職能的作用就是創(chuàng)造對合同行為相對的“體外監(jiān)督”條件。與紀檢監(jiān)察部門的“體外監(jiān)督”不同的是，合同管理更多地側重于過程的控制與監(jiān)督，即通過審查、蓋章等方式對合同行為的運行過程發(fā)揮“控制職能”。所以合同管理部門要以“事前防范合同風險，事中控制合同風險”為工作重點，以“事后補救合同風險”為補充，扎實做好合同管理工作。

篇(3)

關鍵詞：經濟合同；管理；規(guī)范

中圖分類號：F715.4 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）06-00-01

一、加強制度建設，規(guī)范合同管理

要做工作，制度先行，是合同管理工作的座右銘，也是企業(yè)合同管理工作能夠得到穩(wěn)步、協(xié)調發(fā)展的關鍵。因此，本人任職以來一直十分重視合同管理制度的建設，幾年來，先后制訂了《東灘煤礦經濟合同管理暫行規(guī)定》、《東灘煤礦合同管理暫行規(guī)定實施細則》，規(guī)范了從合同管理機構設置到合同審批、簽訂、履行、終止、歸檔等各項制度，進一步明確了礦屬各單位和部門在管理過程中的地位和作用。制度規(guī)定，簽訂經濟合同必須有承辦部門、合同科、財務科參加；合同科對經濟合同的全部條款綜合把關，承辦部門對經濟合同的質量、技術標準、履行等條款把關，財務部門對經濟合同的結算方式等條款把關。在此基礎上本人又起草形成了統(tǒng)一的《東灘煤礦經濟合同管理規(guī)定》。結合工作實踐，本人又根據(jù)不同種類的合同在立項、審批、簽訂、履行方面的具體情況制訂了專門的單項規(guī)定：先后形成了《建筑工程合同管理規(guī)定》、《修繕修理合同管理規(guī)定》、《購銷合同管理規(guī)定》等單項制度；根據(jù)煤炭銷售的實際情況，本人又對《煤炭銷售合同管理暫行辦法》重新進行了修訂，修訂后的《煤炭銷售合同管理辦法》對煤質科、合同科、財務科在管理中的職責，合同相關方的資格，銷售人員具備的條件，合同審批與簽訂都作了明確規(guī)定，為煤炭銷售合同的簽訂提供了法律基礎；為支持企業(yè)環(huán)境貫標工作，在本人指導下，合同科制訂了符合單位實際情況的環(huán)境保護制度。

二、完善管理體系，加強管理監(jiān)督

1.縱向管理系統(tǒng)

縱向管理系統(tǒng)上有經濟合同領導小組，中有經濟合同管理科，下有兼職合同管理員組成。經濟合同領導小組，是企業(yè)經濟合同管理的決策機構，負責合同立項、審批，并指導檢查合同的簽訂和履行。合同管理科是經濟合同管理的常設機構，負責經濟合同的日常管理工作。兼職合同管理員，是企業(yè)各主要單位和科室配備的專門辦理合同業(yè)務的聯(lián)絡人員，是聯(lián)系合同管理部門、業(yè)務科室的紐帶，在合同的簽訂和履行中起著重要的作用。

2.橫向監(jiān)督系統(tǒng)

橫向監(jiān)督系統(tǒng)有合同科、財務科、紀委、審計科等部門組成。簽訂經濟合同必須有合同科和財務科參加；在工作中，根據(jù)合同的種類不同有不同的承辦部門和使用單位，會同上述部門共同參與合同的簽訂。對于數(shù)額大或社會影響較大的合同還應邀請審計、紀委等部門參加。合同科對經濟合同的全部條款綜合把關，承辦部門對經濟合同的質量，技術標準，履行方式等條款把關，財務部門對經濟合同的結算方式，付款方式等條款把關，審計、紀委檢查監(jiān)督合同的簽訂和履行。

縱向管理使得企業(yè)的經營決策得以順利地貫徹實施，并能將實施過程中的信息及時反饋，既保證了決策的客觀性，又提高了工作效率。橫向管理則使合同會簽部門共同參與、互相監(jiān)督、協(xié)調一致、各負其責，形成了有效的監(jiān)督管理機制。縱向管理和橫向管理互相交織，相輔相成，既避免了個別單位權力過于集中和合同承辦過程中的推諉、扯皮現(xiàn)象，又保證了合同立項、審批、簽訂、履行、驗收、終止過程有條不紊、高效運作。

三、制定規(guī)范程序，提高工作效率

1.立項程序

礦屬各單位如需簽訂合同，均需以書面報告形式說明合同標的的基本情況及數(shù)量、價款等，上報礦分管領導，經礦分管領導和經濟合同領導小組審核研究，決定取舍，如認定項目合理，則由礦分管領導簽字簡要闡明礦合同管理小組的意見進入下一程序。合同標的列入集團公司批準的各項計劃的，以集團公司批準的各項計劃作為立項依據(jù)。

2.調研程序

項目經經濟合同領導小組審批同意后，對于金額較大、產品質量和價格市場情況不明的，經匯報請示礦分管領導同意后，由合同科招集有關部門本著“同等產品比質量、同等質量比價格、同等價格比信譽”的原則，對市場進行廣范調研，確定供應商。

3.審批程序

上述工作完成后，根據(jù)合同的性質和礦領導的要求，填寫《經濟合同審批表》，上報合同主管部門審查，無異議的，上報礦分管領導，明確簽署意見后，再返回合同主管部門，進入會簽程序。

4.會簽程序

合同科接到礦領導簽字同意的《經濟合同簽訂審批表》后，便進入合同管理的中心程序。會簽合同由合同科召集承辦部門、財務科參加，與合同標的有利害關系的部門應合同科的要求也應參加，重大合同還應邀請礦審計部門、監(jiān)察部門或集團公司合同管理部門參加，上述部門密切合作，一致對外，對合同標的的數(shù)量、價款、技術標準、質量要求、付款方式等逐一談判落實，與對方形成初步意見后，填寫《經濟合同簽約單》，向礦領導匯報同意，合同部門蓋章后，合同生效。

5.驗收程序

合同簽定后，由承辦部門和對方根據(jù)合同所訂立的原則，具體協(xié)商履行合同，合同主管部門、財務部門、審計部門、上級主管部門可隨時監(jiān)督檢查、提出問題，承辦部門和對方應負責解釋，并及時解決解釋不了的問題，履行完畢后，由參加訂立合同的部門全面驗收，填寫《驗收單》，及時終止結算合同。

6.終止程序

合同規(guī)定的對方義務全面履行完畢，礦屬有關單位驗收合格后，對方持合同、驗收單等有關資料到合同科辦理終止手續(xù)，填寫經濟合同終止報告單，到財務部門辦理結算手續(xù)，合同終止。

7.歸檔程序

篇(4)

關鍵詞：國有企業(yè)；合同管理；風險防范

引言

合同，是平等的當事人之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。在國有企業(yè)的生產經營管理中，會簽訂各種類型的合同，在合同的簽訂與履行時，都處于利益與風險并存的狀態(tài)。合同履行的過程貫穿企業(yè)經營管理的過程，企業(yè)為實現(xiàn)合同利益，就必須對合同進行全方位的管控，防范法律風險。

一、國有企業(yè)合同管理的主要內容

(一)合同管理制度的建立。合同管理必須建立職責明確、程序規(guī)范的規(guī)章制度。重點是明確各部門的權利和責任，建立合同風險防控機制，做到全流程管控。(二)人員培訓。合同管理人員業(yè)務能力的高低，影響著合同管理的水平。國有企業(yè)必須加強對合同人員法律知識的培訓，嚴把合同審查關。(三)合同相對方及合同文本的審核。首先審查合同相對方的相關資質，必要時可對其進行法律盡職調查；其次要對合同價款及構成、質量和技術要求、履行期限、支付方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款進行明確規(guī)定，避免合同漏洞。(四)合同履行管理。合同結算是合同履行的主要環(huán)節(jié)和重要內容，相關業(yè)務部門應認真落實履行合同條款，審核發(fā)票及相關驗收資料，做好合同的閉環(huán)管理。

二、國有企業(yè)合同管理的主要風險

對于國有企業(yè)來說，本身就有強有力的法律團隊為其服務，合同文本、談判選商及簽約方面都有一套嚴格的管控流程，制度設計上不會存在重大的缺陷，主要的風險在于合同管理的程序性方面及履行方面，主要表現(xiàn)為：(一)對于合同管理及履行情況監(jiān)控不到位增加法律及合規(guī)風險。國有企業(yè)合同簽約及履行過程中，主要存在部分企業(yè)“應當招投標而未招標”、“選擇不具備相應資質的供應商承擔服務項目”、“合同簽訂未履行審批程序”、“合同內容約定不完善，合同文本選用錯誤，針對不適應條款的修訂無法滿足業(yè)務需要，關鍵性條款有缺失或不明確”、“超出授權范圍簽訂合同”等原則性問題。這些問題的產生，主要是承辦人員和承辦部門合同管理意識不強，隨意簡化流程，履職不到位。比如說承辦部門存在錯誤意識，以為簽約付款就算合同履行完畢，忽略了相關的保質期、保證金及違約條款，未有效行使合同條款的權利，給企業(yè)帶來不必要的損失。(二)合同人員的配置和業(yè)務素質缺陷，導致了合同管理水平的停滯不前。國有企業(yè)合同管理大部分問題是因為“人”的原因而發(fā)生的，再完善的制度規(guī)定與程序設計，缺乏業(yè)務人員的落實執(zhí)行，仍然無法解決問題。部分企業(yè)對合同管理的重要性認識不夠，在人員配備和部門間溝通協(xié)調等方面支持不夠，合同管理人員及承辦人員變動頻繁、流動性較大，缺乏有效的培訓學習時間，導致其業(yè)務素質不高，不具備相應的法律知識及合規(guī)意識，無法對合同涉及的各項問題作出正確判斷和有效管理。同時，合同管理人員與其他部門的管理銜接不到位，缺乏有效溝通，造成“1+12”的結果。

三、國有企業(yè)合同管理風險防范措施

(一)確保合同主體適格。在合同選商過程中，合同承辦部門應組織對擬簽訂合同的相對人進行調查，調查內容包括：1.審查被調查對象的身份證件、法人登記證書、資質證明、授權委托書、權利證書等證明原件，以及授權人的行為是否在其被授權范圍內，在充分收集相關證據(jù)的基礎上綜合評價主體資格是否適格。2.對注冊資本金明顯小于合同交易金額的合同相對人，通過在合同條款中細化按工程進度付款、先貨后款等條件，防范其履約風險。同時，在合同履行過程中持續(xù)關注其資信變化，并對變化的影響進行評估。對可能造成較大風險的事項，應及時向合同管理部門咨詢處理方案。(二)落實合同交底責任，準確把握合同履行責權劃分。重大合同履行前，合同承辦部門應當編制合同實施的詳細工作計劃，可以以《合同履行管理責任分解表》的形式向實施項目的各層次管理者和參與人做合同交底，把合同履行責任具體落實到各責任人和合同實施的各個具體環(huán)節(jié)。在合同實施過程中，要加強與合同當事人及項目內外部相關參與方的溝通，進行經常的檢查、監(jiān)督和解釋工作，必要時召開協(xié)調會議，及時處理合同履行存在的各種問題。(三)加強合同履行異常管理。1.合同履行過程中出現(xiàn)合同內容約定不明或雙方理解有分歧時，合同承辦部門應當負責組織招投標部門、合同管理部門和造價部門及相關專業(yè)部門共同商討并出具意見，按權限報審批后與合同相對人達成一致意見，并以書面形式雙方簽字確認。2.合同履行中出現(xiàn)需要變更、解除、終止、轉讓等異常情況時，合同承辦部門須將異常情況、原因分析、初步判斷及擬處理意見等形成申請報告，經合同審批后予以處理，并簽訂書面協(xié)議。3.因合同相對人原因引發(fā)合同履行異常的，合同承辦部門應及時向合同相對人催告。4.合同相對人履行有瑕疵但我方可以先予接收或部分接收的，合同承辦部門應做出書面說明，詳細記載不符合合同約定的內容，并由雙方簽字確認。(四)防范與控制合同違約。1.合同相對人履行義務與合同約定不符時，合同承辦部門應當及時留取相關證據(jù)(照片或有關記錄)，以書面形式明確其違約事實及責任、要求合同相對人改正，并按合同約定追究合同相對人違約責任。2.由于我方原因致使合同不能按約定履行時，合同承辦部門應及時將不能履行情況向相關專業(yè)部門進行確認并報告合同管理部門。合同管理部門根據(jù)實際情況提出法律意見，經批準后由合同承辦部門執(zhí)行[3]。

四、結語

合同管理是企業(yè)經營管理中的重要工作，它直接關系到企業(yè)發(fā)展的前途。企業(yè)要樹立正確的風險防范意識，建立完善的合同管理體系，企業(yè)的各部門要明確職責，齊心協(xié)力，做好合同管理的把關工作，提高合同履約效率和質量，切實保證企業(yè)的合法權益。

參考文獻：

[1]劉劍.國有企業(yè)合同管理中的法律風險及其防范[J].經濟管理:文摘版,2016(9):358.

[2]黃志勇,鐘南恩.國有企業(yè)合同管理中的法律風險及其防范[J].企業(yè)家天地下半月刊:理論版,2009(7):223-225.

篇(5)

(一)合同管理內控意識薄弱。

對合同管理內部控制的重視度不夠，許多單位領導根本沒有意識到合同管理工作的重要性，管理理念陳舊、落后，重視程度低。認為合同管理可有可無，法律意識不強，只有在合同糾紛發(fā)生時，才會意識到采用法律手段來保護自身的合法權益。

(二)機構設置不合理。

側重強調上下級之間的關系，卻忽視了合同管理權力的相互制衡。合同管理的歸口部門尚未建立，單位合同管理的整體情況難以全面掌握；事業(yè)單位內部的多個部門都擁有自已的合同專用章；監(jiān)管部門對合同管理的監(jiān)控存在局限性，不夠全面，更多是在事后監(jiān)管。

(三)合同管理人才缺乏。

特定的專業(yè)合同管理人員不足，現(xiàn)有的合同管理人員在知識的專業(yè)性、全面性方面還有待提高，制約著合同管理水平的完善與提高。

(四)合同流程管理缺乏有效控制，合同管理內部控制制度有待進一步完善：

1.合同管理沒有一套完善、系統(tǒng)的制度，因此在實踐中無章可循。合同管理流程的混亂，使得流程管理的銜接能力就相對較弱。具體表現(xiàn)為：合同簽訂前市調工作不到位、合同簽訂時合同審查不盡職、合同履行時監(jiān)督落實流于形式。

2.合同管理未建立基礎臺賬，沒有扎實的第一手材料。基礎工作尚未規(guī)范化，因此對分散在不同的部門和環(huán)節(jié)中的各種原始合同信息資料，難以及時匯總并集中加以分析。合同及有關資料的記錄、運轉、存管不善及丟失，可能增加合同糾紛的風險程度。

(五)合同管理的監(jiān)督機制尚缺、作用有限。

許多事業(yè)單位內部監(jiān)督部門一直缺位，有的單位雖然設立了監(jiān)督部門，但是監(jiān)督人員之前并沒有接受過系統(tǒng)的專業(yè)培訓，合同專業(yè)知識缺乏，合同管理內部監(jiān)督的作用沒有真正發(fā)揮，達不到監(jiān)控制度有效執(zhí)行的目的。

二、事業(yè)單位在合同管理各環(huán)節(jié)存在的主要風險

事業(yè)單位合同風險是指在合同制訂、執(zhí)行、結算及變更過程中因不當行為使合同當事人的權益受到損害，合同的風險復雜多樣，總的來看，事業(yè)單位的合同風險存在于合同的立項、起草、設立、執(zhí)行、變更及合同保管等各個環(huán)節(jié)。

(一)合同立項環(huán)節(jié)。

未對合同市調作可行性評估，未嚴格審核合同對象的資質、資格，合同當事人不具有相當?shù)哪芰唾Y歷，有可能增加合同無效的風險。

(二)合同協(xié)商環(huán)節(jié)。

合同制訂的范圍和條件未明確，違規(guī)簽訂資金借貸合同、投資及抵押擔保合同，對本應簽訂合同的經濟往來活動未訂立合同；忽視合同重要條款及關鍵細節(jié)，對合同中的主要、關鍵問題做出不恰當?shù)耐俗專恍孤杜c合同談判內容有關的單位機密，可能導致事業(yè)單位經濟權益受損的風險。

(三)合同審批環(huán)節(jié)。

未組織熟悉法律和財務專業(yè)知識的人員參與專業(yè)技術性強或法律關系復雜的經濟事項的談判等相關工作，對合同條款、格式審查不嚴密，對可能引起重大誤解的條款內容存在不合理、不完整、不明確的表述，單位面臨訴訟或經濟權益受損的風險增加。

(四)合同簽署環(huán)節(jié)。

未明確簽署權限和授權審批權限，空白授權書管理不當，超越授權期限或有關事項簽訂合同，可能發(fā)生超越權限對外訂立合同的風險。合同專用章保管不善，合同加蓋了專用章而沒有經過審批程序，可能導致產生合同糾紛的風險。

(五)合同履行環(huán)節(jié)。

為規(guī)避國家有關規(guī)定，將需要更高級別領導審批的重大合同或需要招投標管理的重要合同拆分成若干不重要的合同及標的小的合同，導致產生經濟往來業(yè)務違規(guī)的風險：合同中約定的義務雙方沒有恰當?shù)芈男校话l(fā)生合同糾紛時處理不當損害單位權益；對合同對象的違約行為未及時發(fā)現(xiàn)并采取恰當?shù)难a救措施；對方違約時未及時追究其違約責任等。未及時補充合同條款中未明確約定的事項，使合同生效后面臨合同無法正常履行的風險。

(六)合同變更、終止環(huán)節(jié)。

應當變更內容及條款而未按規(guī)定的程序辦理合同的變更、解除等，對達不到條件的擅自變更、終止，由此產生的合同糾紛倘若處理不及時，就有可能導致單位經濟利益蒙受損失、單位的信譽和形象受到損害。

三、進一步完善事業(yè)單位合同管理內部控制的對策

(一)提高對合同管理內部控制的重視度

1.提高單位領導對合同管理內部控制的重視度，加強相關管理人員的內部控制意識，只有提高相關人員的整體素質水平，才能確保合同管理的合理性與有效性。

2.加強對相關人員的培訓工作，通過開展形式多樣的培訓，有意識提高法律意識及管理水平，積極落實績效考評制度，激發(fā)合同管理人員的工作積極性，提高事業(yè)單位合同管理的質量，減少合同管理的風險。

(二)依法依規(guī)建立合同管理制度

事業(yè)單位應根據(jù)自身的經營特點，立足于單位發(fā)展實際，制定完善的合同管理內部控制制度，做到有法可依，有章可循。

1.明確合同訂立權限。涉及大額資金的合同，應明確必須由領導班子集體討論通過，由單位負責人簽署。在制度中明確合同審批、簽署、授權權限。推行合同審批會簽制度，合同在簽署之前，合同承辦部門負責合同會簽過程，合同只有在各會簽部門負責人審核、簽署意見之后，才能對外訂立合同。嚴禁違反規(guī)定訂立合同。2.實行崗位分工制度，保證不相容職務相互分離，明確每一崗位的工作職責，形成良好的制衡機制，以促進單位內部管理的合理有序，避免職能交叉。加強各合同歸口部門、財務部門的溝通與協(xié)調，使

收支管理與合同管理有效結合。

3.明確合同管理歸口部門是單位辦公室，具體負責部門是合同涉及的分級業(yè)務歸口部門。合同專用章由單位辦公室管理，只有在單位主要負責人同意后才能使用。

4.加強對合同履行的監(jiān)控，建立合同監(jiān)督履行審查制度，降低合同風險。例如在合同履行過程中出現(xiàn)重大變化，應當及時采取應對措施，及時與訂立方共同協(xié)商解決之道，通過合同的修訂或解除，最大程度地保障單位的利益。財務部門在付款前應當審核合同的履行情況，對未按照合同條款履約的，要中止辦理結算價款和賬務處理。

5.強化合同管理基礎信息工作。對合同流程管理中的信息資料進行詳細、真實的記錄，執(zhí)行臺賬管理制度，建立合同管理基礎臺賬；對合同立項、訂立、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)檔案資料妥善保管并及時歸檔。明確合同訂立應當采用書面形式，真實的合同流轉過程記錄，能為檢查合同管理情況提供依據(jù)。

(三)完善單位合同管理內部控制制度

采用內部審計與外部監(jiān)管相結合的監(jiān)督管理模式，選擇具備專業(yè)知識的審計人員負責合同整個流程的監(jiān)督審計。建立和完善內部審計工作制度，定期對單位合同管理的內部控制情況進行監(jiān)督、評價與指導，提高合同管理內部控制的合理性與可靠性。建立合同履行評價機制，強化合同履行的控制與管理，進行審計監(jiān)督、檢查、評價，按期評估，確保及時發(fā)現(xiàn)問題、及時處理問題。

四、結語

篇(6)

關鍵詞：合同管理；機制；評審；責任

合同管理可以說是企業(yè)管理的生命線，是保障交易安全的基石。國有企業(yè)的在國民經濟中的特殊地位更要求其應具有較為成熟可控的合同管理模式。

一、要建立合同管理運行機制

國有企業(yè)的合同管理應當施行有領導主管，有機構統(tǒng)管，有人員專管，有制度保障的二級合同管理運行機制。1.人員落實首先是領導到位。按照責任明確的原則，應當設立一名分管生產經營的副總經理為合同管理負責人，機關職能部門有專門抓合同管理的人員，下屬分公司、子公司等單位應當成立由經理或主管副經理親自任組長、有關職能部門負責人和合同管理機構負責人參加的合同管理小組形成集體研究、民主決策的工作制度。其次是合同管理機構要配備合格的合同管理員，實行持證上崗要求。2．機構落實按合理分工、相互制約、便于協(xié)調的原則建立具有縱向管理層級關系的合同管理體系。公司作為一級管理機構，除分管生產經營的副總經理作為合同管理負責人外，機關企業(yè)管理部等職能部門組成的合同管理機構，對合同管理工作進行監(jiān)督、檢查、考核、獎懲，以有效地約束公司下屬單位的合同行為，保證合同管理按規(guī)范運行。3.制度落實市場經濟從某種意義上講是法治經濟。在企業(yè)內部搞好制度建設是國有企業(yè)管理的基石。國有企業(yè)應當根據(jù)自身業(yè)務和工作特點制定相應的規(guī)章制度，規(guī)范合同評審、合同責任、合同檢查、合同考核、合同培訓等管理行為和管理程序。合同簽約人是把好合同質量關的關鍵。對合同簽約人應進行有效的控制和約束防止簽約范圍太寬太廣，并便于集中管理，對不具備法人資格的單位、部門對外簽訂合同實行法人授權委托制度。

二、執(zhí)行合同評審制度要嚴格規(guī)范

合同評審，就是每一份合同必須經過由相關部門組成的合同評審機構按一定的程序進行審查、評定后才能正式簽約。我們對合同評審制定了一套比較科學、嚴格、規(guī)范的運作程序。合同管理機構會同相關職能部門對合同的主要內容進行審查。合同評審的工作程序中首先明確的是合同評審的內容包括合同對方的主體資格、履約能力、合同合法性、經濟可行性、條款完整性。其次是明確各職能部門的分工責任如合同管理機構負責審查合同的合法性、完整性、嚴密性財務部門負責審查合同的結算、付款方式、保險條款等工程技術部門負責審查涉及工程、技術方面的條款。重大合同應當成立有技術、經濟、財務和法律人員參加的合同項目組。且合同必須報公司級合同管理部門審查。其程序是合同起草（合同承辦人員）—合法性審查（合同管理機構）—財務審查（財務部門）—技術性審查（專業(yè)技術部門）—把關審查（合同管理部門）。應當將合同對方的資信審查，特別是對初次接觸的單位的資質情況、資金實力、與主要客戶的交往情況、營業(yè)趨勢、資產負債、經營損益、銀行的信用評價、歷史背景、業(yè)務范圍、業(yè)績及未來發(fā)展等等作為合同審查的前置程序。審查業(yè)務人員采取各種措施，將資信審查的結果寫成書面材料交合同小組決策。對其中的具體問題進行宣講和指導安排公司法律人員結合公司發(fā)生的實際案例進行分析。做到有的放矢有目的的進行培訓。國有企業(yè)應當盡量做到每年定期對直接操作合同人員至少培訓一次。合同培訓中應當始終堅持這樣一個原則，注重實效，不搞形式主義。為了達到培訓效果，可以將培訓與任職上崗資格掛鉤對合同管理員實行考核上崗的任職資格制度，不能取得培訓合格證將不能在本崗位繼續(xù)工作。這樣能夠在很大程度上改善合同管理人員法律意識淡薄、業(yè)務能力不能達到合同操作的實際需要、責任心不強等情況。通過培訓各級合同管理人員不但加深了對法律法規(guī)的理解能依法經營而且運用法律武器保護企業(yè)合法權益的意識大大增強。

三、執(zhí)行合同責任制要一絲不茍

制度制定，重在執(zhí)行。國有企業(yè)在合同管理方面應實行嚴格的責任制度。在簽訂或履行合同的過程中由于管理工作失誤、失職、違反合同管理規(guī)定等主觀責任原因，而給公司造成經濟損失或惡劣影響的要視情節(jié)輕重追究其經濟責任和給予適當?shù)慕洕幜P。另外，在合同管理的考評方面公司對所屬單位的合同管理工作應當實行年度檢查考評制度。每年度結束，公司應組織以合同管理部門牽頭，各有關部門參加的檢查小組對所屬各單位的合同管理工作進行年度檢查，檢查以公司合同管理規(guī)章制度和專業(yè)管理要求為依據(jù)，重點是對9項指標進行檢查，包括合同管理“三落實”情況、印章管理、合同文本、合同審查、履約、合同報表、合同檔案管理、年終總結、合同管理員的素質等等。設立相應的排名及獎懲，以調動合同管理人員的積極性。

四、結束語

篇(7)

關鍵詞：內部控制；高校；合同管理

一、引言

隨著財政部《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》的實施，高校內部控制建設得到重視，合同管理是其中一項重要內容。經濟合同內部控制管理體系以防范經濟損失、法律糾紛、名譽受損為目的，根據(jù)合同類型分類確定歸口管理部門和合同執(zhí)行部門；明確簽訂合同的業(yè)務和事項范圍以及合同授權簽署權限；明確合同擬定、審批、執(zhí)行、登記保管等環(huán)節(jié)的程序和要求；定期檢查和評價合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應控制措施，促進合同有效履行；加強合同信息安全保密工作，切實維護學校的合法權益。隨著相關主管部門對教育經費使用的規(guī)范化程度和使用績效的重視，經濟合同管理日趨重要。

二、合同管理內部控制的目標

1.合同內部管理制度體系完整。合同實行歸口管理、分級負責，合同授權審批和簽署權限明確。合同業(yè)務所涉及的崗位設置合理，符合不相容崗位相分離原則，各崗位職責分工明確。合同歸口管理部門、財會部門與職能部門之間有暢通高效的溝通協(xié)作機制。2.合同調查充分。詳細調查合同相對方的主體資格，對其資信、信譽、經營狀況及履約能力有明確的掌握。合同談判準備充分，合同內容與條款按照自愿、公平原則經過充分磋商，雙方權利義務和違約責任明確，確保實現(xiàn)業(yè)務目標，學校權益得到可靠保障。3.合同文本準確表達簽訂雙方的真實意思。合同文本有嚴格的審核程序，法律關系復雜或后果影響大的合同文本適用會審制度。合同審批簽署權限合理，有規(guī)范的授權制度，合同簽署在簽署人的權限范圍內。合同用印程序規(guī)范合理。4.合同履行全程跟蹤監(jiān)督管理，確保得到全面有效履行。合同價款支付嚴格按照合同約定執(zhí)行。合同糾紛在合規(guī)合法的前提下及時得以解決，維護學校利益。合同執(zhí)行過程中，履約條件發(fā)生變化能夠及時根據(jù)需要得以調整。合同補充與變更的授權審批權限明確，報告及時。5.合同簽訂、履行、變更等情況登記完整、準確。合同簽訂、履行、變更等情況登記完整、準確，合同和相關資料被及時統(tǒng)計、分類、歸檔和妥善保管，合同信息安全保密工作到位，合同管理檢查評估機制健全，合同實現(xiàn)全過程封閉管理。

三、合同管理控制風險點

（1）合同內容存在重大疏漏和欺詐，導致合同存在風險隱患。（2）對須報經國家有關主管部門審查或備案的文本合同，未履行相應程序。（3）合同的授權審批權限不明確，出現(xiàn)未經授權或越權審批，可能造成學校經濟損失和法律訴訟的風險。（4）合同文本擬人員和合同審核人員責任劃分不清晰，缺乏有效溝通和協(xié)調，導致合同審核人員發(fā)現(xiàn)的合同不當內容和條款未能被糾正。（5）合同審核審批滯后，可能導致合同存在的問題不能被及時發(fā)現(xiàn)，造成學校經濟損失和法律訴訟的風險。（6）合同的簽署權限不明確，出現(xiàn)未經授權或越權簽署合同，可能造成學校經濟損失和法律訴訟的風險。（7）合同簽訂授權書缺少授權范圍、授權時間、授權人簽字蓋章及被授權人個人信息，可能導致被授權人濫用授權，造成學校經濟損失或引起外部法律糾紛。（8）未按規(guī)定程序加蓋學校合同專用章，或未經授權在合同上加蓋學校各二級單位的公章、合同專用章，可能造成學校經濟損失或引起外部法律糾紛。（9）合同條款中存在未明確約定的事項或約定不當事項，沒有及時補充、變更協(xié)議，導致合同無法正常履行。（10）對合同履行缺乏有效的監(jiān)督，未能及時發(fā)現(xiàn)已經或可能導致單位經濟利益受到損失的情況；或未能采取有效措施彌補損失，致使單位遭受損失；或由于疏于管理，未能及時催收到期的合同款項等。（11）未能詳細登記合同的訂立、履行和變更情況。（12）未對合同履行情況進行有效監(jiān)督并跟蹤記錄，可能導致合同糾紛處理時無依據(jù)可追溯。（13）合同變更未按規(guī)定嚴格審核審批或者審核審批流于形式，可能導致合同無法正常履行，造成學校面臨經濟損失和法律訴訟風險。（14）合同糾紛處理意見未經審核，可能導致糾紛無法處理或處理不當，造成學校在訴訟或仲裁中處于不利地位。（15）合同及相關資料的登記制度不健全，可能導致合同登記混亂，合同序號不順，或未詳細登記合同的訂立、履行和變更情況，影響合同的正常履行和糾紛處理工作。（16）合同及相關資料歸檔不規(guī)范，可能導致合同資料丟失，影響合同的正常履行和糾紛處理的舉證工作。（17）因保管不當導致合同泄密，導致單位或國家利益遭受損失。

四、高校合同管理現(xiàn)狀

高校內部控制體系建設開展時間短，無論是在理論還是在經驗、意識方面都存在欠缺之處。1.在管理機制方面。大部分高校負責合同監(jiān)督管理的歸口管理部門、歸口管理職能不明確，缺少合同履行監(jiān)督機制，未對合同履行過程進行監(jiān)管。學校未建立適用于全校范圍內的合同糾紛處理機制，無法對合同經辦部門的合同糾紛處理提供指導，合同經辦部門遇到合同糾紛自行處理而無需經學校審核，可能因處置不當給學校帶來聲譽、法律、經濟等損失。2.在合同訂立環(huán)節(jié)。同類型經常性業(yè)務沒有制定統(tǒng)一文本的格式合同，不能有效規(guī)避合同文本擬定過程中的風險；對合同當事人資信狀況和履約能力調查不夠充分，容易造成履約困難的風險；在合同簽署環(huán)節(jié)無權越權簽訂合同，可能會造成合同失效、業(yè)務不能正常開展。3.在合同履行環(huán)節(jié)。各業(yè)務部門、職能部門各行其是，合同簽訂、審查、監(jiān)督、法務等工作分散進行，缺少統(tǒng)一管理，松散的管理方式極易導致合同履行方面的風險發(fā)生。比如合同違約條款未能按實際違約情況履行，分步實施的合同未能按既定時間節(jié)點履行到位，收入合同因不涉及預算支出考核而無人追討款項等情況。4.在合同管理內部控制方面。由于對內部控制的理論方法掌握不透徹，認為控制效果與控制流程的環(huán)節(jié)多少成正比，參與流程控制的部門環(huán)節(jié)越多，控制效果就越好。基于這種認識基礎之上的合同管理內部控制，往往導致程序煩瑣、影響工作效率。同時參與控制流程的各部門相互依賴，反而影響內部控制質量。5.專于合同管理的人力資源匱乏。合同管理工作、內部控制流程的實施，都要依靠具有相應專業(yè)能力的人力資源。高校經濟業(yè)務、合同管理的參與者大多為教師兼任，除了部分專業(yè)技術崗位外，都較缺乏會計、審計、基建、法律等方面的專業(yè)知識，即使有足夠數(shù)量的業(yè)務培訓也難以達到較高的專業(yè)水準，往往導致內控管理流于形式，控制質量因為人力資源的匱乏而受到相當制約。6.合同管理內部控制信息化建設滯后。沒有建立完善的內部控制信息化平臺系統(tǒng)，將合同管理的相關業(yè)務流程和關鍵風險點控制嵌入到信息系統(tǒng)加以固化。即使使用了信息化的合同管理系統(tǒng)，也存在信息孤島的現(xiàn)象，單一地進行合同業(yè)務管理，沒有做到與其他信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，因此無法有效解決業(yè)務管理與內部控制兩張皮現(xiàn)象。7.缺少對合同執(zhí)行過程的跟蹤管理。合同管理具有持續(xù)性、動態(tài)性的特征，尤其對履約階段多、時間跨度大的合同。目前的合同管理內部控制，對合同磋商、簽訂及保管等方面關注較多，對履約過程關注不多，履約過程中主要依靠項目實施部門自我監(jiān)督，既是裁判員又是運動員，控制薄弱。

五、加強高校合同管理的對策與建議

（1）強化制度建設，明確合同歸口管理部門，組織對合同業(yè)務的統(tǒng)一管理，使得松散的合同管理工作形成有機的整體；由其負責擬定合同管理相關制度并監(jiān)督參與合同管理的各業(yè)務單位、職能部門嚴格執(zhí)行以確保合同管理水平；建立合同歸口管理部門主持、相關職能部門參與的合同履行過程監(jiān)督機制，對合同履行情況跟蹤管理；對于學校日常發(fā)生的經濟業(yè)務，牽頭相關業(yè)務部門制定學校統(tǒng)一條款、經過相關職能部門尤其是法務部門審定的格式合同，規(guī)范合同簽訂。（2）加強對內部控制理論的學習理解，全面把握合同管理過程中的關鍵風險點，區(qū)分不相容崗位，在此基礎上合理設計合同管理內部控制流程，既要避免煩瑣的程序影響工作效率，也要確保流程的控制效果達到要求。同時，只有對內部控制理論理解透徹，才能實現(xiàn)對內控流程有目的、有方向的動態(tài)調整，推動內部控制程序不斷優(yōu)化發(fā)展。（3）重視加強合同管理流程參與部門、人員的內控意識、內控能力培訓。任何系統(tǒng)、流程的運轉都離不開人的因素。人力資源在合同管理流程中既是實施控制管理的主體，又是被控制管理的客體。因此合同管理控制對參與其中的人員提出了更高的要求，不僅要求業(yè)務水平高的復合型人才，更要對內部控制相關理論理解透徹，同時也要具備良好的內部控制職業(yè)道德。（4）通過計算機系統(tǒng)的應用，將合同管理流程加以固化，既涵蓋了合同管理的整個生命周期，極大提高了合同管理業(yè)務的處理速度，也減少了差錯和舞弊的發(fā)生，從而更加規(guī)范、更加高效。同時通過信息化管理系統(tǒng)的運用，使合同業(yè)務相關數(shù)據(jù)規(guī)范管理、互聯(lián)互通，為高校實現(xiàn)標準化、規(guī)范化的數(shù)據(jù)管理提供了良好的平臺支撐。

參考文獻

1.代利剛.高職院校合同管理現(xiàn)狀及對策分析.商業(yè)會計，2019（10）.